移動辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理企業(yè)的應用探討

劉源

[摘要]隨著科學技術的發(fā)展，移動辦公系統(tǒng)逐漸在人們的日常生活中被廣泛應用。移動辦公系統(tǒng)相較傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)在運行程序上更靈活，傳遞信息的速度也更快。本文將簡要闡述移動辦公系統(tǒng)的內涵與優(yōu)勢，然后聯(lián)系使用該系統(tǒng)的意義簡述在現(xiàn)代物業(yè)管理企業(yè)中使用移動辦公系統(tǒng)的意義。

[關鍵詞]移動辦公系統(tǒng) 物業(yè)管理 實際應用

物業(yè)管理的效率關系到企業(yè)整體的運行效率和企業(yè)形象，理應受到企業(yè)的重視。物業(yè)管理需要調用大量人力、物力，利用信息化的管理系統(tǒng)對企業(yè)內的各種資源進行協(xié)調，將有利于降低企業(yè)運行成本，提高企業(yè)運行的靈活度。在物業(yè)管理企業(yè)運行的過程中使用移動辦公系統(tǒng)，還有利于業(yè)主獲得更加人性化的服務，享受更高質量的生活。

一、移動辦公系統(tǒng)的內涵與優(yōu)勢

移動辦公系統(tǒng)與IT行業(yè)、通信行業(yè)密切相關，可以說，移動辦公系統(tǒng)是在這兩大行業(yè)發(fā)展的基礎上建立起來的，移動辦公系統(tǒng)的主要特點是可以完全脫離時間、空間的限制，最大程度提升辦公的靈活性。此外，移動辦公系統(tǒng)相比傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)，可以更好地應對各種突發(fā)事件，這大大提升了企業(yè)應對危機事件的效率。此外，移動辦公系統(tǒng)可以很好的與其它系統(tǒng)嫁接，企業(yè)在利用該系統(tǒng)時，還可以靈活利用其它系統(tǒng)提供的信息，這有利于企業(yè)做出正確的決策。

二、在現(xiàn)代物業(yè)管理企業(yè)中使用移動辦公系統(tǒng)的意義

在社會快速發(fā)展的當下，物業(yè)管理企業(yè)的辦公效率問題逐漸受到人們的重視。要提升物業(yè)管理企業(yè)的辦公效率必須將信息化系統(tǒng)融入企業(yè)的運行過程中，移動辦公系統(tǒng)便在這樣的要求下應運而生了。將移動辦公系統(tǒng)應用于現(xiàn)代物業(yè)管理企業(yè)中既是時代的要求，也是居民需求的體現(xiàn)，在移動辦公系統(tǒng)的輔助下，物業(yè)管理企業(yè)的運行變得更加有序和高效，服務變得越來越人性化、智能化，一切都朝著更科學化、更高級化的方向發(fā)展。

三、移動辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理企業(yè)中的應用

（一）在公眾信息管理中的具體應用

移動辦公系統(tǒng)在公眾信息管理過程中起著重要作用。在收文階段，企業(yè)應當設置一定的管理權限，對參與收文的管理人員逐個編號，使整個操作流程更加高效、有序。且對不同管理人員進行編號可以更好地監(jiān)督每個收文人員的工作，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，企業(yè)可以從移動辦公系統(tǒng)的后臺查詢工作記錄，從而迅速找出負責相關環(huán)節(jié)的工作人員來解決問題。在審批階段使用移動辦公系統(tǒng)可以減少審批環(huán)節(jié)人力、物力的消耗，降低企業(yè)的運行成本。使用移動辦公系統(tǒng)進行審批，可以避開以往紙質辦公缺乏靈活性的缺點，客戶可以根據(jù)自身審批的需要，靈活設置不同的審批項目，并通過移動辦公系統(tǒng)統(tǒng)計最終數(shù)據(jù)，為企業(yè)的決策提供依據(jù)。此外，移動辦公系統(tǒng)還可以幫助客戶跟蹤公文管理的流程，無論是查詢公文的發(fā)出時間、實時狀態(tài)還是處理人，都可以通過網絡迅速完成，這極大提升了企業(yè)的辦公效率。

