檔案記憶觀視野下的檔案管理分析

王艷霞

【摘要】檔案記錄是傳承文化傳統(tǒng)的主要渠道，隨著社會的不斷進步與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量日益增加，在充實檔案的同時也對檔案管理提出了更高的要求。對于行政單位機關(guān)來說，檔案管理不僅記錄了行政單位機關(guān)創(chuàng)建信息，發(fā)展信息，還記錄了壯大信息，將檔案與相關(guān)發(fā)展記憶進行聯(lián)系，有利于提升決策有效性，促進行政單位機關(guān)發(fā)展，所以，本文在了解檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上從檔案記憶觀視野對檔案管理展開敘述，以供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案記憶觀 檔案管理

隨著社會的不斷進步，檔案管理在社會信息管理中發(fā)揮著日益顯著的作用，越來越受到行政單位機關(guān)的關(guān)注與重視。行政單位機關(guān)在不斷的發(fā)展過程中，會產(chǎn)生經(jīng)營、管理等多種類型的信息，長期、有效的進行信息管理，是促進行政單位機關(guān)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展的重要保障。但在檔案記憶觀快速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)單一化的檔案管理方式逐漸暴露出一些問題，將檔案記憶觀和行政單位機關(guān)相聯(lián)系，進行管理方式創(chuàng)新，是行政單位機關(guān)發(fā)展的重要趨勢。本文主要針對檔案記憶觀視野下的檔案管理進行分析與探討。

一、檔案記憶觀的相關(guān)概述

一方面就檔案記憶觀概念來說，檔案記憶觀是在檔案界取得快速發(fā)展的檔案管理及記錄的意義認知，任何規(guī)模的行政單位機關(guān)在發(fā)展過程中必然會產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)，而檔案管理是保存這些數(shù)據(jù)，記錄行政單位機關(guān)整個發(fā)展過程的有效方式，具有重要意義。檔案記憶觀強調(diào)檔案記憶與群眾歷史記憶的結(jié)合，對其社會責(zé)任的發(fā)揮具有促進作用，對社會記憶來說，檔案記憶觀占據(jù)著至關(guān)重要的地位。

另一方面就檔案記憶屬性來說，檔案記憶觀主要涉及三種屬性，即數(shù)據(jù)屬性，檔案和記憶基本一致，均可作為數(shù)據(jù)記錄載體；情緒屬性，檔案情緒屬性易受數(shù)據(jù)屬性的影響，但情緒屬性在條件反射氛圍層次不高的狀態(tài)下可以獨立存在；可保存屬性，記憶在信息存儲方面具有較大的優(yōu)勢，故而得名，人腦與具有與人腦功能相似的載體能夠進行記錄并加以保存，在有需要時會再次返現(xiàn)，需要注意的是，各載體無論是保存模式還是返現(xiàn)方式都有所差異。

二、檔案記憶觀視野下的檔案管理策略

（一）基于檔案收集建立組織記憶

記憶主要由個人記憶、社會記憶與集體記憶等組成，行政單位機關(guān)組織記憶指的是工作人員對行政單位機關(guān)認同的具體表現(xiàn)，在行政單位機關(guān)的發(fā)展過程中，只有不斷進行組織記憶傳承，才能取得良好發(fā)展。需要注意的是，無論是記憶的存在還是記憶的流傳都離不開載體的支撐，檔案管理不僅記錄了行政單位機關(guān)創(chuàng)建信息，發(fā)展信息，還記錄了壯大信息，換言之，檔案管理是行政單位機關(guān)發(fā)展的重要記憶，所以，基于檔案收集建立完整的組織記憶至關(guān)重要。

