淺談在新時(shí)期如何做好檔案管理工作

李晨

摘要：隨著社會建設(shè)水平的不斷提高，可持續(xù)發(fā)展成為了一項(xiàng)非常重要的目標(biāo)，企業(yè)和機(jī)構(gòu)需要重視檔案管理的重要性，傳統(tǒng)的文件管理模式不僅需要很長的時(shí)間來執(zhí)行，而且與現(xiàn)代管理辦法不兼容，不利于公司和相關(guān)機(jī)構(gòu)的長遠(yuǎn)發(fā)展。本文重點(diǎn)分析了檔案管理的現(xiàn)狀和檔案管理的創(chuàng)新措施，以期促進(jìn)檔案管理的快速優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；方法

檔案是一個(gè)單位的基礎(chǔ)、資源和財(cái)富。檔案管理工作涉及到每個(gè)部門和個(gè)人，它也是企業(yè)和機(jī)構(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄。通過檔案記錄，該機(jī)構(gòu)工作的歷史面貌可以真正地再現(xiàn)。重視檔案工作和規(guī)范管理對提高各部門工作效率具有重要意義。

創(chuàng)新是檔案管理發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)和新階段對檔案工作提出了更切合實(shí)際的要求。為了滿足這一要求，檔案工作必須有新的思路、新的理論和新的方法。我們必須解放思想，脫離傳統(tǒng)觀念；我們必須與時(shí)俱進(jìn)，樹立偉大的服務(wù)理念。我們必須在發(fā)展文化事業(yè)的環(huán)境中正確地定位自己，發(fā)展自己。

一、做好新時(shí)期檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義

檔案管理是為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的崇高事業(yè)。在建設(shè)小康社會、構(gòu)建和諧社會的過程中，檔案管理工作越來越深入地滲透到社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)方面。檔案管理對深入研究和貫徹黨的精神，提高黨的執(zhí)政能力，促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。檔案是社會先進(jìn)文化的物質(zhì)載體。檔案是人類社會發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物。這是一種“凝固的歷史”。它記錄和傳達(dá)了人類的各種工作和活動(dòng)，可以促進(jìn)先進(jìn)文化的傳播與交流。建立檔案管理是傳播和建立先進(jìn)文化的載體。

二、檔案管理的方法

《中華人民共和國檔案法》規(guī)定了檔案工作的基本原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、維護(hù)檔案的完整性和安全、方便社會各方面的使用。根據(jù)國家對檔案工作的具體操作建議，一個(gè)單位的檔案管理和維護(hù)應(yīng)當(dāng)做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、檔案維護(hù)，確保檔案的安全，有利于社會各方面的使用。

（一）單位負(fù)責(zé)人的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)前，傳統(tǒng)的文件管理過程中存在許多問題。例如，領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理沒有很強(qiáng)的現(xiàn)代化意識，人才短缺，資金不到位，檔案管理設(shè)備和技術(shù)不先進(jìn)等。因此需要加強(qiáng)對檔案管理的重視。如何引起領(lǐng)導(dǎo)的注意？首先，我們必須自我推銷，讓領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)識和欣賞自己。當(dāng)然，自我推銷并不是一直去討好領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作人員需要在日常工作中，做到實(shí)事求是，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性是必要的。在資源有限的條件下，將檔案的管理組織有序，可以保證檔案的絕對安全并得到充分利用，做出一定的成績，使領(lǐng)導(dǎo)能夠注意到自己，更加了解自己的工作；其次，我們還必須加大宣傳力度，平時(shí)多和領(lǐng)導(dǎo)者們談?wù)勎募芾淼闹匾?，談?wù)勂渌冗M(jìn)單位檔案管理的先進(jìn)性，談?wù)勎覀冞€有什么缺點(diǎn)。最后，在與其他部門同事的日常溝通中，我們也必須做好檔案管理工作的重要宣傳。我們必須得到其他同事的承認(rèn)，不能讓他們感到資源分配不均，造成不必要的沖突。

（二）單位檔案實(shí)行集中管理。一個(gè)單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案以及與專業(yè)工作相關(guān)的專業(yè)檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設(shè)備技術(shù)實(shí)現(xiàn)集中管理。集中管理有很多優(yōu)勢，如能引起管理層的關(guān)注、能更好的實(shí)施各項(xiàng)工作制度、能減少管理及維護(hù)成本、能節(jié)約管理場地的建設(shè)、能充分采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。

（三）檔案的維護(hù)。日常我們要對檔案的全面完整性、真實(shí)性、時(shí)效性以及規(guī)范性進(jìn)行維護(hù)，這是檔案管理最起碼的基本要求，完整有效規(guī)范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。全面完整性：主要是指三個(gè)方面，第一是數(shù)量的完整，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質(zhì)量意義上的完整，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對各種檔案制成材料產(chǎn)生不同程度的損害，一旦發(fā)生這些情況，為了使這些破損檔案恢復(fù)原貌，繼續(xù)發(fā)揮作用，必須由專業(yè)人員對破損檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。

（四）檔案的安全防護(hù)。安全主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實(shí)做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全；二是要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數(shù)字檔案需進(jìn)行加密處理，檔案室內(nèi)需安裝360度無死角攝像頭，同時(shí)還需做到人離鎖落、定期對檔案室進(jìn)行檢查清點(diǎn)等。

三、結(jié)語

檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺階。

參考文獻(xiàn)：

[1]試析我國檔案管理模式的改進(jìn)[J].孟潔.科技資訊.2013（21）.

[2]檔案管理模式改革在檔案管理中的應(yīng)用[J].劉安琪.辦公室業(yè)務(wù). 2018（04）.

[3]大型企業(yè)安全生產(chǎn)檔案集團(tuán)化管控研究[J].杜二瑞，陶蔚青.機(jī)電兵船檔案.2018（01）.

[4]高校檔案信息化發(fā)展趨勢與設(shè)想[J]. 王媛媛.中國信息化.2018（01）.