如何做好機關文書檔案工作

吳佳興

檔案是歷史的縮影，它真實地記錄了一個國家、一個民族、一個地區(qū)乃至一個單位的發(fā)展進程。對我們正確地總結過去，指導現(xiàn)在，規(guī)劃將來都具有十分重要的參考價值，同樣檔案工作的好壞也直接影響著一個單位的工作作風和工作效率，檔案和檔案工作的這一本質(zhì)特點是我們認識做好文書檔案工作的基點。幾年來，我們在局黨委的重視和支持下，在上級業(yè)務部門的指導下，從加強文書檔案工作的基礎建設著手，認真做好機關文書檔案工作，有效地促進了機關各項工作的開展。

一、加強文書檔案工作的基礎建設

文書檔案工作的一大特點，就是平時不起眼，也不引人注目。但是如果平時基礎工作沒做好，到用再來補做，就會影響工作，為使機關文書檔案工作適應新時期水利系統(tǒng)事業(yè)發(fā)展的需要，我以為主要應從以下幾項工作做起。

1.做好收集工作，豐富檔案資源。文書收集是檔案工作的起點，是檔案的來源，它在整個文書檔案工作中是一個極為重要的環(huán)節(jié)。為此，從收集的宣傳工作做起，結合本單位的實際情況和過去的教訓，利用多種形式廣泛宣傳檔案集中管理的好處和重要性，宣傳過去檔案散失造成的損失和教訓，積極爭取領導重視和全局同志的支持。其次，建立收集制度。根據(jù)以前在收集工作中存在的問題，建立平時歸檔制度，在機關的檔案材料分類編目，做到平時按目歸檔，按材料的機密程度分開保管，“收得進”“拿得出”解決了過去檔案沒有人及時收，或者交了不放心、不方便的后顧之憂，從而保證了收集工作的正常展開。同時在平時的收集工作中，做檔案收集的有心人。遇事先思考兩件事：一是要收些什么？二是要提供些什么？用收集促提供，由提供促收集。為此，在收集工作上做到：勤記、勤收、勤催。上同領導匯報，下同各科室、基層單位聯(lián)系，把住發(fā)文關、打印關、印章關、會議關、動向關，確保檔案材料收集齊全。僅2006年，我們收集整理材料共458件，收集整理；照片檔案三百多張，建立了照片檔案，完成了整理任務，也大大豐富了我局的檔案內(nèi)容。

2.加強基礎工作，深化檔案內(nèi)涵。所謂檔案基礎主要是整理檔案，熟悉檔案，使檔案分類排列清楚、條線性強、對保存的檔案內(nèi)容做到心中有數(shù)，了如指掌，為提供利用檔案打好基礎。在整理檔案中，我認為檔案人員要在三個基本功上下功夫，即一要明確分類的標準，當分類標準選定后，在檔案材料整理中，就不能今年采用這種分類，明年采用那種分類，造成分類的混亂狀態(tài)。二是熟悉各種分類方法的特性，掌握每種分類的適用情況。三要掌握本單位的組織變動情況、職能情況、檔案材料形成情況。按照這三個要求，根據(jù)水利系統(tǒng)的機構設置多變，總職能任務不變的特點，選擇年度結合問題的分類方法，采用這種方法進行分類整理既保持了文件之間的聯(lián)系，又保持人與檔案的連續(xù)性和檔案分類的穩(wěn)定性，如實反映水利系統(tǒng)工作的歷史面貌。在組卷上，從方便利用的角度去考慮，采用了專題組卷，專題組卷在整理上、鑒定上、編目上、保管上、利用上都比較方便。另外，做好檔案編研工作。我們根據(jù)單位的實際情況和各種檢索工具的特點，在檔案整理的基礎上編制若干種配合的實用的檔案檢索工具。比如：在內(nèi)容著錄上采用卡片式檢索工具、在裝訂結構上采用薄冊式檢索工具。這種檢索工具具有內(nèi)容簡便、易懂、易查、保管方便、添減靈活的特點，為更好開展檔案利用工作服務。

3.建立健全規(guī)章制度，逐步實現(xiàn)“以法治檔”。給做好檔案工作指引方向?！稒n案法》的頒布，機關文書檔案工作也必須建立健全必要的規(guī)章制度才能使機關文書、檔案工作做到有法可依，有章可循，我根據(jù)文書檔案工作的要求，制訂了“收文制度”“閱文制度”“借文制度”“整理制度”“立卷制度”等規(guī)范性文件，這些制度和規(guī)定，是我們機關文書檔案工作的準則，人人要遵守，人人要照辦，使我局的文書檔案工作逐步走了管理制度化和業(yè)務規(guī)范化軌道。

二、主動做好檔案的提供利用工作

提高思想認識，明確服務方向，是主動做好檔案利用工作的前提，提高思想認識，就是思想上必須認識兩點：一是認清檔案工作在水利系統(tǒng)工作中的地位和作用，樹立起光榮感、責任感、緊迫感，增強事業(yè)性；二是認清檔案工作是一項服務性工作，樹立為第一線服務的觀念，明確為各級領導服務，為各部門業(yè)務及本單位的中心工作服務的方向。熱愛本職工作，在檔案利用工作上真正做到主動了解、熱情接待，細心詢問，耐心查找。檔案的提供利用工作是一個單位文書檔案工作的最終目的，也是衡量一個單位文書檔案工作水平的尺度。幾年來，我們在探討如何做好檔案的提供利用工作中，注重了檔案提供利用工作的“主動性”“超前性”。比如在增打人畜飲水井階段，我們及時將國家、省廳、綏化市局有關增打人畜飲水井的方針、政策，以及外省市的經(jīng)驗等有關材料準備好，等待領導利用，后來在局領導要制訂規(guī)劃決策時，我們預先準備的檔案材料全部被利用上了。

三、加強檔案管理現(xiàn)代化建設

1.加大投入力度。要應積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才，編輯檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性；要配置掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化，徹底解決老檔案破損、遺失問題，確保原件的永久保存。

2.建立了專業(yè)檔案網(wǎng)站。并與市政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

3.加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來數(shù)字檔案最主要的來源。我們要實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并歸檔，促進了機關檔案室的電子化進程。

4.領導要高度重視。各級領導，尤其主管檔案工作的領導，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項、重要課題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達任務，指導檔案管理工作開展，幫助解決工作中實際存在的困難和問題。要重視和加強本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，在本系統(tǒng)造成一種互幫互學，你追我趕的競爭態(tài)勢，以先進帶動落后，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長初短，共同提高。