企業(yè)采購與付款內部控制探析

周麗萍

【摘 要】采購是企業(yè)經(jīng)營活動中第一個環(huán)節(jié)。企業(yè)在采購付款中應以《企業(yè)內部控制應用指引第7號—采購業(yè)務》的規(guī)定，整理采購流程，明確采購業(yè)務的關鍵風險點，及對貨款支付做出針對性的控制方法，統(tǒng)籌安排采購計劃，明確采購申請部門，審批權限，購買、驗收、付款等流程加強內部控制，合理保證企業(yè)目標實現(xiàn)。

【關鍵詞】采購與付款；內部控制；探析

一、企業(yè)采購與付款相關內部控制理論制述

（一）采購業(yè)務概述

采購與付款業(yè)務是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，它與銷售預案密切相關，企業(yè)業(yè)務發(fā)生頻繁工作量加大，運行環(huán)節(jié)多，直接形成貨幣資金的支出，在貨幣資金支付管理這個環(huán)節(jié)如果管理不嚴謹是很容易產(chǎn)生漏洞。像對于我們這類商業(yè)企業(yè)，采購是銷售的準備階段，為了讓企來在銷售過程中實現(xiàn)目標利潤，務必在價格上，質量上，特別是在款式上選擇最適合的商品。制定采購業(yè)務的內部控制制度，就是根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營特點，對采購業(yè)務的工作特性，制定出規(guī)范整個業(yè)務流程和特別需引起注意共知點的規(guī)定、方法，并使流程與規(guī)定落實到位，嚴格監(jiān)督執(zhí)行。

（二）企業(yè)內部控制概述

企業(yè)內部控制是以專業(yè)的管理制度為基礎。以有效監(jiān)管和防范風險作為目標，通過全方位建立過程描述關鍵控制點、控制體系、以流程形式直觀的表達生產(chǎn)經(jīng)營過程形成得管理規(guī)范。企業(yè)內部控制是隨著外部競爭加劇和企業(yè)內部經(jīng)營管理過程中的需求而不斷發(fā)展和完善，它是社會經(jīng)濟發(fā)展的所必然的產(chǎn)物，隨著社會的不斷發(fā)展及經(jīng)濟的不斷強化，使得我國的企業(yè)更迫切的需要建立企業(yè)內部控制制度。財政部、銀監(jiān)會、證監(jiān)會、保監(jiān)會、審計署五部門于2008年6月聯(lián)合發(fā)布了我國第一部《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，使得企來可以有依據(jù)來執(zhí)行內部控制。

（三）企業(yè)采購控制的目標

（1）采購要與企業(yè)的生產(chǎn)、銷售業(yè)務的要求保持一致。

（2）以最優(yōu)惠的價格采購到品質最優(yōu)的商品。

（3）防上采購環(huán)節(jié)中侵吞企業(yè)利益等不法行為的發(fā)生。

（4）保證采購業(yè)務在內、外部各環(huán)節(jié)運行通暢和高效率。

（5）以最有利于公司但不影響公司信譽的付款方式支付采購款。

（6）及時、提供采購的會計信息及核算。

（四）企業(yè)采購內部控制應遵循的原則

（1）崗位責任原則。采購業(yè)務內部控制的設立是與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系。企業(yè)按照管理模式設立工作崗位，并賦予其責任，權利，規(guī)定相應的操作過程和處理流程。在設置崗位時必面考慮到授權崗位和執(zhí)行崗位的分離，執(zhí)行崗位和審核崗位的分離，保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職務分離，起到制衡作用，各部門之間相互審查核對，避免一個人管理采購業(yè)務的各個環(huán)節(jié)。

（2）成本效益原則。企業(yè)關心的是價值最大化，如果單純從內部控制角度來考慮，參與內控人員越多和環(huán)節(jié)越多，控制越效果就越好，但是控制活動造成的成本就越高，因此在制定采購業(yè)務控制時，一定要考慮成本與效益。要根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營的實際情況，權衡實施成本與預期收益。力爭企業(yè)價值最大化。

