辦公室現(xiàn)代化管理芻議

劉鳳鳴

（中國石油蘭州石化公司動(dòng)力廠 蘭州 730060）

現(xiàn)代化管理已成為現(xiàn)代人類生活中最重要的領(lǐng)域之一，卓有成效的管理是組織實(shí)施有效運(yùn)行的保證。辦公室現(xiàn)代化管理就是利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，全面或部分代替辦公人員，以優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務(wù)的管理活動(dòng)。目前，辦公室現(xiàn)代化管理已將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機(jī)的結(jié)合在一起，形成了人、機(jī)器和管理對(duì)象三者之間的有機(jī)統(tǒng)一，并幫助辦公人員解決很多自身無法解決的問題，將手寫文件、信息布告、信件傳遞等傳統(tǒng)的方式由電腦錄入、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、電子郵件所代替，使辦公室管理從一個(gè)單純的交流場(chǎng)所，逐漸演變成為一個(gè)具有多種功能的綜合性信息資源交流場(chǎng)所，各類電子設(shè)備大量進(jìn)入辦公場(chǎng)所，使辦公室的現(xiàn)代化配置越來越專業(yè)，功能也越來越強(qiáng)大，有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。

一、 辦公室現(xiàn)代化管理的基本特征

在辦公室現(xiàn)代化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，主要呈現(xiàn)出以下五個(gè)方面的特點(diǎn)：

1、 信息管理的集成化

辦公室現(xiàn)代化管理系統(tǒng)軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

2、 文檔管理的電子化

辦公室現(xiàn)代化管理使各種文檔實(shí)現(xiàn)了電子化，可使各類文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行文檔的檢索使用和共享。

3、 輔助辦公的自動(dòng)化

辦公室是綜合職能部門，工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車輛管理、物品管理、資料管理等等，辦公室現(xiàn)代化管理實(shí)現(xiàn)了這些日常事務(wù)性辦公工作的自動(dòng)化。

4、 工作流程的規(guī)范化

在辦公系統(tǒng)都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)、事務(wù)管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤等，都是一些流程化的工作，通過現(xiàn)代化管理就可實(shí)現(xiàn)流程過程的自動(dòng)記錄和動(dòng)態(tài)跟蹤等，實(shí)現(xiàn)工作流程的規(guī)范化，可有效提高單位辦公工作效率。

5、 協(xié)同共享的網(wǎng)絡(luò)化

通過運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。例如電子公告、電子論壇、電子刊物，郵件系統(tǒng)，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時(shí)了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)，不僅使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢，而且也促進(jìn)了分布式辦公和遠(yuǎn)程辦公的實(shí)現(xiàn)。

二、 辦公室現(xiàn)代化管理的影響因素

OA（Office Automation）系統(tǒng)為辦公室現(xiàn)代化管理提供了有效的手段，為管理人員的決策提供了詳盡的、全面的、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，促使管理方法由定性向定量發(fā)展。雖然，辦公室現(xiàn)代化管理必須依托計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化技術(shù)；但是，辦公自動(dòng)化不等于辦公室現(xiàn)代化管理，前者是技術(shù)平臺(tái)，后者是人機(jī)合一的管理系統(tǒng)。在辦公室現(xiàn)代化管理中，“人”是決定因素，是管理活動(dòng)的設(shè)計(jì)者、指導(dǎo)者和成果享用者；而“機(jī)”是指辦公設(shè)備，它是辦公現(xiàn)代化管理的必要條件，是管理活動(dòng)的工具和手段。因此，影響辦公室現(xiàn)代化管理的主要因素有三個(gè)方面。

首先是實(shí)施現(xiàn)代化管理的管理者——“人”，這是核心因素。思想決定行動(dòng)，行動(dòng)決定結(jié)果。辦公室現(xiàn)代化管理如同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一樣，它本身不是目的，而是一種應(yīng)用技術(shù)和工具，是一門應(yīng)用管理學(xué)科和信息技術(shù)的管理系統(tǒng)。管理者的現(xiàn)代化管理思想和應(yīng)用現(xiàn)代化管理工具的技能行為，成為推進(jìn)辦公室現(xiàn)代化管理的首要因素。

