網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案管理工作之策略

翟群

摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給我們的生活帶來了巨大的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)，對這些行業(yè)的工作模式和服務(wù)模式產(chǎn)生了巨大的影響。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)需要受到廣泛關(guān)注。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，社會各界負(fù)責(zé)做好檔案管理工作。因此，當(dāng)務(wù)之急是要滿足公眾的需要，但許多問題仍然需要解決。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下；檔案管理；必要性；實(shí)施措施

1 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的必要性

1.1 檔案管理進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化的時代是檔案事業(yè)和科技發(fā)展的結(jié)合。信息技術(shù)應(yīng)用如此廣泛，隨著檔案的數(shù)量與日俱增，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作也變得更加的重要起來，電子文件的收集、整理和利用已經(jīng)不能夠使用傳統(tǒng)的檔案管理方式來進(jìn)行，檔案管理在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，需要遵循信息服務(wù)本位的思想。

1.2 網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的檔案管理是為了工作效率的提高。各企業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案資料的內(nèi)容、形式和數(shù)量都是幾何數(shù)的增長，因此傳統(tǒng)的檔案收集和整理不能夠帶來多大的效率提升，而網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理則可以改變這一現(xiàn)狀，電子檔案實(shí)現(xiàn)了自動收集和整理工作，而這部分工作占據(jù)了傳統(tǒng)檔案管理的大部分時間，說明網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理能夠極大的提升檔案工作的效率。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理優(yōu)點(diǎn)

2.1 提升了工作效率和改變了工作手段

網(wǎng)絡(luò)檔案的產(chǎn)生、傳輸和整理、利用都是需要和網(wǎng)絡(luò)來作為樞紐，通過網(wǎng)絡(luò)來將個檔案產(chǎn)生單位進(jìn)行聯(lián)接，因此數(shù)字化的檔案管理具有更加高效的特點(diǎn)，可以不被時間和空間的限制所束縛。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化對于傳統(tǒng)檔案管理工作來說具有較大的改善，過去單純的手工勞作效率低下，而使用網(wǎng)絡(luò)檔案管理，工作模式出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，提升了管理效率和管理質(zhì)量，而且，檔案管理人員不需要再進(jìn)行過多的體力勞動，因此可以解放雙手。

2.2 給企業(yè)和單位帶來更多的機(jī)遇

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最大的特點(diǎn)就是快速，這對于檔案信息資源的時效性來說非常的重要，企業(yè)或單位在進(jìn)行市場競爭的時候，往往是因為信息資源的獲取速度不同，而居于不同的競爭地位，說明，信息獲取速度能夠為企業(yè)或單位的創(chuàng)新、發(fā)展、生存帶來較大的影響，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理能夠充分的利用好網(wǎng)絡(luò)的快速這一特點(diǎn)，讓信息的時效性更好，為企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新提供基礎(chǔ)力量。

2.3 為企業(yè)提供了更為先進(jìn)的硬件技術(shù)平臺

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使企業(yè)的競爭方式和手段的轉(zhuǎn)變成為可能。同時，基于網(wǎng)絡(luò)外部性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又使得企業(yè)必然轉(zhuǎn)變競爭方式，以求得在激烈環(huán)境中生存與發(fā)展。企業(yè)順應(yīng)信息的網(wǎng)絡(luò)化已成必然趨勢，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到處可見，知識的流淌與外溢效應(yīng)愈加顯著，關(guān)鍵是如何正確地判斷和應(yīng)用；技術(shù)進(jìn)步日益加速，新技術(shù)產(chǎn)生越來越快，大大增加了企業(yè)間的相互依賴性；技術(shù)更具有的可獲取性，技術(shù)的交流渠道多樣化，只有不斷地創(chuàng)新、合作，才能保持優(yōu)勢；全球經(jīng)濟(jì)一體化，國內(nèi)市場成為全球市場的一部分，中國企業(yè)也可以利用全球市場；受環(huán)境和資源限制，增強(qiáng)資源的有效利用，擴(kuò)大可利用資源的來源，從資源依賴型向知識依賴型轉(zhuǎn)移成為迫在眉睫的問題；日益增加的服務(wù)期望，個性化的產(chǎn)品與個性化的服務(wù)不斷增長的要求，擴(kuò)大了企業(yè)與客戶關(guān)系的內(nèi)涵；計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)具有高度的開放性、可靠性和可縮放性；網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)具有以不同服務(wù)質(zhì)量傳輸不同數(shù)據(jù)類型的集成服務(wù)能力，在其上傳輸?shù)男畔⒑蛿?shù)據(jù)具有良好的操作性和一致性語義。