（3）相互制衡性原則。一項完整的采購業(yè)務，如果是通過兩個以上相互制約環(huán)節(jié)對其進行監(jiān)督和核查，其發(fā)生的漏洞可能性就會很小。就具體內部控制措施來說，相互制衡必須考慮橫向和縱向控制兩個方面的制約關系。從橫向關系來說，完成某項采購工作需要兩個或兩個以上部門相互協(xié)作，相互監(jiān)督。從縱向關系來講，完成某個采購工作需要通過互不相關的兩個以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級受上級監(jiān)督，上級同時也受下級監(jiān)督。

二、采購與付款環(huán)節(jié)關鍵風險點

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社場業(yè)務的不斷開拓，有些企業(yè)因企業(yè)法律法規(guī)意識淡薄、信息不暢、管理不嚴謹，不注重企業(yè)文化建設，獎勵和懲罰都沒有設立相關制度，管理的理念不先進，沒有合格的管理人才；財務不透明，會計發(fā)生嚴重失真，因此我國采購和付款內部控制的風險點就會暴露，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。其風險點為：

（一）崗位分工不明確。請購與審批，詢價與確定供應商，采購合同的訂立與審批、采購與驗收、付款審批與執(zhí)行等業(yè)務都是由同一部門或一個領導同時管理采購部與財務部。也有企業(yè)雖然有分工但是執(zhí)行力很差。

（二）采購支出不真實。采購人員與供貨商私下協(xié)商以高價支付，私吞回扣，或者以價高質次的方式采購商品套取公司利益。采購人員與部門領導相互勾結私設皮包公司，指定皮包公司的成為公司長期供貨商，然后又以皮包公司的名義與真實的供貨商確定采購業(yè)務這里盡量壓低價格與自已的采購方公司盡量提高價格謀大量私利。

（三）合同條款不明確。有些采購合同條款只標明所訂購的產(chǎn)品，單價，金額，不標明產(chǎn)品的規(guī)格、型號或標出的型號、規(guī)格不詳細，有些采購合同僅標明供貨商，也不標明產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家。有部份采購人員會利用這一漏洞，會用高價來購買低次品，低等級的產(chǎn)品。

（四）授權制度不完善。交易授權是指任何業(yè)務的進行都要需要由負責人在規(guī)定的權力和責職范圍內授權，特別是在采購環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)越權審批的情況，重要性較強的物資采購也不進行集體決策和審批，不進行規(guī)范招標和投標行為，也不進行其他的公開的采購方式，更有甚者沒有經(jīng)授權的人員、部門批準也辦理采購與付款業(yè)務。

（五）招標行為不規(guī)范。采用招標方式采購的價格比非招標方式采購的價格還要高。限制有競爭能力的供應商參加投標、負責招標的工作人員與供應商勾結、或者評標人員在決策、監(jiān)督上都沒有進行實質性的發(fā)揮自已應有的責任。

三、采購與付款控制措施

筆者所在企業(yè)屬于珠寶、鉆石（除裸鉆）、金、銀制品、鉓品及金屬制品、工藝品的批發(fā)零售企業(yè)。大量的銷售也就需要大批量商品的采購。商品采購是提升企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的前提條件，沒有采購銷售就不能進行。企業(yè)的采購不僅是采購數(shù)量，還要保證商品質量，采購市場范圍寬，而且對采購活動要求特別嚴格。他要對全企業(yè)的銷售需求品種、需求量、商品流轉時間進行深入的研究，要對國內國外眾多的供應廠商進行分析研究，還要對采購過程中各個環(huán)節(jié)進行解剖分析，才能完成好采購任務、保證企業(yè)經(jīng)營所需的各種商品的適時適量供應。在采購的同時會涉及到付款的重要環(huán)節(jié)，需要詢價人與采購人分別按兩個崗位進行，做到相互制衡性原則，確保在供應商選擇，商品質量和價格是最合理的。

（一）崗位分工要明確。企業(yè)應當建立詢價與采購分開的責職，明確相關部門與崗位的職責、權限。在審核采購業(yè)務時按采購目標的重要性，按金額大小，按管理層分級設立，各管理者在各自的授權范圍行使職責和承擔責任，崗位執(zhí)行者在各自崗位履行職責，相互分離又相互牽制。