其次是現(xiàn)代化管理技術(shù)的支持平臺(tái)——“硬件”，這是關(guān)鍵因素。沒有一定的現(xiàn)代化辦公設(shè)備支撐，僅有先進(jìn)的管理思想和技能嫻熟的管理者隊(duì)伍，也是難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公管理的。

第三是管理對(duì)象和管理環(huán)境——“軟件”，這是保證因素。良好的管理環(huán)境是一種氛圍，所有管理者的思想行為均能貫穿著現(xiàn)代化管理的積極意識(shí)，管理者的辦公行為、工作習(xí)慣等均形成一個(gè)充滿活力的管理氛圍，這是實(shí)現(xiàn)辦公室現(xiàn)代化管理的保證因素。如果沒有良好的管理氛圍或環(huán)境，就難以形成辦公室現(xiàn)代化管理的整體效能。

三、 辦公室現(xiàn)代化管理的基本作用

辦公室現(xiàn)代化管理是企業(yè)現(xiàn)代化管理的主要標(biāo)志，也是企業(yè)信息化建設(shè)的應(yīng)用成果。在現(xiàn)代企業(yè)，辦公室現(xiàn)代化管理已于企業(yè)信息化管理和文檔電子化（無紙化辦公）融為一體。發(fā)揮出三個(gè)獨(dú)特的作用。

一是辦公室現(xiàn)代化管理是實(shí)現(xiàn)信息管理中樞的支撐平臺(tái)

隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對(duì)和本單位經(jīng)營管理和運(yùn)營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息需求日益增加。信息是辦公室現(xiàn)代化管理中被加工的對(duì)象，信息管理型的辦公系統(tǒng)，是辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實(shí)際上是信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級(jí)機(jī)構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。作為一個(gè)現(xiàn)代化的企業(yè)，為了提升決策的前瞻性，優(yōu)化日常管理工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位各個(gè)部門信息共享的綜合數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)。

二是辦公室現(xiàn)代化管理是實(shí)現(xiàn)文件管理中樞的應(yīng)用工具

通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量的文件處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計(jì)算機(jī)文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、存儲(chǔ)等辦公室現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，依托其先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)了文檔管理的“電子柜”。

三是辦公室現(xiàn)代化管理是實(shí)現(xiàn)事務(wù)服務(wù)中樞的輔助手段

辦公室工作經(jīng)常處理大量的事務(wù)性工作，諸如會(huì)議安排、工作日程、事務(wù)接待、業(yè)務(wù)往來、人事管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表處理、個(gè)人數(shù)據(jù)庫等等，傳統(tǒng)的管理方法已不能適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展的需要，而辦公室現(xiàn)代化管理系統(tǒng)正好成為提高工作效率、提升工作質(zhì)量的有效輔助手段。

辦公室現(xiàn)代化管理系統(tǒng)本身是一個(gè)多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化只是其中的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級(jí)的自動(dòng)化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成了一個(gè)更高級(jí)的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，這是辦公室管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

總之，現(xiàn)代化的辦公管理，因?yàn)樗诒举|(zhì)上提高了辦公系統(tǒng)的工作效能和運(yùn)行效率，它不僅降低了辦公系統(tǒng)管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)，更加降低了辦公成本，提高了辦公室管理的快捷化、程序化和信息化，為企業(yè)信息交流和事務(wù)管理開拓了時(shí)空，應(yīng)積極采取措施加大推進(jìn)力度。

[1]周淑芹辦公自動(dòng)化中的電子文件歸檔管理[J]合作經(jīng)濟(jì)與科技2008.1

[2]李傳明趙利榮高校二級(jí)學(xué)院辦公室信息化管理研究[J]中國學(xué)術(shù)研究2007.10