數(shù)字信息化背景下做好檔案管理工作的舉措

張艷麗

摘 要：伴隨各種信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的工作理念和管理方式都出現(xiàn)了很大的變化，在當(dāng)前信息技術(shù)的背景下，檔案管理工作應(yīng)結(jié)合技術(shù)應(yīng)用方法合理開(kāi)展檔案的信息搜集和整理工作，并完善電子檔案的建設(shè)體系，健全管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能。相關(guān)的企業(yè)和單位在建設(shè)檔案信息化管理過(guò)程中，應(yīng)該采取有針對(duì)性、有效性和科學(xué)化的舉措，進(jìn)一步提升檔案管理的能力和水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；信息技術(shù)

引言

目前檔案管理中已經(jīng)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，原來(lái)的紙質(zhì)檔案正在轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主體的管理方式，不僅可以節(jié)約資源，而且提高了檔案信息的豐富性和價(jià)值，并充分挖掘檔案信息的實(shí)用性價(jià)值，體現(xiàn)出檔案管理的高水平和高標(biāo)準(zhǔn)。本文主要從幾個(gè)方面來(lái)論述現(xiàn)階段數(shù)字化和信息化影響下，檔案管理工作中的實(shí)施策略和有效舉措，明確當(dāng)前檔案管理中還存在哪些問(wèn)題需要做出改正和優(yōu)化。

一、加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透

在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，數(shù)字信息化檔案管理制度得不到應(yīng)有的重視，在此情況下，檔案管理人員在理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)過(guò)程中缺乏主動(dòng)性與積極性，以至于在實(shí)際工作中無(wú)法有效利用數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理一直是各大企業(yè)和單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，近些年來(lái)愈加受到管理層的高度關(guān)注，這是因?yàn)樾畔r(shí)代的到來(lái)，使人們對(duì)于信息的敏感程度快速提升，誰(shuí)掌握了更為全面和精準(zhǔn)的信息資源，就可以在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展中取得占據(jù)有利的競(jìng)爭(zhēng)地位、獲得更好的業(yè)績(jī)。因此檔案的信息化與數(shù)字化管理制度的建設(shè)已經(jīng)被提上日程，在總體的指導(dǎo)思想下，應(yīng)該提倡信息化以及數(shù)字化的管理理念，將其融入到現(xiàn)階段的檔案管理工作之中，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)原有的管理制度以及工作程序進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，以促成現(xiàn)代化的管理制度和理念盡快發(fā)揮應(yīng)有的作用。要將這種理念滲透并融合日常的檔案管理觀念和工作態(tài)度之中，要求工作人員轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的管理模式，從而提升檔案管理的信息化水平，促進(jìn)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

二、構(gòu)建數(shù)字信息化管理平臺(tái)

為更好地發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優(yōu)勢(shì)，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務(wù)，則需要根據(jù)日常檔案管理工作的內(nèi)容、流程，構(gòu)建與之相適應(yīng)的數(shù)字信息化管理平臺(tái)。該類型平臺(tái)主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據(jù)檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個(gè)環(huán)節(jié)，其中各環(huán)節(jié)緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程，為數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如此一來(lái)，檔案管理工作人員可以在統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)上進(jìn)行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢、借閱等環(huán)節(jié)所需時(shí)間，大大提高了檔案管理效率。

目前，使用較為廣泛的數(shù)字信息化檔案管理平臺(tái)為C/S+B/S平臺(tái)，該平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)日常工作中所涉及的多種文件、信息的統(tǒng)一管理，同時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行有效控制，將可供查閱的文件在一定范圍內(nèi)進(jìn)行共享，并記錄對(duì)應(yīng)文件的閱讀情況。不僅如此，采用C/S+B/S架構(gòu)的數(shù)字信息化檔案管理平臺(tái)，便于技術(shù)人員利用C/S架構(gòu)程序?qū)ν庠O(shè)進(jìn)行控制，例如打印機(jī)、投影儀、傳真機(jī)等，而B(niǎo)/S架構(gòu)程序則便于用戶進(jìn)行檔案的檢索和閱讀。

三、引入數(shù)字檔案技術(shù)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲(chǔ)、檢索三個(gè)內(nèi)容，在數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建過(guò)程中，需要引入以電子檔案庫(kù)和具體化分析管理模式的數(shù)字檔案管理技術(shù)。所謂電子檔案庫(kù)，是指以數(shù)字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據(jù)需要對(duì)電子檔案庫(kù)中的資料進(jìn)行差異化設(shè)置，定期檢查檔案閱讀情況。具體化分析模式的引入，將明顯提高數(shù)字信息化檔案管理工作效率，利用C/S+B/S架構(gòu)程序的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)日常檔案管理工作中的不同問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的分析、處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)開(kāi)展。

隨著“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來(lái)，可以利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的訪問(wèn)情況進(jìn)行研究，分析最受關(guān)注的檔案類型，為檔案管理工作的有效開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支撐。

數(shù)字檔案和電子檔案的引進(jìn)應(yīng)用，其應(yīng)用方式和工作模式與傳統(tǒng)管理工作存在很大的不同，這就要求工作人員在初期接觸到熟練應(yīng)用的過(guò)程中，結(jié)合實(shí)際工作情況改進(jìn)管理機(jī)制和體系，改變不合理的管理方式。另外，數(shù)字檔案的合理應(yīng)用還應(yīng)表現(xiàn)在如何去有效挖掘和使用檔案信息的實(shí)用價(jià)值，通過(guò)數(shù)字檔案的系統(tǒng)平臺(tái)，執(zhí)行查閱和檢索等功能模塊，以寶貴的信息資源為支撐，為下一步的工作決策提供信息支持，并對(duì)工作計(jì)劃的可行性和科學(xué)性進(jìn)行分析和評(píng)估，這樣對(duì)于企業(yè)或者事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，有利于做出符合實(shí)際情況、適合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的規(guī)劃布局，并逐步提升整個(gè)管理體系的建設(shè)和完善。

四、加強(qiáng)檔案管理工作人員自身素質(zhì)建設(shè)

信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，在一定程度上減少了檔案管理工作中人力成本的投入，然而，這并不意味著人的因素可以忽略，檔案管理工作人員的素質(zhì)，將直接影響數(shù)字信息化背景下檔案管理工作的有效性。

作為檔案管理工作的直接參與者，在數(shù)字信息化檔案管理體系構(gòu)建過(guò)程中，加強(qiáng)硬件建設(shè)的同時(shí)，人員自身素質(zhì)方面的軟件建設(shè)也應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾?。首先，在人員配備方面，應(yīng)增加專業(yè)檔案管理人員的崗位比重。其次，在現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，通過(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式，提高其技能水平，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念。最后，建立有效的崗位考核機(jī)制，以此督促檔案管理工作人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

檔案管理工作人員的素質(zhì)建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，隨著數(shù)字信息化檔案管理體系的不斷調(diào)整，檔案管理工作人員素質(zhì)建設(shè)在內(nèi)容、方式上也將進(jìn)行一定程度的調(diào)整。

五、總結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字信息化檔案管理體系的構(gòu)建創(chuàng)造了條件，隨著用戶需求的不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端不斷顯現(xiàn)。在此情況下，通過(guò)數(shù)字信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理理念的滲透，有效發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在檔案收集、整理、共享等方面的優(yōu)勢(shì)。

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