基于Lotus Domino/Notes的辦公自動化設(shè)計及實現(xiàn)

任璐娟

（潞安礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司通信公司， 山西 長治 046204）

引言

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛普及，集團(tuán)信息化程度已經(jīng)成為衡量一個企業(yè)發(fā)展管控的重要指標(biāo)。辦公自動化系統(tǒng)是將計算機信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公方式相結(jié)合的一種新型辦公模式，通過網(wǎng)絡(luò)，身在異地的辦公人員只要有客戶端，無論是PC機，還是手機，都可以同時跨地域、跨時間實現(xiàn)便捷快速的網(wǎng)上協(xié)同辦公，相較于傳統(tǒng)辦公模式，無論在辦公手段還是辦公審批方式都極大地提高了辦公效率。

潞安集團(tuán)總部位于晉東南地區(qū)，其下的子分公司分布于長治、新疆、臨汾、晉中等地，是一家跨地區(qū)、跨行業(yè)的大型省屬煤炭企業(yè)。經(jīng)過多年的信息技術(shù)發(fā)展支撐，目前已形成以兩個RPR萬兆主干環(huán)網(wǎng)和支持并發(fā)數(shù)2 500人的VPN[1]。如何利用集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢資源實現(xiàn)集團(tuán)信息資源打破煙囪式信息孤島，實現(xiàn)全方位信息共享和交流，使日常辦公交流更規(guī)范、更高效、更科學(xué)、更便捷就成為潞安集團(tuán)辦公自動化要實現(xiàn)的首要任務(wù)。

1 Lotus Domino/Notes平臺簡介

Lotus Domino/Notes[2]是一款集開發(fā)、應(yīng)用、管理為一體的具有獨特安全特性的工作平臺，包含有Lotus Domino Designer、Lotus Domino Administrator、Lotus Domino Notes等組件。其中，Administrator是Domino管理客戶端，主要對用戶信息注冊、數(shù)據(jù)庫管理、服務(wù)器性能監(jiān)測、狀態(tài)跟蹤和統(tǒng)計等進(jìn)行管理配置；Designer是Domino進(jìn)行二次開發(fā)的客戶端，能夠?qū)ο到y(tǒng)中所有表單、控件進(jìn)行分層設(shè)計；Notes是個人工作環(huán)境客戶端，能夠集成辦公平臺所有日常工作。其架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 Lotus Domino/Notes系統(tǒng)架構(gòu)圖

該平臺主要具有以下技術(shù)優(yōu)勢。

1）跨平臺性能優(yōu)越，兼容所有的瀏覽器和操作系統(tǒng)。

2）成熟穩(wěn)定性高。現(xiàn)有版本R9不僅包含了穩(wěn)定可靠的基礎(chǔ)系統(tǒng)，而且包括了HTML、XML、Java、JavaScript等主流技術(shù)[3]。

3）Lotus的群集技術(shù)可以實現(xiàn)所有服務(wù)器的負(fù)載均衡。

4）數(shù)據(jù)集成度高。Lotus Domino/Notes完全繼承DB2數(shù)據(jù)庫，同時有專用驅(qū)動訪問oracle、DB2等數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對不同系統(tǒng)的集成。

5）開發(fā)部署成熟度高。Lotus具有完善的基礎(chǔ)服務(wù)和模板，用戶無需通過大量編程即可實現(xiàn)日常辦公所需要的功能。同時利用LotusScript也可快速進(jìn)行二次開發(fā)。

6）安全性高。不僅包括傳統(tǒng)的電子簽名，而且增加了用戶ID驗證、交叉驗證、數(shù)據(jù)庫訪問控制列表、通用隱藏式設(shè)計等技術(shù)，保證所有用戶訪問其權(quán)限內(nèi)所有內(nèi)容不越級。

2 系統(tǒng)設(shè)計及實現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

根據(jù)對神華、中煤、晉煤等多家集團(tuán)型能源企業(yè)的調(diào)研和學(xué)習(xí)，結(jié)合潞安集團(tuán)的實際情況、業(yè)務(wù)特點和公司“星型”分布情況，采用“框架+組件”和B/S架構(gòu)集中部署，統(tǒng)一管理。前端用戶統(tǒng)一使用web瀏覽器登錄，后臺數(shù)據(jù)庫使用domino和Web服務(wù)器編程相結(jié)合方式，用戶無需另外安裝任何業(yè)務(wù)軟件，直接通過瀏覽器即可實現(xiàn)登錄和使用。不僅方便了普通用戶的使用，更大大降低了系統(tǒng)管理員的維護(hù)難度。系統(tǒng)設(shè)計架構(gòu)如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)總體架構(gòu)圖

