加強與改進廣西鐵路建設項目檔案業(yè)務培訓之管見

陳維琪

（南寧局集團公司檔案館 館員 廣西 南寧 530029）

廣西鐵路建設項目檔案（以下簡稱建設檔案）是鐵路檔案系統(tǒng)分類之一。隨著廣西乃至全國鐵路建設快速推進，此類檔案呈現(xiàn)歸檔數(shù)量激增、管理標準提高、利用頻次加大的趨勢，如何與時俱進地做好其管理工作，是擺在檔案部門和人員面前的嚴峻課題。筆者以為回答好這一課題，關鍵在于必須堅持以人為本理念，強化建設檔案業(yè)務培訓，努力培養(yǎng)一支愛崗敬業(yè)、素質(zhì)優(yōu)良、勇于擔當?shù)臋n案管理員隊伍，以適應形勢發(fā)展、任務變化要求?；诖?，本文試結(jié)合南寧局集團公司檔案管理實踐，就如何端正培訓認識、健全培訓制度、創(chuàng)新培訓方式，切實提高建設檔案業(yè)務培訓質(zhì)量，略陳管見。

1 建設檔案業(yè)務培訓的意義與作用

1.1 是實現(xiàn)隊伍素質(zhì)新提高的重要途徑企業(yè)管理以人為本。作為企業(yè)管理重要方面的檔案管理同樣要把不斷提高管理者即檔案管理員的綜合素質(zhì)作為一項戰(zhàn)略性長期性的任務擺上日程持續(xù)推進，而堅持面向檔案管理員開展思想、業(yè)務培訓是被實踐反復證明是為之必要行之有效的方法和途徑。如通過培訓能夠有意識有目的地引導檔案管理員們切實增強做好本職工作的責任感和使命感，在迸發(fā)他們愛崗敬業(yè)熱情上不斷取得新進展；又如通過培訓可以有計劃有步驟地幫助檔案管理員們真正掌握履行崗位職責的技能和本領，在激活他們創(chuàng)先爭優(yōu)潛能上不斷實現(xiàn)新突破。

1.2 是順應工作任務新特點的內(nèi)在要求建設檔案既具有原始性、真實性、價值性等檔案的一般特征，又具有有別一般檔案的鮮明特點和作用：一方面，它作為鐵路企業(yè)特殊知識資產(chǎn)，是鐵路建設項目的真實記錄，又是保護企業(yè)利益的法律憑證，還是鐵路升級改造的重要依據(jù)；另一方面，建設檔案承載的是服務功能強大、經(jīng)濟投入巨大的鐵路建設內(nèi)容，收集好、保管好、利用好這些寶貴的資料、數(shù)據(jù)等，對于提升鐵路建設綜合效益、推動地方經(jīng)濟社會發(fā)展都有極其重要的意義。

此外，近年來，廣西壯族自治區(qū)黨委、區(qū)人民政府和南寧局集團公司搶抓國家西部大開發(fā)先機，實現(xiàn)了經(jīng)濟后發(fā)地區(qū)鐵路建設躍居全國前列的驕人成績：截至2017年底，南寧局集團公司管內(nèi)建成高鐵里程1859km（其中廣西境內(nèi)1790km），高鐵里程位居全國鐵路第4；總線路運營里程達到5804km，較2013年增加47.1%。廣西路網(wǎng)規(guī)模快速擴充，為廣西經(jīng)濟社會發(fā)展彰顯后發(fā)優(yōu)勢奠定了堅實基礎；表現(xiàn)在檔案資料管理工作上，就是負責接收、管理建設檔案的工作量明顯加大，圖1為2013年廣西建成首條高鐵后南寧局集團公司檔案館工作量統(tǒng)計。從圖1可知2013～2017年5年該館共接收建設項目檔案2.53萬卷，占這個館1953年至今館藏鐵路建設項目檔案6萬余卷的42%。

圖1 南寧局檔案館近年新增建設檔案統(tǒng)計

建設檔案的鮮明特點和持續(xù)加重的管理任務，要求我們切實加強業(yè)務培訓以提高管理人員素質(zhì)，為提升建設檔案管理效率和水平提供有力支撐。

1.3 是掌握工作對象新要求的現(xiàn)實選擇建設檔案內(nèi)容龐雜，涉及立項審批、項目設計、工程管理、及施工、監(jiān)理、合同、技術、工藝、設備、財務文件等方方面面，僅靠傳統(tǒng)檔案管理方法、手段難以達到新形勢對檔案管理工作的標準和質(zhì)量要求，必須通過培訓幫助檔案管理員緊跟信息化發(fā)展步伐，努力具備將信息化技術運用到工作之中的能力，如能夠利用DVD光盤、移動硬盤等數(shù)字化存儲媒介備份紙質(zhì)檔案，加大檔案保存安全性系數(shù)；能夠運用計算機建立目錄數(shù)據(jù)錄入和查詢，提高檔案管理便捷化水平；能夠掌握現(xiàn)代傳輸方法滿足現(xiàn)場查閱檔案資料合理需求，破解檔案資料利用老大難矛盾。簡言之，就是要利用檔案業(yè)務培訓平臺，增強檔案管理員掌握新知識順應新要求創(chuàng)造新成績的能力。

