淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案服務(wù)利用的發(fā)展

黃維

摘 要：大數(shù)據(jù)作為信息革新的產(chǎn)物，目前已滲透各領(lǐng)域，并以自身豐富的形式和內(nèi)容給人們工作、生活帶來便利。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案利用服務(wù)面臨著諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代下做好檔案服務(wù)工作成為當(dāng)前的研究重點(diǎn)。本文首先分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代的概念，而后分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案服務(wù)利用面臨的挑戰(zhàn)，最后總結(jié)了加強(qiáng)檔案服務(wù)利用策略以及發(fā)展展望。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案利用；發(fā)展

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們?cè)絹碓街匾暪芾砉ぷ鳎捎跈n案是記錄歷史的常用形式，多負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的收集、利用等任務(wù)。但是隨著時(shí)代的進(jìn)步、信息量的增加，檔案管理工作越來越復(fù)雜，這就需要在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)利用的分析，并提出針對(duì)性的策略，以供參考。

1、大數(shù)據(jù)時(shí)代的概念

大數(shù)據(jù)是由數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)復(fù)雜的數(shù)據(jù)組成，是海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，是基于應(yīng)用模式、云計(jì)算通過數(shù)據(jù)集成和共享形成的資源和服務(wù)能力，需要新型、先進(jìn)的處理模式才能具備多樣化、高效率的信息資產(chǎn)，其具有類型多、數(shù)量大、速度快的特征，從某種程度上來說，大數(shù)據(jù)是從各類型數(shù)據(jù)中獲得有價(jià)值信息的技術(shù)。

2、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案服務(wù)利用面臨的挑戰(zhàn)

第一，如何在海量的數(shù)據(jù)當(dāng)中查詢信息。隨著信息技術(shù)日益發(fā)展，檔案信息保存文件、電子文件信息的增加，使得傳統(tǒng)的卡片檢索、手工著作等已無法滿足工作要求。而且在對(duì)檔案信息進(jìn)行處理時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)文件找尋不及時(shí)、查詢性能低的現(xiàn)象，使用傳統(tǒng)的查詢服務(wù)方式已無法順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的發(fā)展[1]。伴隨著檔案資料管理方式的快捷化，檔案數(shù)量持續(xù)增加，與此同時(shí)也出現(xiàn)檢索性能降低、反應(yīng)遲鈍的現(xiàn)象，如何在海量數(shù)據(jù)中查詢所需信息，成為現(xiàn)階段檔案管理工作的首要任務(wù)。

第二，如何有效管理檔案數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)從產(chǎn)生、保護(hù)、存儲(chǔ)、歸檔等環(huán)節(jié)都會(huì)出現(xiàn)失誤，降低檔案數(shù)據(jù)的管理質(zhì)量。隨著檔案數(shù)據(jù)量的增加，數(shù)據(jù)間的聯(lián)系越來越緊密，間接加大檔案管理、維護(hù)難度。因此，必須對(duì)傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行革新。另外，高效的管理也提高著檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的合理性，數(shù)據(jù)的管理和應(yīng)用是相互影響、相互制約的，故而如何從大量數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)檔案規(guī)律，提高管理效率是管理者的研究重點(diǎn)。

第三，如何第二次開發(fā)和利用檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案使用者對(duì)檔案管理工作提出的要求越來越高，導(dǎo)致原始的檔案資源無法滿足用戶需求，多樣化、個(gè)性化的需求成為檔案使用者的要求。這種情況下，檔案工作者必須加強(qiáng)信息資源的再次開發(fā)和利用，將原始信息制成各種形式的產(chǎn)品，并將其主動(dòng)提供給用戶，從而滿足用戶要求，提高服務(wù)質(zhì)量[2]。

第四，如何應(yīng)對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)趨勢(shì)。上述得知，數(shù)據(jù)分為非結(jié)構(gòu)化、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)兩種，前者多使用文件系統(tǒng)存儲(chǔ)，后者則使用數(shù)據(jù)記錄以存儲(chǔ)，而且非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)還包含了圖像、文本、超媒體、影視等多類型信息，具有多樣化、體積大等特征。隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)正逐漸成為信息主體。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，將近九成的信息屬于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，必須充分掌握未來技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，了解人們想要怎樣的信息。掌握的檔案資料越多，就越能獲得有價(jià)值的信息和見解?？傊墙Y(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)有著顯著作用，但是現(xiàn)有存儲(chǔ)技術(shù)受拓展性、管理性等方面的影響，無法緊跟數(shù)據(jù)增長(zhǎng)速度，導(dǎo)致各種問題逐漸暴露，所以探索新型的存儲(chǔ)技術(shù)對(duì)檔案管理部門而言非常重要。

