淺談基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理存在的問題與解決措施

劉麗紅

【摘 要】基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作，與國家的發(fā)展具有緊密的關(guān)系?；诖?，本文將從基礎(chǔ)設(shè)施不健全、缺乏現(xiàn)代化技術(shù)、管理系統(tǒng)不完善三方面入手，分析衛(wèi)生和計劃生育檔案管理存在的問題，并以加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、引進現(xiàn)代化技術(shù)、積極完善管理系統(tǒng)、全面做好宣傳工作為切入點，探究優(yōu)化檔案管理的措施，旨在能夠優(yōu)化基層衛(wèi)生和計劃生育檔案的管理工作，為日后工作提供準確的參考。

【關(guān)鍵詞】計劃生育；檔案管理；管理系統(tǒng)

基于新時代這樣背景，基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理進行信息化、數(shù)字化建是其發(fā)展的必經(jīng)之路。究其原因，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)滿足龐雜數(shù)據(jù)的開發(fā)、整理、收集，因此只能積極轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理模式，盡快對基層衛(wèi)生和計劃生育檔案實行現(xiàn)代化的管理方式。通過這樣的方式，能夠有效提高基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的質(zhì)量、效率，并且可以提高相關(guān)數(shù)據(jù)信息的利用率，實現(xiàn)檔案管理的價值。

一、基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不健全

目前，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，百姓更加重視自身的健康，導致基層衛(wèi)生和計劃生育檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)、信息的數(shù)量在不斷增加，而當前檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備相對落后，無法滿足管理工作的實際需求。具體而言，無論是設(shè)備的硬件，還是其軟件與系統(tǒng)，都存在較大的疏漏，嚴重影響了檔案管理工作的高效性、準確性、全面性、便捷性，在很大程度上限制了基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作的進展。對于部分基層檔案管理部門而言，其自身所擁有的資金數(shù)量有限，所以無非及時對檔案管理設(shè)備進行更新，長此以往下去就會導致檔案管理工作與時代脫節(jié)，并降低工作的質(zhì)量與效率。除此之外，我國大部分地區(qū)的基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備更新較慢，系統(tǒng)升級、系統(tǒng)維護的為水平相對較低，進而導致相關(guān)的檔案管理工作得不到技術(shù)、設(shè)備的支撐。

（二）缺乏現(xiàn)代化技術(shù)

在當前的時代背景下，科技發(fā)展迅速，無論哪一項工作沒有與時俱進，就很難的繼續(xù)發(fā)展。具體而言，我國的基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理方式、技術(shù)相對滯后，嚴重缺乏現(xiàn)代技術(shù)的支撐，所以工作效率、質(zhì)量無法得到有效提升。其具體表現(xiàn)為：（1）目前，基層衛(wèi)生和計劃生育的檔案管理工作中，依然存在大量的紙質(zhì)檔案，而數(shù)字化的檔案比例相對較小，并沒有充分發(fā)揮現(xiàn)代化管理技術(shù)的便利性，也就是說檔案管理工作的信息化水平相對較低，限制了基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的發(fā)展、進步；（2）雖然部分地區(qū)采用了數(shù)字化的檔案管理方式，但是其總體的質(zhì)量較低，同時管理水平有待提高，無法在根本上保證信息錄入的準確性、安全性。簡言之，我國基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的現(xiàn)代化水平與發(fā)達國家之間存在較大的差距[1]。

（三）管理系統(tǒng)不完善

對于基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作而言，建立完善的管理系統(tǒng)是其工作的保障，有利于提高工作的質(zhì)量、效率，甚至能夠確保檔案管理工作能夠有條不紊的進行。但實際上，我國當前的基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作，并沒有建立完善的系統(tǒng)，導致工作人員在采集收錄、整理組織、存檔存檔等管理環(huán)節(jié)中，缺乏專業(yè)的指導、有效的約束。在這樣的工作環(huán)境中，各個部門之間去缺乏關(guān)于檔案管理的交流與合作，所以就會使得檔案管理工作存在遺漏的問題，降低了檔案管理工作的質(zhì)量，不利于促進基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作的發(fā)展。

