淺議醫(yī)院行政檔案管理

夏澤良

摘 要：分析醫(yī)院行政檔案管理在醫(yī)院管理中的作用，探討行政檔案管理中存在的管理組織不健全、管理標準不統(tǒng)一、管理人員素質(zhì)不高、檔案利用不足等問題，提出加強檔案管理組織建設(shè)、加強檔案管理制度建設(shè)與宣傳、加強檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)、深化檔案利用和加強信息化建設(shè)等對策，為醫(yī)院行政檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院行政檔案； 困難； 對策

醫(yī)院行政檔案是指醫(yī)院在實踐中形成，記錄醫(yī)院日常工作的紙質(zhì)文書、電子文檔、視頻、照片等資料，包含醫(yī)院黨群、行政、醫(yī)療、科教、設(shè)備、基建、人事和財務(wù)等內(nèi)容。醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院工作的重要載體和客觀體現(xiàn)，對醫(yī)院建設(shè)發(fā)展有著重要的意義。

一、醫(yī)院行政檔案的作用

1.歷史記憶作用

醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院工作的客觀載體，忠實記錄醫(yī)院發(fā)生的日常工作和重大事件。通過查閱行政檔案，可以有效回顧醫(yī)院歷史發(fā)展軌跡，了解醫(yī)院重大歷史事件和突出工作人員，掌握醫(yī)院人事、基建營房、水電等行政后勤建設(shè)的各項基本數(shù)據(jù)，是醫(yī)院歷史沿革的一手素材，是開展工作的直接依據(jù)，具有不可替代的歷史記憶作用。

2.文化建設(shè)作用

醫(yī)院行政檔案客觀記載醫(yī)院發(fā)展歷程、重大事件和先進工作人員等單位和個人奮斗歷史，記錄單位由小到大、艱苦奮斗、不斷發(fā)展的歷程，以及先進模范積極投身醫(yī)院建設(shè)、奉獻力量的先進事跡，具有豐富的可以激勵當(dāng)前醫(yī)院工作人員投身崗位，積極奉獻的榜樣，是醫(yī)院文化建設(shè)素材的重要來源。

3. 參考借鑒作用

醫(yī)院行政檔案記錄醫(yī)院歷史上面對各時期外部機遇與挑戰(zhàn)、內(nèi)部優(yōu)勢與劣勢等情況下醫(yī)院各級的決策和應(yīng)對，既有決策成功取得良好效果的成功案例，也有決策失當(dāng)沒有達到既定目標的經(jīng)驗教訓(xùn)； 例如重大醫(yī)療糾紛的現(xiàn)場處置和事后處理，是醫(yī)院管理智慧的結(jié)晶。細致研究醫(yī)院行政檔案，對醫(yī)院在新形勢下科學(xué)決策有著重要的參考借鑒意義。

二、醫(yī)院行政檔案管理存在的問題

1.管理組織不健全，各自為戰(zhàn)。醫(yī)院行政檔案一般由院辦或檔案室管理，但全院統(tǒng)一的管理組織還沒有建立。在機關(guān)層面，醫(yī)院醫(yī)務(wù)、護理、財務(wù)、后勤等不同部門為了自身工作方便，不同程度存在各自獨立存放資料的現(xiàn)狀，阻礙醫(yī)院檔案資源體系的完整性，為檔案開發(fā)利用帶來諸多不便。

2.管理技術(shù)缺乏，效率較低。醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理人員大部分是由臨床醫(yī)務(wù)人員轉(zhuǎn)崗擔(dān)任或機關(guān)工作人員兼職，缺乏系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練。相對于臨床工作，檔案管理工作不為醫(yī)院直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值和社會價值，處于后臺，往往存在重視不足的情況，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理人員進修深造、學(xué)術(shù)交流的機會較少。醫(yī)院在醫(yī)教研等多方面的實踐活動中會產(chǎn)生黨群、行政、醫(yī)療、科教、設(shè)備、基建、人事和財務(wù)等涉及多方面的關(guān)聯(lián)檔案。這要求文檔管理人員具備跨學(xué)科、多領(lǐng)域的綜合業(yè)務(wù)能力，但目前檔案管理人員能力還比較單一，缺乏處理專業(yè)交叉檔案的能力。

3.檔案利用不足，作用乏力。檔案歸檔后，加工與利用不足，多半在檔案室內(nèi)塵封。這與檔案管理人員的管理理念有關(guān)，部分檔案管理人員認為，收集、保存好檔案就完成了本職工作，其他人員借閱檔案時，按借閱人要求為其提供好檔案文件就行，對檔案內(nèi)容并不關(guān)心。不能給借閱人提供經(jīng)過篩選的、精確的檔案信息，導(dǎo)致檔案管理工作在醫(yī)院的地位弱化。面對上級檢查和醫(yī)院等級評審等重大事件時，往往又需要臨時突擊整理補充甚至編造檔案資料，造成人員精力和物力財力浪費。

三、加強行政檔案管理工作的建議

1.健全檔案管理組織。健全的組織領(lǐng)導(dǎo)是檔案工作順利開展的組織保障。醫(yī)院應(yīng)成立分管副院長負責(zé)、各職能部門和科室領(lǐng)導(dǎo)參加的管理組織，落實第一責(zé)任人，負責(zé)各部門、科室行政檔案管理工作。形成綜合檔案室統(tǒng)管，醫(yī)院 - 科室 - 專人三級負責(zé)的檔案管理體系。借鑒醫(yī)療病案質(zhì)量管理經(jīng)驗，成立由醫(yī)療、行政、黨群等各專業(yè)專家組成的行政檔案質(zhì)量管理專家小組，每月定期對全院行政檔案內(nèi)涵質(zhì)量進行檢查督導(dǎo)，專家組定期召開檔案質(zhì)控討論會，明確下一階段質(zhì)量控制的重點，并對優(yōu)秀檔案和問題檔案予以公示，利用全院大會進行點評。

2.加強人員培訓(xùn)。檔案管理人員素質(zhì)提升是檔案管理工作的關(guān)鍵。對醫(yī)院檔案室現(xiàn)有專職檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)和交流培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等信息化能力，加速紙質(zhì)檔案管理向信息化、智能化檔案管理邁進。加大科室兼職檔案人員培訓(xùn)力度，定期組織檔案質(zhì)量管理專家組成員對檔案管理中存在的常見問題和重點問題進行針對性培訓(xùn)，提高檔案質(zhì)量，促進部門和科室一線工作人員按三級管理體系主動收集、整理、存儲一線實踐中產(chǎn)生的檔案。

3.加強信息化建設(shè)。醫(yī)院加大檔案管理信息化投入。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對于種類多、非標準、價值密度低的大量數(shù)據(jù)進行深度挖掘，實現(xiàn)由檔案目錄、檔案全文的粗粒度信息管理向檔案內(nèi)容信息的細粒度檔案管理延伸，通過數(shù)據(jù)共享、交叉復(fù)用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的深度整合和開發(fā)。運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動互聯(lián)技術(shù)，在檔案服務(wù)網(wǎng)站平臺做好開放與利用的基礎(chǔ)上，開發(fā)醫(yī)院廣大員工密切關(guān)注的職稱晉升、生活待遇、學(xué)科前沿進展等檔案專題數(shù)據(jù)庫，探索利用微博、微信、微電影與信息訂閱、信息推送等新媒體拓展查檔服務(wù)新模式，提高用戶利用檔案的查全率、查準率和方便程度。

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