2 建設檔案業(yè)務培訓的現(xiàn)狀與分析

2.1 培訓計劃基本兌現(xiàn)南寧局集團公司檔案館重視建設檔案業(yè)務培訓，除每兩年固定舉辦一次全局范圍的培訓外，還不定期深入柳州、桂林、百色等鐵路建設項目施工現(xiàn)場，幫助、指導相關單位和人員解決檔案管理業(yè)務中的難題。據(jù)統(tǒng)計，2010年至2017年累計培訓鐵路建設項目檔案管理人員3166人次，占應培計劃人次的92.3%?？傮w上看，通過培訓多數(shù)檔案管理員崗位業(yè)務能力增強，差錯率降低，為南寧局集團公司檔案管理工作整體加強，起到了積極的保證作用。

2.2 培訓工作仍待加強我們既要看到建設檔案業(yè)務培訓有較好的基礎，更要正視此項工作存在的以下不足和差距。

2.2.1 思想認識存在偏差 根據(jù)相關文件規(guī)定，鐵路建設項目檔案編制工作由建設單位負責。建設單位應按接管單位檔案部門提出的要求，組織各參建單位做好文件材料形成、積累工作。然而實際狀況令人堪憂，無論是建設單位還是參建單位對檔案工作的重要性、復雜性都不同程度地缺乏正確認識，片面地認為抓工程進度、質(zhì)量為實為重為先，檔案管理是軟任務可以緩抓慢抓后抓，在這種錯誤認識支配下，多數(shù)建設單位沒有把檔案業(yè)務培訓納入管理日程，缺乏培訓計劃，往往臨到建設項目結(jié)束且建設檔案作為竣工交驗內(nèi)容之一時，才突擊進行檔案管理業(yè)務培訓的補課工作，由于建設項目竣工時間相對集中導致培訓需求驟然增加，集團公司檔案館囿于人員緊缺難以一一進行指導，只好采用選擇培訓重點、壓縮培訓時間等方法予以應對，培訓效果難免受到影響。上述認識偏差在參建單位造成的后果更為嚴重，如一些參建單位把檔案整理看作是貼貼封面，編編張?zhí)柕暮唵蝿趧?，對輸送人員參加檔案管理業(yè)務培訓不重視甚至不支持，不僅導致近年來基層單位參培人員數(shù)量逐年減少（詳細數(shù)據(jù)和走勢見圖2），而且制約了檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)的提高，使得案卷質(zhì)量達不到移交要求，一定程度上影響了建設項目的竣工交驗。

圖2 近年集團公司建設項目檔案業(yè)務培訓人數(shù)統(tǒng)計

2.2.2 管理制度亟需落實 有的建設、參建單位檔案管理制度缺失，工作“無法可依”，隨意性嚴重；有的看似管理制度健全，但具體內(nèi)容卻是復制上級文件，缺乏針對性和約束力，導致一些檔案員長期處于領導無暇管、本人不愿學的狀態(tài)，既不了解施工情況，又無基本建設管理知識，甚至沒有參與過工程建設，這樣的“門外漢”是不可能做好檔案管理工作的；尤其需要引起注意的是，有的單位對建設檔案工作的專業(yè)性、系統(tǒng)性、連續(xù)性缺乏正確認識，臨時指定人員負責檔案管理、頻繁更換檔案管理人員的現(xiàn)象屢見不鮮，有的工程還未進行到一半，檔案員就已換了好幾個，其結(jié)果是參加過培訓掌握了知識的離開檔案管理員崗位、業(yè)務“空白”的新接手的同志需要從頭學起，既造成既往培訓成果付諸東流，又嚴重影響日后培訓進程有序推進。

