淺析信息化時期優(yōu)化檔案收集工作

張兵

摘 要：隨著社會的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，信息技術(shù)已經(jīng)融入到我們各行各業(yè)的日常工作中。信息化技術(shù)給我們的工作提供了更多的思路，并且隨著信息交流的頻繁，很多領(lǐng)域都處于不斷變化之中，在進(jìn)行檔案管理的時候，應(yīng)該充分利用信息技術(shù)發(fā)展的成果，對于檔案收集工作也是如此。隨著人們對檔案工作的重視，檔案收集工作也已經(jīng)得到了人們的關(guān)注，所以在進(jìn)行檔案收集管理工作中融入信息化技術(shù)，可以讓檔案工作進(jìn)行得更加完善。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案收集；優(yōu)化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，尤其對于檔案工作來說更是如此。早期人們僅僅把檔案管理作為一種檢索工作，利用人工的形式來管理檔案。但當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展十分迅速，應(yīng)用范圍推廣之快前所未見，所以各國已經(jīng)開始對檔案工作中運用信息技術(shù)進(jìn)行了鉆研。本文針對檔案收集工作如何活用信息化技術(shù)進(jìn)行了探討，希望可以讓檔案收集工作更加完善。

一、當(dāng)前檔案收集工作中的意義和問題

（一）檔案收集工作的意義

對于整個檔案工作來說，檔案收集工作是特別重要的，對于檔案管理來說，檔案工作是其前置環(huán)節(jié)，是檔案管理工作能夠順利進(jìn)行的保證，如果檔案收集工作沒有做好，就會極大程度上影響到后續(xù)的檔案管理工作。當(dāng)前我國檔案的主要形式為紙質(zhì)檔案，這種檔案一方面收集起來比較困難，另一方面也會隨著時間的增加而讓檔案的數(shù)量越來越大，對于相關(guān)工作來說，工作量越來越大，工作起來就越來越困難。

（二）檔案收集工作的難點

如果部門之間無法進(jìn)行信息溝通，非常不利于信息的傳播，可能會形成信息孤島，這種情況下對檔案信息管理的影響非常大，一旦形成了信息孤島，檔案的收集和更新都會出現(xiàn)問題，如果得到的信息落后，也就會失去的檔案管理的意義，前來查詢和獲取信息的人得到的是落后的信息，就會讓人們失去檔案管理工作的信心。

另外當(dāng)前檔案收集的技術(shù)和手段方面仍然比較落后，并且在觀念上人們還不夠重視對于信息收集手段的探索，給檔案的收集工作帶倆了很大的困難。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展十分迅速，如果運用信息技術(shù)來獲取信息，并且進(jìn)行收集，其效率和便捷程度是舊有的方式無法相比的。當(dāng)前檔案收集工作存在的問題是沒有形成一個完整的體系，并且也不存在一個相應(yīng)的規(guī)范來對整個工作流程加以限定，所以長此以往，信息收集工作就會陷入癱瘓。對于信息收集工作來說，有先進(jìn)的技術(shù)手段、有專門的軟件是非常重要的，但是當(dāng)前也并沒有一個專門用于信息收集的軟件的出現(xiàn)。這些因素都給檔案收集因素帶來了一定程度的制約，總體上來說，就是檔案收集工作的信息化程度不夠，所以這是當(dāng)前檔案收集和檔案管理工作面臨的主要問題。

