如何加強(qiáng)勞動(dòng)工資類檔案管理

林素環(huán)

【摘要】檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)。如果僅僅將檔案管理停留在傳統(tǒng)的理念上，不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具進(jìn)行檔案管理，缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，將會(huì)極大制約檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，加強(qiáng)勞動(dòng)工資檔案管理有很大的必要性。

【關(guān)鍵詞】檔案工作 勞動(dòng)工資類檔案管理

一、現(xiàn)階段檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員和員工對(duì)勞動(dòng)工資檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

一方面檔案管理人員沒有廣泛宣傳勞動(dòng)工資檔案的重要性，因此檔案中缺少的材料未能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；其次沒有專職的檔案管理人員，由于是非專業(yè)管理，檔案管理者就不能夠及時(shí)掌握檔案管理工作的新技術(shù)，新知識(shí)；另外員工不能對(duì)自身檔案給與充分的重視，往往忽視檔案的重要性，對(duì)檔案管理和存放的基本知識(shí)不夠了解，因此有的員工未能及時(shí)將檔案歸檔，不僅給檔案管理工作帶來不便，也給自己日后的工作變動(dòng)帶來不必要的麻煩。

2.檔案管理手段落后

現(xiàn)階段各企事業(yè)單位的檔案管理沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件在手段上，查閱勞動(dòng)工資檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，不僅占地面積大，使用空間也木能較理想應(yīng)用。

3.檔案人員交接手續(xù)不嚴(yán)密

勞動(dòng)工資檔案交接工作關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展，因此交接工作的手續(xù)應(yīng)按程序辦理，應(yīng)該及時(shí)檢查，清理，簽字等，如在檔案管理人員的離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，未能按要求嚴(yán)格執(zhí)行交接程序，則必然導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。

4.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視

例如建設(shè)部門的工作重點(diǎn)是如何以較低的成本早日完成預(yù)定的工程，而對(duì)勞動(dòng)工資檔案管理不夠重視，存在勞動(dòng)工資檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。檔案管理人員對(duì)勞動(dòng)工資檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充。

二、提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案科學(xué)化管理

1.提高檔案管理人員的政治素質(zhì)

檔案管理人員必須具備社會(huì)上各類專業(yè)工作人員所應(yīng)共同具備的基本政治素質(zhì)，即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，熱愛黨，熱愛社會(huì)主義，熱愛祖國(guó)和人民，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人利益，有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，因此，檔案管理人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作的服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求檔案專業(yè)工作人員應(yīng)具有良好的為人民服務(wù)的精神。

2.提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該安心本職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國(guó)家各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。

3.提高檔案管理人員的知識(shí)素質(zhì)

檔案工作人員必須具有中等以上文化水平，除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識(shí)，例如，檔案管理人員應(yīng)該掌握一定的歷史知識(shí)、古漢語知識(shí)和與檔案內(nèi)容有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)或與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)；檔案行政管理人員應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí)。只有掌握具備了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能更好地從事檔案工作

4.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在實(shí)際工作中檔案人員的協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理人員要和有關(guān)部門、有關(guān)人員打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過工作達(dá)到各部門檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。因此要提高檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書寫能力和較強(qiáng)的文字系統(tǒng)概括能力。有了一定文字水平，才能勝任檔案工作，才能將各種材料寫得更好，才能更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。因此要提案工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)替代了傳統(tǒng)的手工操作成為檔案管理自動(dòng)化工作非常重要的工具。因此，未來檔案部門提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進(jìn)庫(kù)取卷等繁瑣低效的工作，而是負(fù)責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化，通過專用網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)傳播，使檔案成為重要的信息資源。掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能促進(jìn)檔案人員對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息、及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息、最大限度地運(yùn)用信息，使利用者在短時(shí)間內(nèi)尋找到所需信息。因此必須提高檔案管理人員的信息化管理水平。

5.其它方面

強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化干部檔案管理意識(shí)，提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立勞動(dòng)工資檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。建章立制，有章可循，規(guī)范操作，積極主動(dòng)做好檔案收集工作。制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿、職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入勞動(dòng)工資檔案，把好質(zhì)量關(guān)。提高對(duì)職工檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)宣傳力度，提高職工對(duì)其勞動(dòng)工資檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向職工宣傳有關(guān)勞動(dòng)工資檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，勞動(dòng)工資檔案并不是可有可無的，它對(duì)職工今后重新就業(yè)有著重要的影響。加強(qiáng)對(duì)職工勞動(dòng)工資檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。

三、總結(jié)

檔案工作的性質(zhì)、任務(wù)、目的和內(nèi)容要求檔案管理人員應(yīng)具備較高的綜合素質(zhì)。如果僅僅將檔案管理停留在傳統(tǒng)的理念上，不能運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具進(jìn)行檔案管理，缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，將會(huì)極大制約檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，加強(qiáng)勞動(dòng)工資檔案管理有很大的必要性。