2.2 系統(tǒng)主要功能模塊

集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)主要包括公文管理系統(tǒng)、個人事務(wù)管理系統(tǒng)、信息發(fā)布管理系統(tǒng)、綜合辦公管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)審批管理系統(tǒng)、即時通訊管理系統(tǒng)、辦公網(wǎng)站管理系統(tǒng)等，具體如圖3所示。

圖3 OA系統(tǒng)功能模塊

1）公文管理系統(tǒng)。主要提供了多層級的發(fā)文、收文、簽報、文檔一體化、公文查詢（模糊/精確）、執(zhí)行跟蹤、公文統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)了“集團(tuán)→←各處（部）中心 /子分公司”，“處（部）中心→←子分公司”的公文交換，并提供所有公文交換的查詢憑證。同時提供部門間收文發(fā)文互轉(zhuǎn)，簽報收文互轉(zhuǎn)，支持文件審批痕跡保留。

2）個人事務(wù)管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)中，為每個不同角色和權(quán)限的用戶提供一個可集中辦理辦公事宜的虛擬工作臺，將當(dāng)前用戶所有的待辦、待閱、在辦、已辦文件、關(guān)注事宜等全部展示在工作臺，便于用戶用戶及時打開并跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)功能模塊中處理各項工作。

3）信息發(fā)布管理系統(tǒng)。主要包括有集團(tuán)要聞、通知公告、集團(tuán)“十三五”規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)請假公示、規(guī)章制度、大事記、下載中心等子模塊，可以對集團(tuán)公司的重大活動、新聞等進(jìn)行及時報道和發(fā)布。模塊管理員可以對各子模塊進(jìn)行統(tǒng)一管理和設(shè)置。

4）綜合辦公管理系統(tǒng)。主要包括用印申請、公務(wù)用車申請、辦公物品管理、會議管理等，根據(jù)日常實際審批流程創(chuàng)建優(yōu)化電子審批工單，同時配合移動辦公平臺，實現(xiàn)了綜合辦公的急速審批，快速反饋，提高了操作效率。

5）業(yè)務(wù)審批管理系統(tǒng)。包括安全生產(chǎn)、隱患曝光臺、生產(chǎn)調(diào)度等模塊，用于管理集團(tuán)安全生產(chǎn)工作，提升企業(yè)安全監(jiān)管力度。

6）即時通訊管理系統(tǒng)。包括有PC端和移動端即時通訊—“潞信”，潞信成為了集團(tuán)辦公“微信”和工作微門戶，與OA系統(tǒng)無縫對接，聚集所有待辦事宜和消息，成為員工隨身消息中心和辦公場所。

7）辦公網(wǎng)站管理系統(tǒng)。主要是對集團(tuán)OA網(wǎng)站進(jìn)行管理，便于系統(tǒng)二次開發(fā)和維護(hù)。

2.3 系統(tǒng)實現(xiàn)

本系統(tǒng)采用Lotus Domino/Notes8.5作為開發(fā)平臺，集中部署在AIX小機中，保證了系統(tǒng)的先進(jìn)性、實用性和安全性，采用純WEB的管理模式，管理員無需安裝復(fù)雜的客戶端就可以實現(xiàn)系統(tǒng)管理，隨時隨地，只要能連接安全網(wǎng)絡(luò)，即可實現(xiàn)對系統(tǒng)的控制管理。系統(tǒng)首頁如圖4所示。

圖4 OA系統(tǒng)首頁

本系統(tǒng)主要具有以下技術(shù)特征：基于B/S架構(gòu)，用戶只需打開瀏覽器即可登錄；采用單點登錄技術(shù)，用戶訪問多個系統(tǒng)一鍵切換；利用Internet技術(shù)，信息可以及時發(fā)布和更新；采用了“數(shù)字簽名+權(quán)限控制”技術(shù)，保障數(shù)據(jù)和文件安全；集成Microsoft word和WPS編輯器，用戶所有文件操作痕跡全部保留；利用表單轉(zhuǎn)換技術(shù)，歸檔后文件審批表單自動生成”主表單.PDF”，便于歸檔后與電子檔案系統(tǒng)的無縫對接。

3 關(guān)鍵技術(shù)

