基于信息化形勢下農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的幾點分析

徐誠時

摘 要：隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化得到了廣泛的普及。作為主要的農(nóng)業(yè)工作，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作是否順利完成不僅關系到我國農(nóng)業(yè)的進步，也關系著科研工作的發(fā)展。因此，本文基于信息化形勢下，對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要意義進行闡述，并探索加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作效率的一些途徑，以供相關人士參考。

關鍵詞：信息化；農(nóng)科科研檔案；途徑

引言：隨著我國農(nóng)業(yè)的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案的重要性日益凸顯。它不僅記載著農(nóng)業(yè)科研院所過去的歷史，也真實記錄著當下各項工作的開展情況，涉及到影像、音像等各種內(nèi)容。因此，加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理十分重要。在科技飛速發(fā)展的今天，我們可以積極利用相關信息技術來輔助管理工作的實施。

一、信息化形勢下加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理的必要性

在信息化這個大背景下，需要我們強化對農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化管理，這主要指的是將農(nóng)業(yè)科研檔案資料轉(zhuǎn)化成信息化的資料，并對檔案資料的存儲方法進行更新，主要是由紙質(zhì)存儲方式向電子的存儲方式演進，最后通過計算機對農(nóng)業(yè)科研檔案進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)操作過程的簡便、快捷、準確。

因此，對農(nóng)業(yè)科研檔案采取信息化管理十分必要[1]。第一，信息化管理可以提高工作人員的工作效率，與以往的紙質(zhì)資料相比，計算機中的資料可以實現(xiàn)交流共享，還可以被重復利用，這不僅減少了工作人員需要不斷記錄資料的精神壓力，還可以防止相關重要資料的丟失何和遺漏，保證了農(nóng)業(yè)檔案資料的準確性與安全性。第二，農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化管理可以促進檔案日常的查詢與借閱活動合理有序的進行，由于計算機在檔案管理工作中的應用，檔案管理人員整理處置檔案的活動變得規(guī)范化與系統(tǒng)化，當科研人員在工作過程中需要對相關農(nóng)業(yè)科研檔案進行參考和研究時，可以憑借自身的權利利用電腦自主的對檔案開始查找與閱讀，這樣，就免去了以往在借閱過程要與檔案管理人員溝通說明的流程，增強了便利性，從而促使我國科研工作順利的開展。另外，在查詢檔案的方式上，檔案信息化管理模式概改變以往的精確查詢的繁瑣程序，取而代之的是模糊查找方式，促使工作人員的工作效率大大提高。

二、信息化形勢下加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的途徑

（一）完善信息化管理體系

要想使農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化管理工作順利開展，必須加強相關部門的規(guī)章制度的建設，只有積極明確相關管理規(guī)定，農(nóng)業(yè)科研工作才能更快更好地開展。因此，農(nóng)業(yè)科研機構與檔案管理機構除了要認真貫徹落實政府制定的相關法律，如《中華人民共和國檔案法》等，還要結合科研院所以及檔案管理部門的實際情況，建立更加貼近工作實際的、符合自身發(fā)展需要的相關規(guī)章制度，例如制定電子檔案管理制度等，從而促進檔案信息化管理工作的順利實施，實現(xiàn)信息化管理體系的不斷完善[2]。另外，應促進企業(yè)工作人員積極遵守相關的檔案管理規(guī)章制度，保證工作人員在農(nóng)業(yè)科研檔案的制作、整理、保存等各個過程中不斷貫徹落實相關規(guī)定，積極履行自身的工作職責，這不僅有助于從業(yè)人員自身能力的提升，還有助于糾正從業(yè)人員在日常工作過程中的錯誤行為，從而提高部門的工作效率，促進信息化檔案管理技術順利應用于農(nóng)業(yè)檔案管理當中。