2.2.3 培訓方式缺乏新意 最近，南寧局集團公司檔案館面向部分鐵路建設項目單位和檔案員作了“培訓現(xiàn)狀怎么看，加強改進如何干”專題問卷調(diào)查，從收回的答卷看，集中反映的問題是授課內(nèi)容一成不變，有“炒舊飯”之嫌，難以滿足培訓對象求知欲望；授課形式陳舊呆板，未能擺脫居高臨下、單向灌輸窠臼，與培訓對象渴望的師生互動教學相去甚遠；授課方法存在“一鍋燴”，授課老師為了“省事、省時”而不顧培訓對象工作性質(zhì)的差異，人為地將諸如“四電專業(yè)”檔案管理要求與“橋梁、隧道”資料保管要領合在一起進行培訓，導致培訓對象一頭霧水，未能達到培訓預期。

2.3 提升培訓質(zhì)量具有潛在優(yōu)勢筆者通過對近幾年參加建設檔案業(yè)務培訓人員和目前在崗的檔案管理員隊伍有關情況分析，感到培訓對象具有年紀較輕、學歷較高的鮮明特點，這既是以往培訓工作取得成績的原因之一，也是提升今后培訓質(zhì)量可資利用的潛在優(yōu)勢。

1）培訓對象總體偏于年輕，參培熱情較高。表1為近年參加南寧局集團公司檔案館舉辦的建設項目業(yè)務培訓部分單位人員年齡結(jié)構統(tǒng)計（其余單位基本類似）。

表1 部分單位參培人員年齡結(jié)構統(tǒng)計

從表1可以看到，30歲以下參培人員共306人，占統(tǒng)計總?cè)藬?shù)的48%，40歲以下參培人員超過500人，占統(tǒng)計總?cè)藬?shù)的86%，表明中青年是主要參培者。我們應當利用好年輕人求知欲望強的特點，在激發(fā)和提高他們做好建設項目檔案管理熱情與能力上取得更好的效果。

2）培訓對象總體學歷較高，有利于提高培訓質(zhì)量。仍以表1中的四個單位為例，對其參加近年鐵路建設項目檔案業(yè)務培訓人員學歷分布進行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)見表2。

表2部分單位參培人員學歷分布統(tǒng)計

由表2可以看到，參培人員大專及以上學歷為510人，占統(tǒng)計總?cè)藬?shù)的81%，本科及以上學歷占到參培人數(shù)的40%，衡柳線本科及以上學歷甚至占到參培人數(shù)的一半以上。參培人員普遍學歷較高，客觀表明其具有較強的學習能力，這為今后開展類似培訓豐富培訓內(nèi)容、提升培訓時效創(chuàng)造了條件。

3 建設檔案業(yè)務培訓的加強與改進

3.1 健全制度在增強約束力上出硬招上至建設檔案管理部門，下至鐵路建設單位和現(xiàn)場檔案管理人員，要合力營造重視、支持、參與建設檔案業(yè)務培訓的企業(yè)氛圍，并通過健全和落實具有嚴格約束力的管理制度保證這種氛圍持續(xù)發(fā)揮正確的導向作用。具體地說，作為鐵路建設單位要按規(guī)定配備專職檔案管理員并保證其崗位的相對穩(wěn)定，確實需要變動工作的，需征求上級檔案管理部門的意見,同時要按照《南寧鐵路局建設項目竣工文件歸檔管理辦法》（寧鐵辦〔2010〕158號）文件規(guī)定：“建設項目的專業(yè)技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人。如遇工作變動，須將原崗位應歸檔文件資料移交完畢”，減少人員流動對檔案業(yè)務培訓的影響；要從制度上保證檔案管理員參加業(yè)務培訓計劃兌現(xiàn)，認真落實他們在職稱、級別等方面應該享受的待遇，有效調(diào)動其履職盡責的積極性。作為現(xiàn)場建設檔案管理員要珍惜參培機會，確保學有所成、學以致用，有效促進工作質(zhì)量的不斷提升。作為檔案管理部門要積極建議將建設單位、檔案管理員業(yè)務培訓計劃落實與效果情況，作為建設項目竣工驗收內(nèi)容之一，并加大督促檢查力度，對制度落實不好的單位、經(jīng)過培訓工作質(zhì)量仍不達標的個人要按規(guī)定堅決問責，使管理制度對培訓工作真正起到保證和推動作用。

3.2 創(chuàng)新方式在增強吸引力上下功夫要注重將培訓對象年紀較輕、學歷較高的潛在優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為快速接受新知識、嫻熟運用新技術的現(xiàn)實能力。

