保密流程管理的應(yīng)用與實(shí)踐

郭 剛 瞿瓊燕

（上海船舶研究設(shè)計(jì)院，上海 201203）

0 前言

軍工科研生產(chǎn)單位落實(shí)保密責(zé)任，必須遵循“業(yè)務(wù)工作誰(shuí)主管，保密工作誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)保密責(zé)任主體進(jìn)行準(zhǔn)確界定。通過(guò)流程化與規(guī)范化的管理，使保密責(zé)任真正落實(shí)，確保國(guó)家秘密安全受控。

流程管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中一種以提升管理效率、減少管理風(fēng)險(xiǎn)為目的的系統(tǒng)化方法，能提高業(yè)務(wù)受控程度和部門之間的協(xié)調(diào)效率，并有效降低管理風(fēng)險(xiǎn)。軍工保密管理工作與業(yè)務(wù)工作是緊密結(jié)合的，互相之間會(huì)有滲透和交叉，一項(xiàng)保密管理工作同時(shí)會(huì)涉及多個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)配合，將流程管理方法引入保密工作中能有力推進(jìn)保密管理的精細(xì)化和規(guī)范化，使保密規(guī)章制度的要求直觀化、可視化，提升涉密人員的實(shí)際執(zhí)行能力。

本文采用基于 “矩陣式流程圖/權(quán)責(zé)明細(xì)表/節(jié)點(diǎn)說(shuō)明表/節(jié)點(diǎn)表單”［1］為架構(gòu)的保密流程管理方法，緊緊圍繞具體業(yè)務(wù)和保密責(zé)任，將保密管理事項(xiàng)、執(zhí)行主體和保密責(zé)任進(jìn)行分解，清晰體現(xiàn)各責(zé)任部門之間的保密工作協(xié)作和保密工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任要求。通過(guò)對(duì)本單位的保密管理制度進(jìn)行仔細(xì)梳理，對(duì)每一項(xiàng)保密管理流程執(zhí)行主體的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確界定，明確流程中各執(zhí)行主體的工作內(nèi)容、工作目標(biāo)與責(zé)任事項(xiàng)，幫助流程中的涉密部門和涉密人員清楚自己應(yīng)該做什么、怎么做，進(jìn)而使保密規(guī)章制度的要求能真正落實(shí)。

1 流程圖繪制方法

流程圖是將管理流程予以可視化直觀呈現(xiàn)的結(jié)果，常用來(lái)繪制流程圖的工具有Word、Visio，兩者在繪制流程圖方面都有著自己的特色。Word繪制的圖片清晰、文件占用存儲(chǔ)空間小，發(fā)排打印方便，方便流程文件的印制，但繪圖比較費(fèi)時(shí)，難度較大；Visio是較為專業(yè)的繪圖軟件，附帶豐富的建模符號(hào)，通過(guò)拖動(dòng)預(yù)定義的圖形符號(hào)，能夠很容易地創(chuàng)建圖表，且能繪制一些組織復(fù)雜、業(yè)務(wù)繁雜的流程圖。

2 流程圖組成要素及要求

2.1 節(jié)點(diǎn)確定

在保密管理流程圖中，流程節(jié)點(diǎn)是指當(dāng)保密管理工作需要不同人員或部門或分成若干階段來(lái)完成時(shí)，某一階段結(jié)束、另一階段開(kāi)始的轉(zhuǎn)接點(diǎn)。節(jié)點(diǎn)的描述則是對(duì)這一階段保密管理工作的概括和總結(jié)。對(duì)涉密部門和涉密人員來(lái)說(shuō)，可以通過(guò)流程圖的節(jié)點(diǎn)了解保密管理工作是如何開(kāi)展的。節(jié)點(diǎn)的描述必須清楚明確，一個(gè)節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)一個(gè)崗位，如果超過(guò)兩個(gè)崗位，可拆分成兩個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行描述。

2.2 執(zhí)行主體

執(zhí)行主體是指在保密管理流程圖中，依照單位的保密管理制度，在業(yè)務(wù)中享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)并能夠引起業(yè)務(wù)發(fā)生、發(fā)展或結(jié)束的部門和個(gè)人。在設(shè)置執(zhí)行主體時(shí)，要清楚了解部門涉密崗位的職責(zé)，提高各涉密崗位之間或部門之間的合作協(xié)調(diào)的運(yùn)行效率。

