我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

楊浩鈺

摘 要：在我國(guó)的人事檔案管理工作中流動(dòng)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，其直接給人力資源的管理工作提供重要支持，并且結(jié)合實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)支持和信息支持，如果這項(xiàng)工作做好就可以給我國(guó)檔案管理工作和人才的流動(dòng)起到很大作用。本文首先探討了當(dāng)前階段我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理工作中存在的問(wèn)題，只有結(jié)合實(shí)際情況總結(jié)了管理對(duì)策，想可以給相關(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員；人事檔案；管理

目前我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革還在不斷深入，相應(yīng)地，人事制度也在不斷改革的過(guò)程當(dāng)中，所以無(wú)論是單位在選擇員工還是個(gè)人在選擇單位的時(shí)候都更加具有了更高了自由性，在這種條件之下，人員的流動(dòng)性已經(jīng)越來(lái)越強(qiáng)，這樣一來(lái)，流動(dòng)人員的檔案管理公祖也就顯得越來(lái)越重要.目前雖然我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理工作已經(jīng)取得了一定成就，在管理體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置層面都比較合理，但是在具體管理工作開(kāi)展的過(guò)程中也仍然存在著一些不足。本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要總結(jié)，之后提出了一些可行的對(duì)策，希望可以給相關(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

一、當(dāng)前階段我國(guó)流動(dòng)人員認(rèn)識(shí)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）是檔案歸檔問(wèn)題

對(duì)于流動(dòng)人員來(lái)說(shuō)，其人事檔案包括的內(nèi)容 非常豐富的，例如個(gè)人履歷、職務(wù)任免情況以及自己的學(xué)歷和職稱等等，但是在實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)，這些材料如果想要完全歸檔，難度是非常大的。首先作為流動(dòng)人員來(lái)講，本身都有較強(qiáng)的流動(dòng)性，并且很多單位并不重視已經(jīng)調(diào)離人員檔案的管理工作，移交往往沒(méi)有順利進(jìn)行，大多都會(huì)將檔案交給個(gè)人讓其自己帶走，這樣就十分容易造成檔案的遺失；其次，很多單位在招攬到工作人員后僅僅重視人才的利用，也不重視人員檔案的管理工作。

（二）規(guī)范性嚴(yán)重不足

檔案這種資源本身有著一定的特殊性，其價(jià)值和作用直接和利用率掛鉤，只有利用率達(dá)到一定水平才能滿足實(shí)際使用需求，這樣看來(lái)，如果想要檔案管理工作真正發(fā)揮出其自身的作用，就應(yīng)該讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，進(jìn)而達(dá)到資源共享的效果。就實(shí)際管理實(shí)踐來(lái)說(shuō)，流動(dòng)人員檔案的來(lái)源是非常多的，甚至可能其本身的職業(yè)也分很多類型，這也就給檔案內(nèi)容帶來(lái)了很大的復(fù)雜性，每一份檔案之間的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)都可能有很大的區(qū)別。同時(shí)由于檔案更新效率受到嚴(yán)重限制，所以應(yīng)該采用規(guī)范化管理的方式難以取得效果，并且更新效率都受到嚴(yán)重影響。

（三）檔案真實(shí)性受到影響

如果一個(gè)單位想要合理使用流動(dòng)人才，就需要重視人事檔案的作用，同時(shí)流動(dòng)人員享受福利待遇也往往是以自身的檔案作為基礎(chǔ)的。但是很多流動(dòng)人員為了自身的利益，偽造檔案的情況非常嚴(yán)重，年齡、學(xué)歷等信息虛假情況非常普遍，這直接影響到檔案的真實(shí)性。

（四）檔案查找工作難度大

人事檔案的利用是以查找作為基礎(chǔ)的，但是就目前的歸檔工作開(kāi)展的方式來(lái)看，及時(shí)查找的難度還較大。這類檔案的數(shù)量非常多，檔案需求也非常大，同時(shí)在管理方案上也存在著很強(qiáng)的落后性。