3.1 公文流轉(zhuǎn)過程權(quán)限控制技術(shù)

本系統(tǒng)中所有文檔信息都保存在Domino文檔數(shù)據(jù)庫中，采用加密存儲的方式，每一條文檔庫都對應(yīng)不同的用戶權(quán)限，即使知道流程附件的URL也無法直接通過鏈接訪問和查看，每個數(shù)據(jù)庫都有自己的ACL（存取控制列表）來控制用戶的讀取和編輯權(quán)限，系統(tǒng)按照不同功能模塊的安全控制訪問需要，對數(shù)據(jù)庫主體控制到具體用戶，客體控制到具體信息類別，每個用戶只能訪問等于或低于自身密級的信息，保證了平臺數(shù)據(jù)的安全性。

同一條文檔流經(jīng)人員在查看時，只有當(dāng)前處理用戶可以對文件進(jìn)行編輯，其他環(huán)節(jié)人員只能查看，不能編輯，所有編輯按鈕全部處于鎖定狀態(tài)。

3.2 痕跡保留技術(shù)

本系統(tǒng)通過Notes與office文檔編輯器的文件安全機制無縫結(jié)合，利用TCP/IP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，與Domino服務(wù)器進(jìn)行連接，對數(shù)據(jù)庫中相應(yīng)的HTML審批表單和office附件進(jìn)行暫時分離，同時利用系統(tǒng)Indi.doc控件對文檔內(nèi)容進(jìn)行修改，當(dāng)用戶完成所有編輯操作提交下一環(huán)節(jié)處理時，Notes函件庫會將修改后的文件保存并替換原有文件至服務(wù)器后提交下一環(huán)節(jié)。部分代碼如圖5所示。

上述操作過程中，支持當(dāng)前用戶在需審批的文件上直接進(jìn)行修改和批注，支持office的多人同時修訂功能。批注意見不影響文檔原件，原件及批注意見可以拆分，可按不同審批環(huán)節(jié)、不同處理人員查詢所有批注意見。每個用戶寫入、刪除、修改的內(nèi)容，都可以從顏色和標(biāo)簽兩方面進(jìn)行標(biāo)識，任何人無法偽造、越權(quán)接受或拒絕文檔修訂，從根本上保證了文件的有效性和安全性。

3.3 工作流技術(shù)

工作流（WorkFlow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計算機中以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標(biāo)，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預(yù)定規(guī)則自動傳遞[4]。工作流屬于計算機支持的協(xié)同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。而工作流引擎則是一種可以為工作流提供傳遞路由和運行環(huán)境的軟件功能服務(wù)，主要包括流程設(shè)計管理、流程節(jié)點管理和流程樣例管理。

圖5 痕跡保留

在本系統(tǒng)中，所有的工作流流程都是以系統(tǒng)分配的角色為單元來定義和完成的，例如文書、持章人、審批者等。用戶登錄系統(tǒng)發(fā)出指令后，工作流引擎即開始調(diào)取數(shù)據(jù)庫任務(wù)管理器進(jìn)行待辦事宜辦理；同時相關(guān)應(yīng)用對象被激活并對工作流數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，運行結(jié)束向任務(wù)管理器返回結(jié)果值，任務(wù)管理器接收后將結(jié)果再次返回工作流引擎，工作流引擎在完成控制后將任務(wù)狀態(tài)和辦理環(huán)節(jié)等情況返回用戶，用戶即可在web界面進(jìn)行查看文件辦理狀態(tài)，如下頁圖6所示。部分代碼如下頁圖7所示。

圖6 工作流實現(xiàn)框圖

5 結(jié)語

本系統(tǒng)自2012年正式運行以來，目前已基本實現(xiàn)集團(tuán)全部機關(guān)處（部）中心、分/子公司全覆蓋，配合集團(tuán)移動辦公客戶端，從根本上解決了較遠(yuǎn)單位“一份文件跑一天”的現(xiàn)象，改變了傳統(tǒng)一張紙、一支筆的傳統(tǒng)辦公模式，規(guī)范了電子辦公環(huán)境，靈便地實現(xiàn)了辦公數(shù)據(jù)整合和統(tǒng)計，消除信息孤島，推進(jìn)了無紙化辦公的發(fā)展，提高了集團(tuán)文件審批和辦公效率。同時系統(tǒng)仍需增強OA系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)生產(chǎn)系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)最大程度的企業(yè)信息共享。

圖7 工作流代碼片段