云協(xié)同支持的智能教育辦公新樣態(tài)

張文梅 李迎 張一春

摘要：協(xié)同辦公是利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息化而提供給多人溝通、共享、協(xié)同一起辦公的一種新型辦公方式。將協(xié)同理念創(chuàng)新性的融入到教育辦公中，具有一定的實(shí)踐意義。文章闡釋了協(xié)同辦公的理念及優(yōu)勢(shì)，突出體現(xiàn)了協(xié)同辦公的優(yōu)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；云協(xié)同；協(xié)同辦公

一、引言

教育信息化首先強(qiáng)調(diào)教學(xué)信息化，近幾年來，改革創(chuàng)新教育方式的步伐加快，也催生了一系列教學(xué)新名詞，像慕課，翻轉(zhuǎn)課堂，移動(dòng)課堂等。教學(xué)信息化進(jìn)程加快并取得了顯著成效，而作為教學(xué)主體的教師，在學(xué)校的日常工作不僅包括教育教學(xué)，教育辦公也占據(jù)著教師大量的時(shí)間。傳統(tǒng)的教育辦公方式速度慢，成效低，繁雜的學(xué)校事務(wù)占去教師大量時(shí)間不說，并且收效甚微，改革教育辦公方式成為當(dāng)下教育改革的一項(xiàng)重要任務(wù)。云計(jì)算技術(shù)以其海量的資源，高速的運(yùn)行速率等優(yōu)勢(shì)得到了研究者們的青睞，而云計(jì)算當(dāng)中的協(xié)同技術(shù)也為創(chuàng)新教育辦公方式提供了無限可能，協(xié)同辦公應(yīng)運(yùn)而生。

協(xié)同辦公是利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息化而提供給多人溝通、共享、協(xié)同一起辦公的一種新型辦公方式，它是一種旨在給辦公人員提供方便、快捷、降低成本、提高效率的在線辦公方式[1]。協(xié)同辦公是將云協(xié)同技術(shù)應(yīng)用于辦公領(lǐng)域的一個(gè)大膽嘗試與創(chuàng)新運(yùn)用，在企業(yè)辦公中已經(jīng)初見成效，目前我國協(xié)同式的教育辦公還處于嘗試的初級(jí)階段，隨著我國數(shù)字校園、智慧校園的不斷建設(shè)，相信在不久的將來，把云協(xié)同應(yīng)用于教育辦公將會(huì)成為普及校園的一種教育管理方式。

二、智能教育辦公呼喚云協(xié)同

隨著網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和觸屏技術(shù)的發(fā)展，智能手機(jī)和平板電腦在人們?nèi)粘Ｉ钪械氖褂迷絹碓狡毡?，且功能日益?qiáng)大，辦公自動(dòng)化也不再局限于電腦和互聯(lián)網(wǎng)，教育工作者需要隨時(shí)隨地都可以參與辦公，提高效率，教育辦公智能化是發(fā)展的必然趨勢(shì)。雖然現(xiàn)在的辦公方式已經(jīng)逐步向智能化靠近，辦公自動(dòng)化深入人心，但目前的辦公系統(tǒng)還是存在過于依賴互聯(lián)網(wǎng)、辦公設(shè)備固定等局限性，并且我國現(xiàn)階段對(duì)辦公系統(tǒng)的研究尚處于初級(jí)階段，各方面研究還不成熟，與理想的可以隨時(shí)隨地辦公還有一定差距，不能大量投入學(xué)校使用。設(shè)備技術(shù)的更新?lián)Q代召喚著新辦公時(shí)代的到來，辦公機(jī)器、系統(tǒng)、服務(wù)設(shè)施需要能夠讓任何一位工作者感覺使用方便、舒適[2]?；诖朔N狀況，協(xié)同辦公出現(xiàn)了。

近幾年來，隨著云計(jì)算技術(shù)的快速發(fā)展，其研究領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，引起了研究者和實(shí)踐者的大量關(guān)注。云計(jì)算是以虛擬化技術(shù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)為載體提供基礎(chǔ)架構(gòu)、平臺(tái)、軟件等服務(wù)形式，整合大規(guī)?？蓴U(kuò)展的計(jì)算、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)、應(yīng)用等分布式計(jì)算資源進(jìn)行協(xié)同工作的超級(jí)計(jì)算模式[3]。云協(xié)同是云計(jì)算的一項(xiàng)重要技術(shù)，它具有海量數(shù)據(jù)分布存儲(chǔ)和管理技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通訊功能，能夠?qū)⑿畔l(fā)布在公共信息平臺(tái)，以此來實(shí)現(xiàn)協(xié)同創(chuàng)作。