3、加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案服務(wù)利用的策略及發(fā)展展望

3.1加強(qiáng)檔案服務(wù)利用的策略

第一，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源的創(chuàng)新。創(chuàng)新是促進(jìn)發(fā)展的動(dòng)力，檔案服務(wù)利用工作也是如此。檔案數(shù)據(jù)資源是創(chuàng)新服務(wù)的主體，也是開展檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)，只有擁有海量有價(jià)值的資源，才能實(shí)現(xiàn)最終的服務(wù)目標(biāo)[3]。因此，在開展檔案服務(wù)利用時(shí)，首先要引入和創(chuàng)新文獻(xiàn)資源，建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，便于滿足用戶需求；其次，加強(qiáng)檔案資源的傳播和使用，安排專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員對(duì)網(wǎng)上資源進(jìn)行建設(shè)，同時(shí)強(qiáng)化信息資源檢索系統(tǒng)的建設(shè)，保證檔案利用服務(wù)的完整性，提高服務(wù)效率。

第二，提升信息技術(shù)，加大存儲(chǔ)系統(tǒng)的應(yīng)用力度。要想解決大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案服務(wù)帶來的問題，可選用內(nèi)存計(jì)算、云計(jì)算等方式，通過在網(wǎng)上對(duì)收集信息的編檔、存儲(chǔ)，節(jié)約用戶的查閱時(shí)間和精力，擴(kuò)大檔案資源的使用范圍和價(jià)值。

第三，加強(qiáng)檔案資源的共享。在當(dāng)前工作中，不同的服務(wù)部門是無法共享檔案資源的，對(duì)于內(nèi)部檔案資源多秉持保守觀念，這嚴(yán)重阻礙著檔案資源的共享和服務(wù)工作的開展。這種情況下，管理部門應(yīng)謹(jǐn)慎選用管理手段，盡可能的消除信息壁壘，加強(qiáng)各部門間的交流，在滿足信息共享要求的情況下，提高信息透明度，充分發(fā)揮信息價(jià)值[4]。另外，管理人員還要合理使用先進(jìn)的信息技術(shù)，使各主體相互交流，從而將檔案信息推至用戶，降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效用。

3.2檔案服務(wù)利用的發(fā)展展望

第一，變被動(dòng)為主動(dòng)，深度挖掘檔案信息資源。為生產(chǎn)經(jīng)營管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)是檔案管理部門的主要職責(zé)，首先，檔案管理部門須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思維模式，圍繞黨政工作大局、各階段工作的重點(diǎn)、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)指標(biāo)等來開展工作，同時(shí)，還要對(duì)檔案服務(wù)利用的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，及時(shí)而全面地為生產(chǎn)經(jīng)營、領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的資料。其次，要深度挖掘檔案信息資源，編寫價(jià)值高且時(shí)效強(qiáng)的產(chǎn)品，以節(jié)約檔案資源的查找時(shí)間，提高檔案資源的利用效率。例如，對(duì)于重要的基建項(xiàng)目，可以按投資、設(shè)計(jì)、施工、竣工等進(jìn)行編研，為日后項(xiàng)目的查詢和管理提供依據(jù)。

第二，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的效果。通過自動(dòng)化管理系統(tǒng)的運(yùn)用，不但能自動(dòng)化地查詢檔案資源，還能有效實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的管理功能，提高資源利用率。與此同時(shí)，還要研發(fā)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檢索智能化系統(tǒng)，也就是將計(jì)算機(jī)作為管理手段，數(shù)字化信息作為管理內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)傳遞作為使用方式的新型管理系統(tǒng)[5]。另外，檔案管理部門還可設(shè)置自己的管理網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)信息動(dòng)態(tài)、檢索和在線展示的效果；提供檔案信息咨詢服務(wù)，在網(wǎng)站上設(shè)置留言版，及時(shí)歸檔和解決檔案工作問題。

4、小結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代在檔案服務(wù)利用中的應(yīng)用，能為檔案管理提供新的管理方法，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。分析得知，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，給檔案服務(wù)利用工作帶來了問題和挑戰(zhàn)，這就要求檔案管理者充分利用和挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，深入研究檔案信息的潛在價(jià)值，同時(shí)建立智能化的處理平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的創(chuàng)新管理，在充分發(fā)揮檔案價(jià)值的情況下，提高服務(wù)質(zhì)量，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]葉淑儀.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下分析檔案利用服務(wù)[J].企業(yè)文化（中旬刊），2017，12（1）：140-141.

[2]余紅光.關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)分析[J].黑龍江史志，2015，20（3）：98-98，100.

[3]李靜波.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)分析[J].黑龍江科技信息，2016，23（35）：163.

[4]孟蕊.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，19（5）：48.

[5]李揚(yáng).大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，33（12）：124.

（作者單位：肇慶市房產(chǎn)檔案館）