（二）打造健全的數(shù)據(jù)庫

當下，隨著科學技術的不斷發(fā)展，每一種信息與數(shù)據(jù)都要求有健全的數(shù)據(jù)庫。要想使數(shù)據(jù)庫發(fā)揮自身作用，就要不斷建立健全數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。因此，在進行科研活動的過程中，參與部門與工作人員應該積極打造完善的信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對于每一份檔案的制作與生成，檔案部門的工作人員都應該建立一個與這個檔案相呼應的數(shù)據(jù)庫，同時，還要對每一份檔案的內(nèi)容、形成日期以及后續(xù)對檔案的存儲與保護工作等進行嚴謹?shù)臍w納與分析，并為每一份農(nóng)業(yè)檔案信息按照計算機生成的順序制作相應的序列號，以方便檔案工作人員或者農(nóng)業(yè)科研人員日后的查詢與整理，從而減少人們的工作量與工作的繁瑣程度。一個數(shù)據(jù)庫構建完成之后，最主要的就是要做好保存工作，在信息化不斷發(fā)展的大背景下，檔案管理人員就要將以往的紙質(zhì)版檔案進行轉(zhuǎn)化，利用信息化技術等科學技術將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案，并完成日常工作中的記錄，從而縮減檔案保存流程，減少檔案在傳遞、生成與保存過程中出現(xiàn)的人為錯誤。

（三）構建完善的資源交流平臺

只有實現(xiàn)材料信息之間的相互共享，農(nóng)業(yè)科研檔案的信息化管理工作才更具優(yōu)越性，為了促進農(nóng)業(yè)信息資源的共享，相關科研機構就要努力打造一個農(nóng)業(yè)信息資源共享平臺，從而促進各部門之間相互交流合作，實現(xiàn)信息的相互流動，達到合理配置資源，促進各個機構共同發(fā)展的目的。因此，科研機構應該加大對農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理工作的投入力度，增大資金支持，建立健全相關工作設備，例如打印機、計算機、掃描機、傳真機等，為檔案管理工作的順利開展提供便利。其次，要建立健全資源共享平臺，主要有數(shù)字化平臺與關機保存平臺兩類。關機保存平臺主要指的是在農(nóng)業(yè)檔案信息化管理工作過程中，農(nóng)業(yè)檔案不會被惡意的復制或是刪除，從而確保農(nóng)業(yè)科研檔案信息的完整性與準確性。除此之外，檔案管理人員要不斷增強自身的科研能力與與時俱進的能力，積極運用現(xiàn)代信息技術促使農(nóng)業(yè)科研檔案信息向社會傳播與開放，例如可以通過電腦播放、語音宣傳等形式，讓農(nóng)業(yè)信息突破封閉的格局，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)的資源的相互共享與運用，從而促進農(nóng)業(yè)科研院所研究出更多有利于農(nóng)業(yè)發(fā)展的科研成果。

（四）加強數(shù)字化管理在檔案管理中的應用

隨著信息化的不斷普及與應用，數(shù)字化技術在農(nóng)業(yè)檔案信息的管理工作中具有重要影響。數(shù)字化技術的應用不僅可以使農(nóng)業(yè)檔案管理工作流程更加方便與快捷，還對農(nóng)業(yè)檔案信息的安全性與完整性起到一定的保障作用，防止為不法分子提供犯罪的契機。因此，在對電子版檔案的管理方面，科研人員一般采取電子版檔案為主，紙質(zhì)版檔案為輔的管理措施。在對紙質(zhì)版檔案的管理方面，工作人員首先對各個檔案信息進行分類整理，之后運用數(shù)據(jù)化科技對這些檔案進行掃描，掃描順序一般是從最重要的檔案信息開始，將掃描得出的圖像存儲到具有安全保障的硬盤內(nèi)，最后利用計算機技術，將這些檔案信息的數(shù)字圖像制作成微縮產(chǎn)品，從而使這些檔案資料得到安全且長期性的存儲。與此同時，檔案管理人員在對檔案信息進行整理的同時，在檔案形成、傳遞、存儲等各個環(huán)節(jié)對紙質(zhì)版和電子版的檔案進行雙重備份，從而避免信息在整理過程中丟失或是遺漏。在加強數(shù)字化管理在檔案管理工作中的應用時，必須要做到雙重備份、雙重保險。

結語：總而言之，在信息化不斷發(fā)展的大背景下，農(nóng)業(yè)科研檔案實施信息化管理越來越重要，為了促進信息化管理技術更好更快的應用到檔案信息管理工作過程中，必須要完善相關管理規(guī)定，打造一個安全可靠的資源共享平臺，并積極構建完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，只有這樣，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作才能更快更好地實施，我國農(nóng)業(yè)才能不斷的向前發(fā)展。

參考文獻：

[1]余宗樺.基于信息化形勢對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的幾點思考[J].信息化建設，2015（11）：245.

[2]張英妹.省級農(nóng)業(yè)科研檔案收集中存在的問題及措施[J].現(xiàn)代農(nóng)村科技，2015，24（13）：30一31