3.2.1 貼近現(xiàn)場需求確定培訓內(nèi)容 要堅決改變以往培訓工作中存在的只顧計劃進度忽視實際需求的弊端，堅持因人因時因事而異科學施教。因人而異施教，就是在培訓前要準確了解新老檔案管理員的不同需求，培訓時根據(jù)差異進行編班和采用不同教案，以提高培訓的針對性。因時而異施教，就是要將培訓重點與建設項目進展相對接，以提高培訓的時效性。如建設項目準備開工時，要重點講授資料收集、歸檔范圍等方法和要領；建設項目推進中，要注意強化問題導向，運用典型案例和工作實例幫助檔案管理員增強重視問題發(fā)現(xiàn)問題解決問題的能力；建設項目臨近竣工時，要努力提升檔案管理員適應移交步驟要求，確保資料、案卷整理質(zhì)量的能力，為檔案移交打好基礎。因事而異施教，就是要借助建管部門和業(yè)務處室技術支持，加強師資力量，既分門別類又循序漸進地傳授諸如土建、橋梁、隧道、設備、電氣知識與建設檔案的關系、以提高培訓的專業(yè)性。

3.2.2 著眼提高質(zhì)量改進培訓方式 要堅持把提高參培人員素質(zhì)促進檔案管理加強作為業(yè)務培訓的出發(fā)點和落腳點，積極嘗試運用互動互學互促教學方式，努力推動培訓質(zhì)量不斷提高?；咏虒W，就是要變單向灌輸為雙向互動，引導參培人員既專心聽課、認真思考，又擅于歸納、積極提問，達到教有所長、學有所得雙贏效果。互學教學，就是要把分組討論、專題討論等形式引入培訓，使參培人員通過相互啟發(fā)共同探討更好地掌握培訓要點?；ゴ俳虒W，就是授課老師既要嚴格要求學員幫助他們克服不足爭取進步，又要虛心聽取學員改進教學的意見和建議，實現(xiàn)教與學相互促進共同進步。

3.2.3 運用網(wǎng)絡技術拓展培訓效果 要針對鐵路建設點多分散、工學矛盾突出的實際，探索運用互聯(lián)網(wǎng)技術建立微信平臺和QQ群，將培訓內(nèi)容制成音像視頻和文檔文件，供因故未能參加培訓的同志學習；辦好咨詢答疑、業(yè)務走廊等欄目，方便培訓對象搜索相關內(nèi)容，拓寬知識點來源渠道；幫助基層同志解決業(yè)務難題，使網(wǎng)問網(wǎng)答網(wǎng)學成為建設檔案業(yè)務培訓手段的有效補充。

3.3 深入現(xiàn)場在增強指導力上使實勁集團公司檔案館是全局建設檔案業(yè)務培訓的主管部門，要轉(zhuǎn)變作風服務現(xiàn)場，在做好培訓計劃制定、實施的同時，堅持主動走下去與真情請上來并舉，努力拓展業(yè)務培訓的時間和空間。主動走下去，就是要做到深入現(xiàn)場制度化常態(tài)化，發(fā)現(xiàn)問題解決矛盾推動工作一體化有形化。真情請上來，就是堅持有計劃、有重點、有目的地安排一些基層檔案管理員到集團公司檔案館跟班學習，手把手地傳授檔案管理工作流程、操作方法、注意事項，使他們在感性體驗中進一步加深對檔案管理業(yè)務培訓理性知識的理解和把握。

3.4 典型引路在增強推動力上求實效集團公司檔案館要注重發(fā)揮先進典型示范引領作用，認真組織參培人員到檔案工作成績突出的單位觀摩學習，積極推廣可復制的檔案管理先進經(jīng)驗，深入開展評先選優(yōu)活動，大力表彰檔案管理先進單位和優(yōu)秀個人，進一步激活檔案管理員隊伍造崇尚先進、見賢思齊、爭創(chuàng)一流的內(nèi)生動力，推動全局建設檔案管理質(zhì)量躍上新臺階，在促進鐵路企業(yè)全面進步和地方經(jīng)濟社會快速發(fā)展中發(fā)揮更大作用。

4 結(jié)束語

加強與改進鐵路建設項目檔案業(yè)務培訓工作是一項需要與時俱進勇于創(chuàng)新合力共為的繁重任務和系統(tǒng)工程，只有堅持抓認真抓才能不斷達到提高質(zhì)量的新要求。本文就此提出的相關對策和建議有的已付諸實施并取得明顯效果，對保證集團公司檔案館圓滿完成2017年建設項目竣工檔案接收、基層檔案管理質(zhì)量達標率提高起到了促進作用。期望有關單位和人員更加重視、支持、參與鐵路建設項目檔案業(yè)務培訓工作，共同努力實現(xiàn)培訓質(zhì)量不斷提高、隊伍素質(zhì)不斷增強、管理效益不斷彰顯的新目標。