2.3 權(quán)責(zé)描述

權(quán)責(zé)描述是指保密管理流程中對(duì)各執(zhí)行主體的職責(zé)、權(quán)力進(jìn)行的描述或說(shuō)明。單位通過(guò)對(duì)各涉密崗位人員或部門的主要業(yè)務(wù)職責(zé)及崗位設(shè)置的描述，使執(zhí)行人員或部門清楚地了解自己在流程中的職責(zé)和權(quán)力，以確保保密工作的順利進(jìn)行。在描述各執(zhí)行主體權(quán)責(zé)時(shí)，應(yīng)側(cè)重強(qiáng)調(diào)主體應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、所需完成的工作任務(wù)，同時(shí)對(duì)各執(zhí)行主體的權(quán)責(zé)描述要?jiǎng)澐智宄?，避免出現(xiàn)職責(zé)交叉的情況。

3 保密流程管理實(shí)踐

3.1 矩陣式管理流程圖

根據(jù)本單位 《國(guó)家秘密涉密人員保密管理規(guī)定》的相關(guān)要求，涉密人員管理分為崗前管理、在崗管理和離崗管理三個(gè)階段，執(zhí)行主體有保密委、保密辦、人事部門、涉密部門和涉密人員五個(gè)執(zhí)行主體，將矩陣式管理流程圖的縱向設(shè)定為管理階段，橫向設(shè)定為執(zhí)行主體。同時(shí)根據(jù)制度中針對(duì)涉密人員的管理要求梳理出31個(gè)流程節(jié)點(diǎn)，將各節(jié)點(diǎn)按照對(duì)應(yīng)的管理階段和執(zhí)行主體對(duì)號(hào)入座，具體如圖1所示。

3.2 執(zhí)行主體權(quán)責(zé)明細(xì)表圖

執(zhí)行主體權(quán)責(zé)明細(xì)表由執(zhí)行主體、職責(zé)明細(xì)和權(quán)利明細(xì)三部分組成，將涉密人員管理流程中五個(gè)執(zhí)行主體的職責(zé)明細(xì)和權(quán)力明細(xì)逐項(xiàng)列出，具體如表1所示。

3.3 流程節(jié)點(diǎn)說(shuō)明表

流程節(jié)點(diǎn)說(shuō)明表由節(jié)點(diǎn)名稱、節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)操作說(shuō)明、適用對(duì)象和責(zé)任主體四部分組成。將涉密人員管理流程中31個(gè)節(jié)點(diǎn)的名稱、具體操作說(shuō)明、適用對(duì)象和責(zé)任主體逐項(xiàng)列出，具體如表2所示。

3.4 流程節(jié)點(diǎn)表單

流程節(jié)點(diǎn)表單由節(jié)點(diǎn)名稱和節(jié)點(diǎn)輸出表單兩部分組成。將涉密人員管理流程中需要輸出表單的節(jié)點(diǎn)和對(duì)應(yīng)的表單內(nèi)容逐項(xiàng)列出，具體如圖2所示。

圖1 涉密人員管理流程圖

表1 涉密人員管理執(zhí)行主體權(quán)責(zé)明細(xì)表

表2 涉密人員管理流程節(jié)點(diǎn)說(shuō)明表

圖2 涉密人員管理流程節(jié)點(diǎn)表單

4 結(jié)語(yǔ)

本文采用基于 “矩陣式流程圖/權(quán)責(zé)明細(xì)表/節(jié)點(diǎn)說(shuō)明表/節(jié)點(diǎn)表單”為架構(gòu)的保密流程管理方法，結(jié)合涉密人員管理流程實(shí)例，闡述了各責(zé)任部門之間的保密工作協(xié)作和保密工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任要求。權(quán)責(zé)明晰是做好保密工作的前提條件，保密流程管理對(duì)執(zhí)行主體的權(quán)責(zé)進(jìn)行了明確界定，讓各執(zhí)行主體的工作內(nèi)容、工作目標(biāo)與責(zé)任事項(xiàng)一目了然，并為涉密部門和涉密人員進(jìn)一步做好保密工作、落實(shí)保密規(guī)章制度要求打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。