智能教育辦公需要云協(xié)同技術(shù)的支持。利用協(xié)同技術(shù)可以將日常的辦公從紙面上轉(zhuǎn)移到電腦桌面甚至個(gè)人的手機(jī)上，一份文件可以實(shí)現(xiàn)多人共同閱讀編輯，使辦公逐漸擺脫了時(shí)間、地域與形式的限制，節(jié)約人力物力資源，提高辦公效率，從而讓教育工作者能夠有更多的時(shí)間與精力來研究教育教學(xué)工作，創(chuàng)新教學(xué)理念、方式，更快更好的推進(jìn)教育信息化建設(shè)。

三、協(xié)同辦公優(yōu)勢(shì)分析

（一）融合了移動(dòng)通信技術(shù)，形成了更加人性化的虛擬辦公環(huán)境。

從傳統(tǒng)辦公到辦公自動(dòng)化發(fā)展至今，協(xié)同辦公已然不再是一個(gè)從未聽聞的新鮮名詞，協(xié)同經(jīng)過幾年的發(fā)展，已經(jīng)在企業(yè)辦公中得到了很好的反響，協(xié)同的辦公方式，產(chǎn)生了1+1>2的產(chǎn)業(yè)效益，明顯提高了工作效率。將協(xié)同理念應(yīng)用于教育辦公，可以極大程度的解放人力，讓教師將更多的時(shí)間留給教學(xué)研究，創(chuàng)造更大的價(jià)值。尤其近幾年在融合了移動(dòng)通信技術(shù)之后，辦公可以不再受時(shí)間、空間的限制，便攜的移動(dòng)設(shè)備也可以成為辦公的工具，逐漸形成了更具人性化的虛擬辦公環(huán)境。

（二）互聯(lián)網(wǎng)交互技術(shù)等的應(yīng)用，使得辦公方式更加智能化。

互聯(lián)網(wǎng)交互技術(shù)等的應(yīng)用，增強(qiáng)了設(shè)備的實(shí)時(shí)協(xié)同功能。通過在協(xié)同軟件或平臺(tái)內(nèi)建立部門小組，在群組內(nèi)下達(dá)指令，發(fā)布信息，討論相關(guān)事項(xiàng)。發(fā)布的文件能夠在平臺(tái)或軟件上實(shí)時(shí)協(xié)作編輯，甚至可以在平臺(tái)上開展遠(yuǎn)程會(huì)議，大家的意見記錄會(huì)在平臺(tái)上自動(dòng)保存，歷史記錄可以隨時(shí)查看，節(jié)省了整理文檔資料的時(shí)間，使得辦公方式更加智能化。

（三）可選擇的免費(fèi)協(xié)同平臺(tái)眾多，節(jié)約成本。

目前市面上可供使用的協(xié)同平臺(tái)很多，像比較常用的有office online、百會(huì)辦公、石墨文檔等，且大部分都會(huì)提供免費(fèi)服務(wù)，具有支持文檔的實(shí)時(shí)審閱和共同創(chuàng)作、支持多終端使用等功能，可實(shí)現(xiàn)文檔的實(shí)時(shí)在線協(xié)作，有效實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)共享，使隨時(shí)隨地的辦公成為可能，為教師提供更大空間。并且平臺(tái)在安全性和私密性方面也在不斷提升，節(jié)省了辦公系統(tǒng)維護(hù)的費(fèi)用，低成本的投入成就高效率的工作，協(xié)同辦公將為教育領(lǐng)域帶來更多的可能。

四、結(jié)束語

我國目前的教育辦公發(fā)展?fàn)顩r并不容樂觀，先進(jìn)的硬件設(shè)備與便利的網(wǎng)絡(luò)條件未能得到充分發(fā)揮，協(xié)同辦公普及與使用度不高，存在嚴(yán)重的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。尤其是在大力推進(jìn)教育信息化的當(dāng)下，教育辦公水平與教育教學(xué)的差距過大，這在無形之中也會(huì)給教師增加壓力。目前我國對(duì)移動(dòng)協(xié)同辦公的研究尚還處于初級(jí)階段，在初級(jí)階段采用簡(jiǎn)單易操作的協(xié)作軟件或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)不失為一種好方法，操作簡(jiǎn)單，不需要對(duì)教師進(jìn)行專門的培訓(xùn)，節(jié)省了時(shí)間，也提高了效率。未來的教育辦公將會(huì)更加系統(tǒng)化和專業(yè)化，對(duì)協(xié)同辦公的研究也會(huì)更加細(xì)致化，教育辦公方式將向依托于在線協(xié)同平臺(tái)向協(xié)同辦公系統(tǒng)靠近。我相信，未來的教育辦公工作在先進(jìn)的系統(tǒng)支持下，一定會(huì)更加人性化和智能化，教師才能有更多的時(shí)間與精力研究教學(xué)工作，提高教育教學(xué)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]田靜靜.高校協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].華北電力大學(xué)（保定）華北電力大學(xué)，2011.

[2]立川道義.未來辦公趨勢(shì)：隨遇、通用辦公[J].微電腦世界，2007（07）：22-23.

[3]吳吉義，平玲娣，潘雪增等.云計(jì)算：從概念到平臺(tái)[J].電信科學(xué)，2009，25（12）：1-11.