（二）嚴格控制采購付款支出的真實性。為了達到控制采購付款的真實性的目標，倉庫驗收人員必須獨立于采購部門、財務部的人員來擔任，由該驗收人員根據(jù)對方單位的送貨單和合同規(guī)定的規(guī)格、數(shù)量、型號、質量，等技術資料來驗收收到的貨物。 驗收人員經(jīng)過嚴格核查確認無誤后驗收入庫存，填制入庫單并簽字。如碰上需要專業(yè)人士來簽定試行的貨物，在沒有進過專業(yè)人士簽定試行簽字確認的，不允許進行驗收入庫。對采購業(yè)務的各種憑證進行嚴格的審核，是保證業(yè)務的合法性，真實性、內部控制制度的嚴謹性的重要流程。財務部門在支付采購款之前應對審請付款單的附件：采購合同，送貨單及驗收簽字后的入庫單等都要進行認真審核，確認該業(yè)務的真實性后按付款流程進行支付采購款。

（三）合同條款必須明確。在訂立采購合同時應當寫明所要訂購的商品、單價和金額、型號、規(guī)格、供應商。對于相關條款不明確的，或者不詳細的，應要求合同簽訂者重新簽訂補充合同或者重簽主要合同，防止出現(xiàn)價高質次，或者低質量的商品。涉及到各種采購折扣和折讓的，必須在合同上注明，以示真實，必要時有相關部門陪同詢價者實地約談，防止公司利益為私人占有。

（四）建立完善的授權制度。由董事會或類似決策機構來決定采購與付款審批人、審批范圍和審批權限，決定采購與付款審批人不在時委托代理人的權限。超越審批權限應做無效處理，相關崗位人員向董事會或者相關權利人報告越權審批業(yè)務。采購合同的簽訂必須經(jīng)過有關授權人員審批；重要和技術性較強的物資采購部門應該實行集體決策和審批，不可盲目采購、采購過量、采購不及時等行為。

（五）招標行為要規(guī)范。為了能以最低的價格獲得同等質量的產(chǎn)品或者能最低的價格獲得質量相對高的產(chǎn)品，企業(yè)可以采取招標的方式。但企業(yè)應當采用公平、公正的形式，不得限制有競爭力的供應商參加投標，杜絕陪標企業(yè)出現(xiàn)。這就需要高層管理人員落實好招標的各項工作，對于招標中的一些具體情況應當提交董事會，保證其合理性、合規(guī)性。同時股東應當下派人員進行監(jiān)督職能。對于招標價格明顯高于同行業(yè)同質量產(chǎn)品的價格?；蛘叱霈F(xiàn)陪標形為的應對其招標相關人員進行處分，從而保證招標順利進行。

四、采購與付款內部控制措施的改進建議

（一）企業(yè)應當建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協(xié)議，建立供應商管理信息系統(tǒng)，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結果對供應商進行合選擇和調整。

（二）企業(yè)應當加強商品采購供應過程的管理，做好采購業(yè)務各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務的可追溯性。及時跟蹤合同履行情況，對有可能影響供貨進度的異常情況，應出具書面報告及時提出解決方案。

（三）企業(yè)在付款時，應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況，應當拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損，

（四）企業(yè)應當加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行跟蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問的預付款項，應當及時采取措施。

（五）企業(yè)應當建立退貨管理制度企業(yè)倉儲部門在接到實物入庫存后，如果發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質量及規(guī)格不符合采購合同條款的。通過采購部門及時與供貨商聯(lián)系。對于數(shù)量上的短缺，一般要求供貨商補足，對于質量問題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓，如給企業(yè)造成損失的需要供貨商賠償損失，如果選擇退貨，倉儲部門與采購門應編制退貨通知單，經(jīng)主管人員審查后通知供貨商將貨物退回，同時將退貨憑單，交到財務部門，用以減應付賬款。如果要求供貨商折讓的，采購部門應在進行協(xié)商決定合理的價格進行折讓，并把相關憑證交至財務部門調整應付賬款。

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