略談新時期下檔案管理工作的電子化

霍騰達(dá)

摘要：信息化的時代已經(jīng)來臨，檔案管理工作也必將進(jìn)入電子化發(fā)展的舞臺，以數(shù)字化收集技術(shù)為方法，以存檔管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，文件的電子化管理的發(fā)展已經(jīng)成為必然的趨勢。因此，如果要提高對電子檔案的管理，一是必須提高對檔案管理電子化的認(rèn)識，其次是增加對電子檔案管理的責(zé)任感，從歷史的角度發(fā)掘電子檔案管理的真正意義，采用規(guī)范的管理方法，進(jìn)一步提升檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子化；探討

檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。檔案的缺檔、斷檔、死檔會給人員的變動、工資調(diào)整等人事管理帶來諸多困難。檔案管理工作在經(jīng)濟發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。

一、新時期檔案管理電子化是社會進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

二、檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

（一）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。

目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

（二）縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。檔案管理電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

（三）檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

（四）檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，以便使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。

三、現(xiàn)有的檔案管理方式不能滿足新時期檔案管理工作的需求

（一）檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程。

（二）現(xiàn)有的機讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化。

（四）現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

（五）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案管理電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案管理的電子化了。

四、檔案管理工作所應(yīng)采取的對策

（一）做好歸檔電子檔案文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）解決好電子檔案文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子檔案文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

（三）檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。

綜上所述，我國的檔案管理電子化是社會發(fā)展的必然趨勢，檔案管理工作將隨著信息技術(shù)革命的深入發(fā)生根本性的變革。