二、檔案收集工作信息化改革的必要性

對檔案收集工作進(jìn)行信息化手段改革其最重要的作用就是可以給工作效率帶來很大的提高，我們也可以開發(fā)和利用相應(yīng)的軟件來分類處理檔案，把收集而來的檔案經(jīng)過系統(tǒng)地處理和融合，形成一個可以利用的資料。當(dāng)前處理和使用檔案的主要方式是信息化、數(shù)字化的檔案，經(jīng)過這種形式收集而來的檔案信息也是數(shù)字化的信息，我們需要對檔案信息進(jìn)行處理才能進(jìn)行使用。如果收集來的檔案信息無法達(dá)到使用要求，就要利用相關(guān)的檢索工具來搜索信息才能得到完整的資料，這就是信息時代的檔案收集工作的流程了，這種工作方式極大提高了工作效率，但是檔案信息是數(shù)字化的，檔案也通過電子形式來進(jìn)行檔案的存儲，這樣一來，檔案的收集工作也要應(yīng)用相應(yīng)的信息化手段來進(jìn)行，進(jìn)而才能在歸檔中對信息進(jìn)行分類處理，然后通過把檔案工作和信息技術(shù)互相融合，進(jìn)而開展后續(xù)的檔案管理工作，否則就會出現(xiàn)一系列的問題，導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種各樣的差錯。

三、信息化環(huán)境下檔案收集工作面臨的問題及思考

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點。信息化檔案具有存儲、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等優(yōu)點，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及的。但是由于檔案本身的特性，它也不可避免地存在一些缺陷和不足。

（一）檔案的安全性問題

檔案離開了計算機(jī)及相應(yīng)的軟件，就無法生成、傳遞、識別?，F(xiàn)代化檔案收集工作依賴于信息化設(shè)備而存在，因此，信息化檔案具有不穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)在信息化文件所依賴的技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，加上信息化檔案的易更改、易復(fù)制等特點，給信息化檔案的收集造成一定影響，因此我們提議在日后工作中采用雙套制。

（二）檔案收集工作中常見的業(yè)務(wù)問題

紙質(zhì)檔案在進(jìn)行收集的過程中，會遇到一系列的業(yè)務(wù)問題。一般來說，在原檔案進(jìn)行數(shù)字化之前要進(jìn)行鑒定工作，以確定檔案收集的范圍、操作順序等等。

四、檔案收集優(yōu)化策略

（一）提高認(rèn)識，明確檔案收集工作的意義

檔案是社會最具保存價值、最原始、最真實的社會生產(chǎn)記錄，同時具備著高超的保存和利用價值。尤其是在近年來，隨著社會生產(chǎn)力的提高及市場競爭的加劇，檔案工作出現(xiàn)了很大程度的進(jìn)步，對檔案信息收集工作的分工更加具體、明確和精細(xì)，這要求相關(guān)工作者努力提高檔案認(rèn)識，在充分了解檔案資源意義的前提下全面做好檔案資源收集，確保檔案信息都存在利用和實用價值。在檔案收集中，檔案人員一方面要做好檔案信息收集的完整性，從而為利用者提供全面、準(zhǔn)確的信息資源；另外做好檔案信息收集工作還能給國家檔案資源積累打下良好的市場基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)管理，落實檔案制度

在當(dāng)今的檔案收集工作中，必須要改變過去檔案工作混亂的情況，且制定出一個科學(xué)、合理的管理制度，從根本上強(qiáng)化管理制度，從而讓檔案收集工作從根本上實現(xiàn)統(tǒng)一。目前，不少單位已經(jīng)制定出了一套規(guī)范、嚴(yán)格的檔案管理制度，并且實施了不少檔案收集有關(guān)的法律、法規(guī)。另外，相關(guān)單位還在此基礎(chǔ)上對相關(guān)法律制度的落實也提出了新要求，要求必須要在制度上實施配套落實規(guī)范，明確各種責(zé)任，依法開展各項檔案工作，做到有法可依、有章可循、有法必依、違法必究的要求，讓檔案工作者自覺遵守相關(guān)行為，從而確保檔案信息收集的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

五、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，檔案工作的重要性也會越來越高，相應(yīng)地，檔案信息收集工作也會發(fā)揮越來越大的作用，如果這個環(huán)節(jié)沒有進(jìn)行好，就會給檔案管理工作帶來很大的麻煩。所以我們對于檔案收集工作的進(jìn)行方式也要趨時更新，檔案工作不應(yīng)該只在管理環(huán)節(jié)進(jìn)行改變，我們也要重視檔案收集工作方法的改變，這樣才能讓整個檔案工作更為全面地發(fā)展。

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