3 如何進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作開展

3.1重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟(jì)和信息社會的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創(chuàng)新，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息開發(fā)與利用的地位。更多地關(guān)注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發(fā)與利用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益；同時，還要注重宣傳檔案信息，淡檔案信息開發(fā)與利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更好地為檔案信息開發(fā)與利用服務(wù)。

在國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化發(fā)展的宏觀背景下，檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的沖擊，充分認(rèn)識信息化建設(shè)所引發(fā)的理論與方法的突破與變革；積極應(yīng)用實(shí)踐；利用檔案資源共享政策與環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會共享。為此，檔案部門要在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，具體研究我國檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點(diǎn)，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際的服務(wù)模式，促進(jìn)檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)。

3.2強(qiáng)化檔案信息服務(wù)體系的構(gòu)建

首先，攀升檔案信息資源體系。一是建立行業(yè)檔案信息資源體系，集中本行業(yè)檔案資料，對檔案信息進(jìn)行整體開發(fā)、綜合管理，形成檔案信息關(guān)頭產(chǎn)品，為某一行業(yè)服務(wù)。二是建立地區(qū)綜合檔案信息資源體系，以地市級綜合為中心，輻射各縣、市、區(qū)，形成資源共享的格局，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的區(qū)域性，以利用檔案信息的整體開發(fā)，統(tǒng)一運(yùn)用。三是建立國家檔案信息資源體系，形成全國信息開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)，以利于提高檔案信息開發(fā)國際問題的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫，打造信息開發(fā)利用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并開展檔案咨詢服務(wù)。

再次，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息開發(fā)。這是提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發(fā)、科學(xué)管理和有效利用信息資源尤為現(xiàn)實(shí)提供技術(shù)支持。

3.3完善網(wǎng)絡(luò)化信息服務(wù)的環(huán)境建設(shè)

目前，檔案信息的安全問題及檔案信息軟件的兼容性問題日益突出?！稒n案法》規(guī)定：“檔案部門，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護(hù)檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用?！痹诜奖憷煤途S護(hù)檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要。對于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全、檢測、加密技術(shù)、電子身份認(rèn)證、防改寫措施等來保證網(wǎng)絡(luò)安全，但都很難達(dá)到徹底的安全。因此，在檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理中，利用與安全是一對矛盾，但同樣是機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實(shí)踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，才能保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)順利實(shí)施。

3.4暢通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據(jù)，也是做好檔案信息利用與開發(fā)的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息服務(wù)的重要組成部分，也是檔案部門在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下及時了解社會對檔案信息的需求，分析掌握檔案信息利用動態(tài)，不斷改進(jìn)與加強(qiáng)信息服務(wù)工作，提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。改進(jìn)和加強(qiáng)檔案利用效果、信息反饋收集工作，應(yīng)該在建立并不斷完善檔案利用等相關(guān)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，使檔案管理人員和利用者在共同完成檔案利用效果信息收集工作上有章可循，有法可依，達(dá)到用規(guī)章制度規(guī)范檔案信息，利用反饋工作的目的。做好檔案利用效果反饋收集工作的關(guān)鍵在于：一是對檔案工作者加強(qiáng)職業(yè)道德教育、強(qiáng)化責(zé)任意識和服務(wù)意識，增強(qiáng)檔案工作人員的主動性。二是加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，積極配合檔案部門做好這一工作。

4結(jié)束語

新時代下，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為一種必然趨勢，并且已經(jīng)發(fā)展成為檔案信息管理工作的基礎(chǔ)與核心，引進(jìn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為一種必然，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的自動化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化，以此促進(jìn)檔案以及檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁梅.基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案信息管理及應(yīng)用研究[J].南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011（2）.