（四）管理體制健全性不足

現(xiàn)在我國(guó)檔案管理工作體制仍然是缺乏健全性的，這在很大程度上制約了檔案管理工作的水平。首先很多并不具備人事檔案管理職能的單位擅自接收檔案，同時(shí)在基層的服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)于人手的配備上也有很大的不足，素質(zhì)難以達(dá)到工作要求，這也是流動(dòng)人事檔案管理專業(yè)化和規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)的重要原因。

二、加強(qiáng)我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理的對(duì)策

（一）規(guī)范檔案管理收集工作

為了保證流動(dòng)人員人事檔案的完整性，應(yīng)從檔案資料的收集工作入手，建立起完善的管理體系。一方面，建立起流動(dòng)人員人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)檔案形成的特點(diǎn)，綜合采取定向收集、跟蹤收集、定時(shí)收集、補(bǔ)充收集等方法，避免造成檔案資料收集遺漏；另一方面，明確用人單位、流動(dòng)人員在人事檔案材料收集歸檔方面的責(zé)任，并要求檔案在流出或接收時(shí)應(yīng)保證其完整性。

（二）規(guī)范流動(dòng)人員的人事檔案管理

流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中明確規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，這就應(yīng)該加強(qiáng)流動(dòng)人員的人事檔案管理，合理的規(guī)范流動(dòng)人員的人事檔案管理的制度，完善流動(dòng)人員的管理體制。在新的時(shí)期下，流動(dòng)人員的人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《干部檔案管理?xiàng)l例》對(duì)檔案進(jìn)行收集、保管和利用。力求流動(dòng)人員的人事檔案管理能夠規(guī)范、科學(xué)和真實(shí)化。

（三）加強(qiáng)檔案內(nèi)容管理

在流動(dòng)人員初次建檔時(shí)，有關(guān)部門必須認(rèn)真核實(shí)流動(dòng)人員身份證、技能資格證等相關(guān)信息，根據(jù)流動(dòng)人員工作經(jīng)歷的變動(dòng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新，確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性。同時(shí)，為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，還應(yīng)當(dāng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，使檔案內(nèi)容在保留傳統(tǒng)和共性信息的基礎(chǔ)上，能夠突出反映個(gè)人專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力、知識(shí)水平、職業(yè)道德等方面的情況。

（四）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)管理對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理來(lái)說(shuō)具有劃時(shí)代的意義，它徹底的改變了以往的人事檔案管理的方法，使得人事檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn)并且適應(yīng)新時(shí)代的需求。檔案的信息化建設(shè)能夠使得全國(guó)各地的人力資源中心建立一個(gè)通用的且有標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的流動(dòng)人員的人事檔案管理信息庫(kù)，使得流動(dòng)人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)尋找到自己的檔案。針對(duì)人員流動(dòng)頻繁這一現(xiàn)象，將流動(dòng)人員的人事檔案制作成電子檔案，交一份給流動(dòng)人員自己保管，方便流動(dòng)人員在以后的應(yīng)聘中能夠給應(yīng)聘單位一個(gè)參考。同時(shí)，還應(yīng)該保留紙質(zhì)檔案的備份，以防電子檔案遭到破壞后不能使用。

（五）完善檔案管理體制

我國(guó)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格限制不具備管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)擅自接收和管理人事檔案，切實(shí)維護(hù)流動(dòng)人員人事檔案管理秩序。檔案管理機(jī)構(gòu)要著力建設(shè)一支高素質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍，要求檔案管理人員具備良好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)推行持證上崗制度，定期對(duì)檔案管理人員開(kāi)展職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況進(jìn)行總結(jié)我們不難發(fā)現(xiàn)認(rèn)識(shí)檔案管理工作在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中地位是非常重要的，所以我們應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作給予足夠的重視，給其他人力資源的分配工作提供有力支持。雖然當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人員檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成就，但是還仍然存在很多問(wèn)題有待于解決，本文針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要介紹，之后結(jié)合實(shí)際工作的需求提出了一些完善對(duì)策，希望可以給相關(guān)工作的開(kāi)展提供一些參考。

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