新時期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑探究

陳海燕

【摘要】高職檔案是高職院校在長期發(fā)展中形成的有關(guān)科研、教學等的具有一定價值的資料信息，做好高職檔案管理工作對高職院校的發(fā)展來說具有十分重要的意義。在新時期的背景下，傳統(tǒng)的高職檔案管理模式表現(xiàn)出的弊端越來越明顯，這就要求結(jié)合時代的要求對高職檔案管理工作的規(guī)范性加以提升。本文就針對新時期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑進行了探討和研究。

【關(guān)鍵詞】新時期；高職；檔案管理；規(guī)范化；新途徑

近些年，伴隨我國高等職業(yè)教育事業(yè)的深入推進，在高職檔案管理方面的要求也越來越高，在新時期的時代背景下，加快構(gòu)建高職檔案管理的規(guī)范化體系，對于提高高職教學管理水平、促進高職院校的長遠健康發(fā)展來說具有極大的促進意義。

一、高職檔案管理工作規(guī)范化的主要作用

（一）有利于確保檔案的完整性

高職檔案主要包括學校的科研信息、學生信息以及教學管理信息等，可以說是高職院校的一大資源寶庫，以往的檔案管理模式基本上是采用的紙質(zhì)保存方式，這種落后的保存模式不但需要花費大量的人力、空間與時間，同時在檔案資料保存過程中也很容易出現(xiàn)資料丟失、破損等問題，在新時期的背景下，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化指的就是運用數(shù)字化、信息化的方式來保管資料，這是我國當前高職檔案管理工作發(fā)展的主流方向，同時也是確保高職院校教學水平和管理質(zhì)量提升的重要基礎(chǔ)。由此可見，在新形勢下，嚴格將高職檔案管理工作落到實處，可實現(xiàn)對檔案資料的完整管理，促進學校各項工作整體效率和質(zhì)量的提升，與此同時，還能在一定程度上促進學校的可持續(xù)發(fā)展。

（二）有利于高職院校緊跟時代的發(fā)展步伐

現(xiàn)階段，高職教育的主要目的是為我國社會經(jīng)濟的發(fā)展提供足夠的技術(shù)型、實用型人才。近些年，隨著社會發(fā)展對技術(shù)型人才需求量的進一步增多，國家對高職院校的建設(shè)與發(fā)展也越來越重視，不斷加大對此類院校的財政支持力度，使高職院校具備足夠的資金來拓展建設(shè)規(guī)模。在這樣的背景下，高職檔案管理工作要求也顯著提高，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，可為高職院校的長期健康發(fā)展提供有效的資源保障，使其緊跟時代的發(fā)展步伐，為社會輸送更多的實用型人才，從而更好地滿足社會發(fā)展的需要。

二、新時期高職檔案管理工作規(guī)范化面臨的主要問題

（一）信息化水平偏低

信息化是當前檔案管理的主流發(fā)展趨勢，也是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、高效化的基本要求之一。信息化檔案管理有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理在時間、空間上的局限性，它將數(shù)據(jù)庫作為基本立足點，在控制論、系統(tǒng)論等的引導(dǎo)下，有效達到了檔案資源高效化整合的目標。然而，從當前的現(xiàn)狀來看，大部分高職院校并沒有將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，仍然停留在原始人工紙質(zhì)管理階段，缺乏應(yīng)用信息化技術(shù)的積極性與主動性，盡管有些高職院校已經(jīng)引入了信息化技術(shù)，但在實際應(yīng)用該技術(shù)開展檔案管理工作的時候仍然存在不少問題，信息化的整體水平偏低，還需在今后的實踐中加以改進和提升。

（二）檔案管理制度不夠完善

缺乏完善的檔案管理制度是當前阻礙高職檔案管理規(guī)范化發(fā)展的一大絆腳石，正是由于制度建設(shè)嚴重滯后，導(dǎo)致高職檔案管理工作的作用難以充分發(fā)揮出來，在實際開展檔案管理工作的時候經(jīng)常出現(xiàn)職責不明確、人員冗雜的現(xiàn)象。盡管當前我國大部分普通高等院校都制定的了比較完善的《檔案管理制度》以及《歸檔實施辦法》等，但是高職院校往往認為檔案管理是普通高等院校的事，而自己的主要任務(wù)是打造技術(shù)型人才隊伍，教育教學的重點是培養(yǎng)學生的實踐能力，所以，在檔案管理制度建設(shè)上通常不夠重視，正因為如此，導(dǎo)致高職檔案管理工作在實際開展過程中經(jīng)常出現(xiàn)相互推卸責任等問題，這對檔案資料的高效化、規(guī)范化管理來說是極為不利的。

三、新時期高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

（一）提高檔案管理的信息化水平

高職院校應(yīng)當積極引入各種現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，并將其合理地應(yīng)用于檔案管理之中，構(gòu)建科學的檔案管理信息化平臺。首先，高職院校在應(yīng)用信息化管理技術(shù)的時候，應(yīng)當尤其關(guān)注檔案管理的安全性，嚴格將加密設(shè)置工作落實到位，杜絕采用劣質(zhì)U盤等存儲工具，及時安裝安全級別較高的密鑰或者防火墻，這樣才能確保高職檔案信息化管理的安全性。其次，應(yīng)當為用戶配置靈活多樣的客戶端與接口，使之能隨時隨地對檔案資料進行搜索和查閱。

（二）建立健全檔案管理制度體系

對高職檔案管理當前存在的管理制度不夠完善的問題必須及時加以解決，使檔案管理制度更加具體化、系統(tǒng)化和規(guī)范化，進而為高職檔案管理工作的實際開展提供科學的參考依據(jù)，促進其價值的全面發(fā)揮。具體來說，應(yīng)做到以下幾點：首先，應(yīng)當將國家出臺的相關(guān)政策與制度作為基本指導(dǎo)，制定適合本校的高職檔案管理制度，使其更好地指導(dǎo)檔案管理工作的開展。其次，應(yīng)當堅持與時俱進的原則，對高職檔案管理制度進行調(diào)整與優(yōu)化，結(jié)合時代發(fā)展以及學校發(fā)展的新需求，使高職檔案管理制度體現(xiàn)出時代性和針對性。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

一方面，應(yīng)當加大對新人職人員的培訓力度，使其全面了解有關(guān)檔案管理工作的基本流程、內(nèi)容與方法等，知道怎樣進行檔案的歸類、編號、整理等相關(guān)工作。另一方面，應(yīng)當注重對檔案管理人員信息化技能的提升，讓他們具備熟練運用計算機進行管理的技能，打造一支現(xiàn)代化、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。

四、結(jié)語

綜上所述，新時期高職檔案管理工作規(guī)范化正面臨一系列的問題，包括信息化水平偏低、制度不完善等，因此，要加快推進高職檔案管理工作的規(guī)范化進程，就必須提高檔案管理的信息化水平，完善相關(guān)管理制度，并加強對檔案管理人員的培訓。

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