二、解決基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理問題的措施

（一）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

對于基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的工作而言，其內(nèi)容相對復雜，并且涉及了日常工作中的很多細節(jié)，所以檔案管理工作人員的工作量相對較大。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理對消耗大量的人力、物力，因此為了能夠解決檔案管理存在問題，需要對檔案管理設(shè)施、管理技術(shù)進行優(yōu)化、升級，從而優(yōu)化基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的質(zhì)量。具體來說，充分利用計算機技術(shù)，以此來提高檔案管理工作的便捷性，改善基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作的質(zhì)量，同時能夠延長檔案數(shù)據(jù)的保存時間，降低檔案內(nèi)容的損壞率、丟失率。另外，計算機能夠憑借其自身的技術(shù)優(yōu)勢，模式人工完成立卷，根據(jù)檔案的具體類別，將相關(guān)的條目信息進行打印，或者根據(jù)時間順序建立進行打印，便于后期對檔案內(nèi)容的搜索、利用，并能夠進一步提高基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作的質(zhì)量、效率[2]。

（二）引進現(xiàn)代化技術(shù)

在基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的工作中，為了能夠解決當前存在的問題，就應(yīng)該加大資金投入，積極引進現(xiàn)代化的管理技術(shù)。在必要的情況下，檔案管理部門可以向當?shù)卣畬で筚Y金扶持，從而為提高檔案管理工作的質(zhì)量提供資金保障與技術(shù)支持。在這一前提下，基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理部門應(yīng)該建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理庫房，并配備空調(diào)、殺蟲劑、去濕器等，從而保證檔案管理的高效性，提高管理工作的現(xiàn)代化技術(shù)水平。同時，以計算機為基礎(chǔ)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，并將重要的檔案信息存放在“保密區(qū)”中，設(shè)置級別較高的密碼程序、身份認證程序。當工作人員想要查詢、利用檔案信息時，就需要通過一系列的認證程序登錄系統(tǒng)，避免基層衛(wèi)生和計劃生育檔案的相關(guān)內(nèi)容被泄露、利用，加大對檔案的管理、保密程度。

（三）積極完善管理系統(tǒng)

為了能夠建立更加完善管理系統(tǒng)，全面提高基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作的有效性，可以通過以下幾方面對管理系統(tǒng)進行完善：

（1）教育與指導。檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理的質(zhì)量，所以需要對檔案人員的進行統(tǒng)一的教育、指導，加深對自己崗位的認識，全面提高責任意識。同時，鼓勵管理人員之間交流工作經(jīng)驗，分享檔案管理的技巧；

（2）規(guī)范流程。為了能夠提高檔案管理工作的效率，相關(guān)部門需要在制定統(tǒng)一的工作規(guī)范、流程，為工作人員開展檔案管理工作提供幫助，協(xié)調(diào)好工作人員之間、部門之間的關(guān)系，增強基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作的規(guī)范性；

（3）監(jiān)督機制。為了能夠全面掌握基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作的現(xiàn)狀，需要建立監(jiān)督機制，對工作內(nèi)容、工作流程、工作質(zhì)量進行監(jiān)督[3]。

（四）全面做好宣傳工作

對于基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作而言，做好宣傳工作是其中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，工作人員應(yīng)該重視自身職能建設(shè)，并在全國范圍內(nèi)開展衛(wèi)計宣傳工作，使工作人員能夠在根本上認識到檔案管理工作的重要意義，從而加大重視力度。通過宣傳，還能夠使檔案管理人員認識到基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理工作對社會發(fā)展、經(jīng)濟建設(shè)的重要性，進而積極主動地優(yōu)化管理方式，鞏固當前社會的穩(wěn)定性，并進一步緩解醫(yī)患之間緊張的關(guān)系。值得注意的是，在這一環(huán)節(jié)中，還需要加大對先進技術(shù)、方式的宣傳，使基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理部門能夠打破傳統(tǒng)的思想、模式，積極引進全新的檔案管理方式，為提高工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)，提高檔案信息的利用率。

三、結(jié)語

綜上所述，當前基層衛(wèi)生和計劃生育檔案的管理中，存在很多需要亟待解決的問題，嚴重影響管理工作的質(zhì)量，因此需要采用恰當?shù)姆绞竭M行治理。以此為基礎(chǔ)，基層加強了檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進了現(xiàn)代化的管理方式，完善了檔案管理系統(tǒng)，加大了人才培養(yǎng)的力度，并優(yōu)化了宣傳工作，提高了檔案管理的質(zhì)量。所以，為了能夠解決當前基層衛(wèi)生和計劃生育檔案管理存在的問題，可以將文中的方式應(yīng)用在實際中。

【參考文獻】

[1]張旭東.關(guān)于衛(wèi)生和計劃生育檔案工作的幾點思考[J].現(xiàn)代農(nóng)村科技，2017（08）：89.

[2]劉發(fā)權(quán).對衛(wèi)生和計劃生育檔案工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：130.

[3]陸洋.對基層衛(wèi)生和計劃生育檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].才智，2017（13）：238.