淺談人事檔案數(shù)字化管理策略

朱瑩

【摘 要】信息時(shí)代，紙質(zhì)的人事檔案已無法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。由于當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的人才流流動(dòng)性較大，紙質(zhì)人事檔案的時(shí)效上根本無法做到一致，而數(shù)字化檔案則不同，提高了人事檔案的利用水平。本文根據(jù)多年工作實(shí)踐，對人事檔案數(shù)字化管理策略進(jìn)行探索，以期提高人事檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案：數(shù)字化管理；優(yōu)勢；策略

人事檔案是對人才資源各項(xiàng)信息進(jìn)行記錄和反饋的主要途徑，對于人才的合理使用及價(jià)值發(fā)揮具有重要利用價(jià)值。復(fù)雜性、多樣性是人事檔案內(nèi)容特征，這點(diǎn)也決定了傳統(tǒng)人事檔案無法適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。需要加強(qiáng)推進(jìn)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)作用，提高檔案管理效果。通過多年的工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，人事檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)長期性的工作，不僅需要通過數(shù)字化管理系統(tǒng)對現(xiàn)有的人事檔案信息進(jìn)行有效的管理，同時(shí)還要根據(jù)發(fā)展的需要來對信息進(jìn)行更新，并根據(jù)人力資源管理的需要對檔案管理內(nèi)容和方法進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。

一、人事檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢

（一）保護(hù)檔案，縮短查找時(shí)間

在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，人事檔案信息經(jīng)過掃描技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，將人事檔案信息上傳至計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，形成副本。這樣不僅對原始紙質(zhì)檔案的有效保護(hù)，而且也提高了人事檔案的使用范圍，為相關(guān)人員對人事檔案信息的查找及更新提供了很大便利。

（二）備份存儲(chǔ)，防止惡意篡改

人事檔案經(jīng)過數(shù)字化處理后，在日常使用主要利用其數(shù)字檔案，保障了紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)安全。人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，確保了數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案信息的一致性，通過備份對比，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否更改檔案信息。對于更改檔案信息的，將分批次進(jìn)行處理并異地存儲(chǔ)，聯(lián)動(dòng)檔案多個(gè)部門進(jìn)行審核，確保人事檔案的安全、真實(shí)性。

（三）一勞永逸，形成規(guī)范定式

實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中會(huì)對人事檔案有一個(gè)系統(tǒng)的整理，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案流程，實(shí)現(xiàn)人事檔案記錄流程的自動(dòng)化，這樣可以有效的實(shí)現(xiàn)人力資源的節(jié)約，全面提高人事檔案管理水平。

（四）快速定位，方便人才調(diào)度

人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，單位在人員調(diào)度及部分轉(zhuǎn)換工作過程中，能夠快速對人事檔案信息進(jìn)行篩選，準(zhǔn)確找到與要求相符合的人員信息。而且基于人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，可以通過增設(shè)人才管理中心合理記錄和反饋工作人員日常的情況，為人事檔案數(shù)字化管理工作的開展提供更多的便利條件。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的策略

（一）增強(qiáng)單位人事檔案管理意識(shí)

當(dāng)前事業(yè)單位各項(xiàng)改革工作的不斷深入，這也使人事檔案受到更多的關(guān)注。在當(dāng)前人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程推動(dòng)過程中，需要全面提高人事檔案數(shù)字化管理的意識(shí)，加快檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際工作中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)政策和制度要求，做好人事檔案信息的實(shí)時(shí)更新，強(qiáng)化對人事檔案數(shù)字化管理工作的監(jiān)督，為人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范的人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)

人事檔案信息數(shù)字化需要各種硬件的配合，其操作系統(tǒng)就是數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)。根據(jù)操作系統(tǒng)及技術(shù)特征，在進(jìn)行人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)選擇方面需要注意其系統(tǒng)是否具備前瞻性及符合相關(guān)要求。操作系統(tǒng)主要包括兩個(gè)內(nèi)容，也就是硬件與軟件設(shè)施，兩者匹配程度影響到人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的完整性。因此，在進(jìn)行篩選信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)時(shí)，需要考慮原存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)信息是否被刪除。由于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)存在的差異性很可能會(huì)對人事檔案信息的儲(chǔ)存格式進(jìn)行改動(dòng)，那么這就會(huì)導(dǎo)致信息的部分缺失或者無法準(zhǔn)確讀出。為了預(yù)防此種情況的發(fā)生，應(yīng)該注意充分考慮數(shù)據(jù)的丟失問題，是否被丟失、該信息操作系統(tǒng)是否有惡意插件或者帶有病毒等影響人事檔案信息安全的因素等。

（三）建立大型數(shù)據(jù)庫

在人事檔案數(shù)字化重審工作推進(jìn)過程中，需要基于單位自身的實(shí)際情況，根據(jù)紙質(zhì)檔案的實(shí)際內(nèi)容來實(shí)時(shí)編輯，并且建立人事檔案數(shù)據(jù)庫并將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與數(shù)字檔案信息的一致性，建立系統(tǒng)時(shí)由前臺(tái)和后臺(tái)共同組成的操作系統(tǒng)，后臺(tái)主要為工作人員為人事檔案信息的完整性進(jìn)行修改，確保檔案信息的收錄和存儲(chǔ)的完整性。前后系統(tǒng)則用于信息的檢索和查詢。在人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中，大型數(shù)據(jù)庫的建立是其必不可少硬件基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)信息的載入和存儲(chǔ)，為人事檔案管理工作提供更多的便利，可以全面提高人事檔案信息的數(shù)字化化管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）建立健全檔案管理安全機(jī)制

為推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，也應(yīng)配備完善的安全管理機(jī)制。事業(yè)單位中涉及到很多保密的人事檔案，管理人員應(yīng)根據(jù)其需求，建立健全檔案信息管理制度，提高檔案管理安全保障系數(shù)，認(rèn)真落實(shí)不同檔案信息的備份工作，利用數(shù)字化技術(shù)，保障檔案存儲(chǔ)工作的安全性。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)適時(shí)進(jìn)行法律法規(guī)等教育工作，讓檔案管理人員意識(shí)到工作的重要性，在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的過程中注意做好保密工作，加入專業(yè)的保護(hù)措施。此外，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)意識(shí)到使用互聯(lián)網(wǎng)就會(huì)對檔案管理工作產(chǎn)生相應(yīng)的威脅，必須利用安全措施避免第三方攻擊，避免信息外泄等問題，樹立檔案管理人員良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)使用電腦、存儲(chǔ)資料。

（五）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理人同的綜合素質(zhì)對人事檔案數(shù)字化管理水平的高低有著直接影響，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員普遍存在老齡化問題，對新知識(shí)的接受能力比年輕人要差得多，給檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序推進(jìn)帶來了較大影響。因此，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過開展系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)及系統(tǒng)操作方法，并能夠靈活應(yīng)用各種新技術(shù)和新設(shè)備，全面提高人事檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語

人事檔案數(shù)字化是趨勢，通過推進(jìn)人事檔案數(shù)字化工作，有效縮短人事檔案查詢時(shí)間，提高檔案利用效率，同時(shí)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，重視數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)，為有效推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供助力，推動(dòng)人事檔案管理工作的有序發(fā)展。

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