淺談檔案管理對基層巡查工作的重要性

余渝

【摘要】為強化黨內監(jiān)督，巡查工作領導小組通常會采取例行巡查、重點巡查、專項巡查、聯(lián)合約談等多種方式，對各部門、各人民團體、區(qū)屬企事業(yè)單位領導班子及其成員落實黨風廉政建設責任制和選拔任用干部情況等方面進行巡查，但這些都離不開會議檔案、人事檔案、財務檔案等證據(jù)查閱，本文以基層巡查工作為切入點，在檔案管理對巡查工作的重要性上提出幾點思考。

【關鍵詞】檔案管理 巡查 重要性

一、存在的主要問題

（1）基層建檔工作不重視，巡查重點不突出。基層巡查工作主要針對基層各部門及鎮(zhèn)街開展，鎮(zhèn)街等基層單位應付的日常事務居多，對檔案建設這塊沒有引起足夠重視，檔案散而雜，甚至還出現(xiàn)檔案缺損不完整等情況。加上基層巡查工作量大、面寬、時間短，導致巡查組只好蜻蜓點水似的走走程序、面面俱到，結果面面不細、不深入，內容的確定和查找上不夠突出。如巡查工作主要針對領導班子建設、干部隊伍建設、組織建設、單位管理、財經(jīng)制度以及干部職工、群眾舉報等檔案方面的內容，這方面的內容基層在長期工作積累中檔案己經(jīng)相對成熟也好找，但涉及建設、執(zhí)法、民生、熱點等區(qū)域的檔案內容很少，關于決策機制、決策績效、工程管理、招投標程序等重點檔案線索是微乎其微。

（2）紙質檔案流通性差，發(fā)現(xiàn)問題不及時。檔案受地域范圍、紙質介質的限制，信息共享難。巡查工作的前提就是需要收集、掌握巡查對象的大量信息，查找巡查對象潛在的問題。然而這方面工作開展難，表現(xiàn)在巡查組征收相關部門的檔案資料，大多部門都由于遵守保密規(guī)定，往往不肯透露相關有價值的檔案信息，巡查組長期處于被動境遇，就是被巡查對象給予什么檔案就查閱什么檔案，往往發(fā)現(xiàn)不了真實有效的信息，計劃要巡查的問題往往擱淺。

（3）檔案管理不規(guī)范，深入查找問題難?；鶎訂挝辉跈n案建設上缺乏專業(yè)的檔案管理人員，多是由其他工作人員兼職做檔案工作，未接受專業(yè)的檔案管理培訓，導致基層檔案管理大多不規(guī)范，有些卷宗缺目錄，巡查組查找起來費時費力，有些文件甚至還缺碼少頁，大大地加大了巡查工作的難度?；鶎訖n案管理不規(guī)范的情況普遍存在，導致巡查組發(fā)現(xiàn)的問題也是多數(shù)類同問題，搜集有價值的線索問題難。即使有問題，表現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)面上問題多，實質問題少；發(fā)現(xiàn)細枝末節(jié)的小問題多，深層次、較大問題少；發(fā)現(xiàn)問題只是蜻蜓點水似的指正、整改多，深挖細查少。

二、原因分析

（1）缺乏對檔案管理重要性的認識。檔案管理工作本身而言需要領導高度重視，其規(guī)范有序管理，有其重要性和必要性。很多基層工作人員對檔案的重要性認識有偏差，認為檔案就是用于存檔和查閱的工具，對檔案的證據(jù)性功能認識不足。加上巡查工作本來就是要巡查出基層的問題，部分工作人員責任心不足，認為沒有檔案或者檔案殘缺，巡查組就找不出問題。由此可見，基層單位干部職工對基層檔案管理工作的重要性、必要性認識不清，關注度不高，重視程度不夠。

（2）缺乏檔案管理工作保障機制。首先，雖然國家出臺過相關的法律法規(guī)規(guī)范檔案管理工作，但在基層這一層面落實到位的少之又少?；鶎硬块T沒有規(guī)范性、系統(tǒng)的檔案管理工作規(guī)范和條例，以確保檔案管理工作有序規(guī)范開展的保障機制。其次，缺乏對檔案管理人員的考核獎懲機制，檔案管理規(guī)范合法與否，都無考核獎懲和激勵辦法，導致基層管理人員缺乏工作積極性，缺乏主動思考和主動作為的工作熱情。

（3）缺乏科學配置的檔案管理人才?；鶎訖n案管理人員來自不同的崗位，多為臨時抽調人員或者身兼數(shù)職的人員，甚至有部分基層單位因體制編制問題，把檔案交給非在編人員保管。其能力也參差不齊，不能及時發(fā)現(xiàn)問題，不善于發(fā)現(xiàn)問題，部分人員發(fā)現(xiàn)檔案缺損問題也未能及時把檔案補充完善。加上部分基層崗位人員年齡結構本來就老化，老齡化的團隊致使工作人員在檔案管理工作中體力精力上力不從心，其專業(yè)化水平大打折扣，基層檔案管理隊伍的整體素質和能力還亟待提高。

三、對策建議

（1）進一步健全完善相關法律法規(guī)。目前，對檔案管理工作不重視的現(xiàn)象普遍存在。要徹底改變這一現(xiàn)狀，最有效的途徑之一就是針對基層檔案管理工作進一步健全完善相關法律法規(guī)，提升基層檔案管理工作的權威性和法律效力，以法律法規(guī)嚴明紀律、以法律法規(guī)規(guī)范工作程序，從而增強基層檔案管理工作的公信力和得到法律上的有效保障。

（2）進一步健全制度體系。一個完善的制度體系能從根本是更好地規(guī)范和促進基層檔案管理工作和基層巡查工作的運行。首先，在與基層巡查制度配套上，檔案管理要實現(xiàn)有效問責機制，對巡查組提出的要查閱的檔案內容不能有效提供的要對其進行相關問責。其次，建立基層巡查工作與巡查檔案的常態(tài)化制度，是提高檔案質量的基本保證。針對目前間歇性巡查工作查閱檔案中存在的發(fā)現(xiàn)問題難、深入問題難等困難，把巡查組查閱檔案建立在經(jīng)常性工作的基礎上，對問題的把握才會更加全面、客觀和準確。

（3）優(yōu)化人員配置。對檔案管理人員進行專職專招，可以用招考公務員的形式，引進年輕的高素質人才加入基層檔案管理隊伍，從而提高基層檔案管理隊伍的專業(yè)化水平。定期組織專職人員進行檔案管理知識學習培訓，對于在配合巡查工作中態(tài)度消極、拒絕提供有效檔案，能力偏低或失職瀆職行為的人員，可以考慮調出檔案管理隊伍，或作出降職處理。

（4）強化檔案管理成果對于巡查工作的運用。通過對檔案資料的及時收集、梳理分析，對巡查工作中能早發(fā)現(xiàn)苗頭性、傾向性的問題，做到抓早抓小，挺紀在前，確保巡查組查找到問題前就己經(jīng)自查自糾，整改落實完畢。同時，檔案作為巡查工作查找問題的重要依據(jù)，想要為巡查工作盡到最大效力，就得創(chuàng)新檔案管理方法，實現(xiàn)檔案信息電子化，建立檔案信息共享平臺。在巡查工作中強化成果運用，合理用檔，實現(xiàn)檔案管理成果為巡查工作服務，巡查工作促進檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的雙贏局面。

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