（二）在個人日常工作中的具體應用

物業(yè)管理企業(yè)內的個人辦公也需要利用移動辦公系統(tǒng)，個人辦公主要關系到移動辦公系統(tǒng)內的“待辦事項、電子郵件、名片管理”等項目，通過移動辦公系統(tǒng)，個人可以及時錄入待辦事項，從而有序安排一天的工作。個人還可以通過移動辦公系統(tǒng)隨時收發(fā)電子郵件，這有利于個人應對各種緊急任務，也有利于企業(yè)內的工作人員與顧客的聯(lián)系，在顧客面前形成良好的形象。移動辦公系統(tǒng)中的名片管理功能具有較強的靈活性，企業(yè)員工可以根據(jù)自己的習慣和需求選擇要登記的顧客信息，通過不斷完善顧客信息，企業(yè)員工可以更快捷地掌握顧客的需求點，從而為顧客提供更好的服務。此外，通過利用移動辦公系統(tǒng)中的“留言簿”功能，企業(yè)員工可以節(jié)約許多通訊費用和實踐，這也在一定程度上提升了企業(yè)員工的辦公效率。

（三）在企業(yè)各部門辦公過程中的具體應用

移動辦公系統(tǒng)內包含著一個強大的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內存有較為完整的客戶信息及相關的文件，企業(yè)各部門利用移動辦公系統(tǒng)可以及時調用客戶的信息并接收客戶發(fā)來的文件，且在移動辦公系統(tǒng)中，企業(yè)接收客戶文件的時間會有完整的記錄，這有利于企業(yè)排查經營過程中存在的風險、了解員工及客戶的溝通情況。企業(yè)員工接收客戶的文件后可以直接利用移動辦公系統(tǒng)內的附帶軟件打開文件，文件打開后一般會直接進入閱讀模式，在特殊情況下，企業(yè)員工還可以直接利用該系統(tǒng)對不同的文件進行比對，相較傳統(tǒng)的文件審閱方式，移動辦公系統(tǒng)顯得更加智能化、便捷化。

（四）在居民小區(qū)物業(yè)中的具體應用

在居民小區(qū)物業(yè)中應用移動辦公系統(tǒng)可以提升居民生活的便利性。在移動辦公系統(tǒng)中，每個居民都有獨立的賬號，通過登錄這一賬號，居民可以及時了解自己本月的消費情況，如水電、天然氣等的使用情況。居民還可以通過這一系統(tǒng)及時了解小區(qū)物業(yè)的情況，各小區(qū)物業(yè)管理人員可以在特殊時期利用該系統(tǒng)發(fā)布通知，將信息及時傳達到居民一方。如緊急停水、停電等情況，僅靠人工通知不僅耗時耗力，還有可能出現(xiàn)遺漏，利用移動辦公系統(tǒng)通知居民，便可以避開這些弊端。除此之外，居民還可以有效利用該系統(tǒng)與物業(yè)溝通，在物業(yè)的主頁面留言反映問題。物業(yè)在接收到業(yè)主的投訴或建議后，可以在該平臺上直接與業(yè)主溝通協(xié)商，并將該問題及解決方案公布在系統(tǒng)主頁，方便其它有同樣問題的業(yè)主查詢。

四、使用移動辦公系統(tǒng)應當注意的重要問題

許多移動辦公程序需要通過開放的公共網絡完成，然而，網絡安全問題是社會各界關注的重要問題，許多網絡安全難題尚未被解決，企業(yè)在使用移動辦公系統(tǒng)時應當特別關注企業(yè)網絡的安全性，企業(yè)應當增加在網絡安全維護領域的投入，防止黑客入侵、信息丟失等問題給企業(yè)帶來不必要的損失。此外，移動辦公系統(tǒng)必須借助電子設備才能完成，企業(yè)應當定期對各種電子設備進行檢修，防止基礎設備出現(xiàn)問題給企業(yè)帶來損失。

結語：移動辦公系統(tǒng)對許多物業(yè)管理企業(yè)來說還是一個全新的事物，在實際應用的過程中，企業(yè)使用的移動辦公系統(tǒng)未必能夠很快地與企業(yè)的實際需要相結合，這便需要企業(yè)在使用過程中不斷調整該系統(tǒng)的各項性能，使之更好地迎合企業(yè)的需求。