新形勢下如何實現(xiàn)大學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新

由嘉

【摘要】大學(xué)生檔案作為大學(xué)生的重要信息載體，記載著他們在校期間的學(xué)習(xí)、生活和社會實踐活動等，也反映大學(xué)生的學(xué)習(xí)成績和思想品德等，更是企業(yè)聘用、戶口落戶、職稱申報等工作開展的重要依據(jù)。因此，人才服務(wù)局必須要做好大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作。文章分析了大學(xué)生檔案管理的重要性及現(xiàn)狀問題，并提出新形勢下有針對性的創(chuàng)新思路及有效建議。

【關(guān)鍵詞】大學(xué)生檔案管理；人才服務(wù)局；創(chuàng)新；管理水平

一、引言

人才服務(wù)局是存放大學(xué)畢業(yè)生檔案的地點，也是幫助這些大學(xué)生進行后續(xù)代理延伸業(yè)務(wù)的重要場所。同時也是我國特色的檔案管理機構(gòu)，這個機構(gòu)有著很多重要的檔案管理要點，檔案關(guān)乎著人才的存檔、添加材料、借閱材料、工資審批、落戶、職稱評定、檔案調(diào)轉(zhuǎn)等，更是關(guān)乎人才后續(xù)發(fā)展的重要因素。所以人才服務(wù)局伺沙子大學(xué)生檔案管理工作就顯得尤為重要。

二、大學(xué)生檔案管理的重要性

對于大學(xué)生來說，檔案是一種證明，是個人學(xué)歷、職業(yè)技能、經(jīng)歷以及社會關(guān)系等信息的載體。從用人單位人力資源管理的角度分析，檔案是個人求職的必要信息，同時也是人才招聘的真實原始資料。大學(xué)生檔案管理工作，是人才服務(wù)局構(gòu)建信息平臺的重要手段。只有借助檔案資源信息，用人單位才可以對大學(xué)生的基本情況有清晰地認(rèn)識，提供可靠依據(jù)來引進人才。

三、新形勢下大學(xué)生檔案管理存在的主要問題

（一）對大學(xué)生檔案管理的重視力度不夠

目前，各省高等院校對大學(xué)生檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為大學(xué)生畢業(yè)工作與檔案并沒有什么直接聯(lián)系；而學(xué)生也這樣認(rèn)為，大多都沒有意識到檔案對自己的重要性，畢業(yè)后將檔案放在自己手里，沒有寄存到人才服務(wù)中心。盡管近年來在逐步的改進檔案管理工作，這些現(xiàn)象仍然存在，但是人才服務(wù)局正在加大改善力度，力求完善。

（二）大學(xué)生檔案的內(nèi)容不完善

大學(xué)生的檔案內(nèi)容主要包括高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、通知書、人學(xué)登記表、學(xué)籍、成績單和身體狀況等，很多信息資料不完整，并且在市場經(jīng)濟的環(huán)境下顯得有些過時，也無法滿足企事業(yè)單位對大學(xué)生綜合素質(zhì)、心理狀況和道德品質(zhì)等方面信息的實際需求。

（三）檔案管理技術(shù)落后

目前，高校大學(xué)生檔案為紙質(zhì)檔案，并且采取的是手工抄寫方式。紙質(zhì)檔案的弊端就是容易因保存環(huán)境差、保存時間長或使用頻繁等原因而出現(xiàn)損壞和遺失的問題，進而給大學(xué)生檔案管理加大了難度。

（四）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

從整體上看，人才服務(wù)局檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)水平處于全國中上等水平。負(fù)責(zé)大學(xué)生檔案管理工作的管理人員有的專業(yè)性仍需提升，并且相對缺少系統(tǒng)性的崗前培訓(xùn)和定期考核，導(dǎo)致檔案管理工作還處于檔案維護階段，無法有效為檔案信息資源管理加速完善。

