魚骨圖分析法分析醫(yī)院檔案利用中存在的問題

文/湖北省第三人民醫(yī)院 李麗勤

魚骨分析法，又名因果分析法，是一種發(fā)現(xiàn)問題根本原因的分析方法，通過系統(tǒng)全面的分析，最后找出問題的原因。醫(yī)院檔案是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過程中最可靠的原始憑證，可以分為文書檔案、病歷檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科教檔案等多種類型。開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作的根本目的，是發(fā)揮檔案價值的重要途徑。本文利用魚骨圖分析法分析醫(yī)院檔案利用中存在的問題，進而提出改進策略，提高醫(yī)院檔案利用率。

一、資料與方法

在中國知網(wǎng)中，利用高級檢索，檢索近三年中主題為“醫(yī)院檔案”，篇名中含“利用”的文獻，經(jīng)過初次檢索，共有34篇相關(guān)文獻。對這些文獻進行二次分析，利用魚骨圖分析法從人、機、料、法、環(huán)、測這6個方面找出檔案利用中存在的問題，做原因細分并累計次數(shù)。

二、結(jié)果

（一）影響醫(yī)院檔案利用的因素。通過對34篇文獻進行分析，匯總影響醫(yī)院檔案利用的眾多因素。利用魚骨圖分析法，把醫(yī)院檔案利用中存在的人的因素、設(shè)備的因素、機構(gòu)的因素、方法的因素作為魚骨圖分析法的第一層骨架；然后列出以上四個因素所包含的因素作為第二層骨架。構(gòu)建的影響醫(yī)院檔案利用的魚骨圖如“圖1”。

（二）采用魚骨圖分析法對醫(yī)院檔案利用的影響。通過對文獻中影響醫(yī)院檔案利用的因素進行歸類分析，共有15個影響因素。魚骨圖對醫(yī)院檔案利用中存在的問題進行綜合、分類后，把存在的問題分為四類因素：人的因素、設(shè)備的因素、機構(gòu)的因素、方法的因素。從影響因素的累積次數(shù)來看，文獻中認為檔案管理人員專業(yè)水平不高、檔案意識不強、領(lǐng)導重視不足是被提及次數(shù)最多的三個影響因素。其次還有基礎(chǔ)條件差、硬件投入不足，信息化程度不高，檔案收集不完整等因素。見“表1”。

表1 影響醫(yī)院檔案利用的因素分析

三、討論

（一）加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院檔案管理人員大多不是檔案管理專業(yè)出身，檔案管理人員的素質(zhì)和水平影響了醫(yī)院檔案的開發(fā)利用。醫(yī)院應(yīng)盡量招聘檔案管理專業(yè)的人員從事醫(yī)院檔案管理工作，對現(xiàn)任檔案管理崗位的人員加強培訓，提供進修學習或者繼續(xù)教育的機會。除了要具備基本的檔案管理知識，能夠清楚地對檔案進行收集、分類、歸納和整理外，還要具備基本的服務(wù)意識、熟練的計算機技能、較強的信息檢索能力，提高分析處理信息的能力以及利用信息化手段查找利用檔案的能力，提高工作效率，跟隨新時期檔案管理的發(fā)展趨勢。

（二）提高領(lǐng)導重視程度，增強檔案管理意識。醫(yī)院檔案管理處于醫(yī)院業(yè)務(wù)活動的邊緣，很多領(lǐng)導干部在檔案管理方面的意識仍比較單薄，未能認識到醫(yī)院管理中檔案工作的必要性及重要性。殊不知，各種門類、不同載體的檔案為醫(yī)療業(yè)務(wù)和人才建設(shè)水平的提升、基本建設(shè)和設(shè)備采購維修的科學規(guī)劃和高效實施、經(jīng)濟運行的測算和分析、醫(yī)療事故處理、科研教學等各項工作開展提供了依據(jù)和便利。醫(yī)院領(lǐng)導干部要切實增強檔案管理意識，在政策和資金上加大對檔案管理的支持力度，在崗位設(shè)置、人員配備、人才培養(yǎng)中充分考慮各種門類檔案的特殊性。

（三）加大資金投入，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施和信息化建設(shè)。檔案基礎(chǔ)設(shè)施條件較差、缺乏完整的檔案管理系統(tǒng)是當前諸多醫(yī)院面臨的問題。檔案室的建設(shè)、檔案庫房的建設(shè)、檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)都需要一定的資金投入。醫(yī)院要加大對檔案的投入，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施，配置檔案管理系統(tǒng)及檔案檢索與信息開發(fā)利用工具，提高檔案管理信息化程度，方便利用者及時查找利用檔案資源，提高工作效率，從而使檔案價值得以盡快實現(xiàn)。

（四）健全檔案管理機構(gòu)，完善檔案管理制度。檔案的管理一般有分散管理方式、集中與分散結(jié)合管理的方式、集中管理的方式這三種形式，醫(yī)院的檔案門類多，專業(yè)性強，檔案資料數(shù)量眾多，醫(yī)院要根據(jù)實際建立健全醫(yī)院的檔案管理機構(gòu)，明確檔案管理方式及管理范圍。由于檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作，需要制定一套適合本醫(yī)院的檔案管理制度，包括檔案崗位管理制度，歸檔借閱制度，保密制度，檔案保存、鑒定、銷毀制度等，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。并且應(yīng)該建立檔案考核量化標準，細化分工，明確責任，確保醫(yī)院各門類、不同載體的檔案材料的完整收集、移交、管理和利用。

（五）豐富館藏資源，加強檔案編研，提高檔案開發(fā)利用水平。檔案的完整收集是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，是檔案開發(fā)利用的前提，首先要保證收集歸檔的文件材料的齊全完整，要符合長期保管的質(zhì)量要求，要能反映出醫(yī)院的主要職能，優(yōu)化和豐富館藏資源。醫(yī)院檔案管理人員需對醫(yī)院各種檔案信息實施深層次開發(fā)與加工，積極展開各種編研活動，切實發(fā)揮出不同檔案的利用價值，提高檔案開發(fā)利用水平，讓檔案工作更好地服務(wù)于醫(yī)院日常管理、醫(yī)療等工作。