（二）提高對內(nèi)部檔案管理的重視

行政單位機關(guān)在構(gòu)建健全內(nèi)部檔案的基礎(chǔ)上還應(yīng)強強化檔案資料整理，進一步提升檔案應(yīng)用方便性與有效性。通常，檔案管理員應(yīng)采取有效措施進行內(nèi)部記憶收集，做好檔案保管工作，為提升資料合理性與客觀性提供保證，組織記憶則是以記錄當(dāng)前經(jīng)濟活動、行政單位機關(guān)發(fā)展進程為主，不僅要做好工作人員信息資料錄入工作，還需錄入部門運行材料，在此基礎(chǔ)上進行資料整理，有利于提升行政單位機關(guān)核心竟?fàn)幜?。檔案具有真實性屬性，目前越來越多的行政單位機關(guān)認識到檔案這一屬性的重要性，并具有充分認知，更加注重檔案內(nèi)容的分析與鑒定，然而，行政單位機關(guān)檔案資料存在一定的復(fù)雜性，行政單位機關(guān)需要在了解自身實際情況的基礎(chǔ)上進行資料類別區(qū)分及檔案真實性鑒定，為檔案管理提供便利。

（三）做好檔案信息開發(fā)與利用工作

對行政單位機關(guān)而言，收集與整理檔案信息的主要目的在于提升檔案信息作用與價值。建立組織記憶，在增強工作人員歸屬感與認同感方面具有重要促進作用，只有工作人員對行政單位機關(guān)產(chǎn)生強烈的歸屬感與認同感，才能更好地促進行政單位機關(guān)發(fā)展。進行檔案管理時，檔案管理者需要結(jié)合實際情況進行檔案管理效果整合，在此基礎(chǔ)上采取合適的方式進行展現(xiàn)，以此達到激發(fā)工作人員工作參與、提升行政單位機關(guān)組織記憶的目的。需要注意的是，在進行檔案信息及其效果展現(xiàn)前，檔案管理者需要做好相應(yīng)的準備工作，如考量工作人員的參與性、興趣愛好、心理特征等，最大限度地保證整個展現(xiàn)過程的完整性與有效性，得到工作人員的認可與接受。

（四）維護檔案安全

雖然數(shù)字化檔案相較于傳統(tǒng)檔案在很多方面存在優(yōu)勢，但在具體構(gòu)建與運用的過程中依舊存在安全隱患，行政單位機關(guān)應(yīng)做好以下幾方面工作，最大限度地維護檔案安全，保證記憶完整性，具體來說：首先，對當(dāng)前的安全系統(tǒng)進行更新升級，以安全系統(tǒng)更新升級方式提升系統(tǒng)病毒防御能力，進而避免系統(tǒng)遭受病毒入侵；其次，發(fā)揮檔案技術(shù)監(jiān)控系統(tǒng)作用，對檔案技術(shù)監(jiān)控系統(tǒng)模式進行創(chuàng)新與強化，有利于提升監(jiān)控效率與質(zhì)量，在發(fā)生異樣操作時，相關(guān)工作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)并做好處理工作，有效控制檔案危性發(fā)生率；最后，做好長期可讀形式實施工作，長期可讀形式對資料被篡改具有良好的控制作用，且具有明確規(guī)定的檔案查看權(quán)限，最大限度地降低了人為性危性發(fā)生率。

三、結(jié)論

總而言之，進行檔案管理創(chuàng)新，提升檔案管理效率與質(zhì)量，是增強工作人員歸屬感、激發(fā)工作人員工作熱情、提升行政單位機關(guān)形象與知名度的有效渠道。因此，在檔案記憶觀視野下，行政單位機關(guān)需要樹立與時俱進的檔案管理理念，建立完整的組織記憶，對檔案管理模式進行創(chuàng)新，強化檔案資料整理、運用的科學(xué)性與合理性，從而達到提升檔案利用價值、促進行政單位機關(guān)發(fā)展的目的。

參考文獻：

[1]尉京明.基于檔案記憶觀分析檔案管理工作的革新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（11）.

[2]錢程程.從檔案記憶觀視角看檔案與檔案工作[J].云南檔案，2010，（05）.

[3]徐擁軍.檔案記憶觀：社會學(xué)與檔案學(xué)的雙向?qū)徱昜J].求索，2017，（07）.