四、大學(xué)生檔案管理創(chuàng)新應(yīng)采取的對策

（一）人才服務(wù)部門從上到下必須更新檔案管理觀念

大學(xué)生檔案管理是人才服務(wù)局檔案管理的一個重要的組成部分，因此，上級部門的管理觀念需要不斷更新，在一定程度上提高對大學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識。在傳統(tǒng)的檔案管理模式基礎(chǔ)上進行改變，使檔案管理從單純的收集、整理紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，由此才能在信息化建設(shè)過程中發(fā)揮出大學(xué)生檔案應(yīng)有的作用。上級部門對檔案管理的創(chuàng)新給予大力支持的同時，也需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)和努力，積極的反思以往工作經(jīng)驗，將大學(xué)生檔案管理水平保持在一個較高的水平，進而才能實現(xiàn)大學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新。

（二）配備先進的硬件設(shè)施，提高檔案管理工作的質(zhì)量

應(yīng)以硬件設(shè)施為基礎(chǔ)，提高大學(xué)生檔案管理水平，這也是大學(xué)生檔案管理質(zhì)量得以保證的必備條件。在人才服務(wù)局建設(shè)規(guī)劃的過程中，要納人進檔案設(shè)施建設(shè)這一環(huán)節(jié)。還要在已設(shè)置的大學(xué)生綜合檔案室基礎(chǔ)上配備一些必要設(shè)施，如：空調(diào)、去濕機和防火、防蟲以及防盜設(shè)施。除此之外，掃描儀、計算機、攝像機、打印機等辦公設(shè)備也是必不可少的，從而提高工作效率。

（三）大學(xué)生檔案管理服務(wù)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化

應(yīng)借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及檔案信息平臺，為用戶提供檔案網(wǎng)絡(luò)查閱服務(wù)，提高檔案服務(wù)的便捷性。不僅如此，人才服務(wù)局還應(yīng)對大學(xué)生檔案管理的用人模式進行創(chuàng)新。在人才服務(wù)局內(nèi)部要結(jié)合市場發(fā)展規(guī)律及人才流動規(guī)律，并根據(jù)對人才考察的情況，在大學(xué)生檔案管理崗位上配置合適的人才，確?！拔锉M其用，人盡其才”。與此同時，為了使大學(xué)生檔案管理工作能更順利開展，還需建立一個健全的考核制度，科學(xué)評價相關(guān)人員的工作情況，發(fā)揮出應(yīng)有的激勵作用，激發(fā)出檔案管理工作人員的工作積極性及熱情。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)，強化檔案管理的基礎(chǔ)工作

應(yīng)該加強大學(xué)生檔案管理工作隊伍的建設(shè)，人才服務(wù)局要為檔案管理人員提供更多業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機會，保證這些參與檔案管理的人員都具有極高的專業(yè)素質(zhì)和正確的職業(yè)觀，減少在工作時的失誤，使其在進行檔案的收集整理或者檢查工作時能順利進行。另外，還要嚴(yán)格按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行工作，明確檔案管理人員的工作職責(zé)。只有這樣他們才能夠掌握更專業(yè)、更扎實的檔案管理知識，不斷提高自己的管理能力、業(yè)務(wù)能力，并采用高效、科學(xué)的方式來開展大學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)工作。

五、結(jié)束語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟體制的完善，要想實現(xiàn)大學(xué)生檔案管理工作的高效化目標(biāo)，就必須要重視對檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新。從人才服務(wù)局檔案管理人員的需求入手，不斷更新檔案管理工作，并加強大學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)及人才隊伍建設(shè)，提高管理水平，從而實現(xiàn)大學(xué)生檔案管理工作的根本性變革。

參考文獻：

[1]劉曉陽.論大學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技，2016（4）.

[2]李鵬，杜欣.人才服務(wù)局在大學(xué)生檔案管理工作中存在的問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）.

[3]邢潔.大學(xué)生檔案管理工作存在的問題及有效的解決對策分析[J].改革與開放，2011（22）.