淺談新能源項目檔案管理工作中的問題及應對措施

望蓉

摘 要：隨著我國電源結構逐漸向可再生能源轉變以及國內主要發(fā)電集團對新能源發(fā)電領域投資力度的加強，各投資主體擁有的新能源電力項目數(shù)量急劇增加，如何針對新能源電力項目的特點探索多個新能源電力項目的檔案管理方式以實現(xiàn)資源最優(yōu)配置已成為當前新能源發(fā)電領域亟待解決的問題。為了提高工會檔案管理工作水平，本文就工會檔案管理工作的重要性、工會檔案管理工作中存在的問題、工會檔案管理工作中存在問題的應對措施進行了探討。

關鍵詞：新能源項目檔案管理；問題；措施

1 檔案管理工作中存在的問題

工程檔案是工程建設施工中的一項重要組成部分，是工程建設及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據(jù)。做好檔案管理工作對工程建設來說具有十分重要的意義。但新能源工程有著短、平、快的特點，再加上項目大多地處偏遠，工作環(huán)境較差，給項目檔案管理工作帶來很大難度。就目前新能源項目檔案管理工作來看，還存在諸多問題，導致有些項目不能順利移交、甚至被業(yè)主扣留款項等不良后果。具體問題如下：

1.1專業(yè)檔案管理人員配置不足

據(jù)了解，大部分新能源項目檔案管理人員配置不足，不能做到專職管理，甚至有的施工單位連兼職管理人員都沒有配備。此外，有些負責檔案管理的人員不是檔案專業(yè)，是由技術員或專業(yè)工程師代替管理，對檔案專業(yè)知識不熟悉，不能準確辨識哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔，以及不同資料保管要求不同等。兼職管理人員對檔案工作投入不足，根據(jù)個人意愿歸檔，造成部分重要檔案遺失，或者因保管不當造成檔案損壞；而且新能源項目人員調動性大，有的單位檔案管理工作無交接，下一個接管人員對之前檔案也無梳理，只是把檔案放在盒子里，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

1.2 領導對檔案工作重視度不夠

項目開工后，項目負責人與管理人員將主要精力集中在工程建設上，而對檔案管理工作缺乏足夠的重視。同時一些工程工期緊張，施工任務重，建設方與施工方為了趕工期、搶進度，將檔案管理工作拋在一邊，在工程建設完工后再來補檔案的事情時有發(fā)生。工程建設進度與檔案不能同步，造成工程檔案與現(xiàn)場實際不符，檔案的真實性、準確性得不到保障。有的項目現(xiàn)場設備資料無人管理，開箱后部分設備資料無人收回，造成部分重要設備資料丟失，給后期運維工作帶來很多障礙。

1.3 工程檔案資料整理不規(guī)范

目前，火電領域發(fā)展時間長，體系完備，管理模式非常成熟，檔案所用表格及填寫方式也相對完善、規(guī)范。在新能源板塊沒有統(tǒng)一的標準，而是參照火電相關表格，但火電的表格大部分不適用于新能源，所以很多項目套用之前項目所用過的表格，造成每個項目同樣資料表式不一，填寫規(guī)范也都不統(tǒng)一。

1.4 檔案保護設備設施不到位

新能源項目一般都地處山區(qū)，環(huán)境條件比較差，各單位基本都沒有設置專門的檔案室，大多是在辦公區(qū)域放置一鐵皮柜子，更有施工單位直接堆放在桌面上，而現(xiàn)場潮濕大、鼠蟲多的環(huán)境，讓部分資料出現(xiàn)發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等不同程度的破壞，影響檔案的美觀整潔及完整。

2 檔案管理存在問題的應對措施

2.1 增加檔案管理人員的投入，加強人員培訓

檔案人員是檔案管理體系的主體，是控制該體系正常運行的核心力量。在項目準備階段，應給項目配備專、兼職檔案管理人員，項目開工后檔案管理人員深入現(xiàn)場，對各施工單位進行了解，并宣貫公司檔案管理體系文件。公司應加強對檔案管理人員的崗位培訓工作，調動檔案人員工作積極性，提高檔案人員專業(yè)水平，增強責任意識，更好的做好項目檔案管理工作。

2.2 改變觀念，在思想上重視檔案工作

在整個項目工程建設過程中，不僅要重視工程質量、工程進度、工程安全，同時也要對檔案工作加強重視，做到檔案與工程同步，保證檔案的準確性和完整性。檔案對一個企業(yè)有著舉足輕重的作用，檔案的好壞，直接反映出一個企業(yè)的管理水平。

2.3 建立完善的檔案管理體系

完善的管理體系讓檔案管理人員做到有據(jù)可依、有據(jù)可查。新的體系要規(guī)范新能源板塊檔案記錄所用到的表格表式及填寫標準，讓所有的項目能做到統(tǒng)一，以便于管理。開發(fā)適合新能源項目的資料管理系統(tǒng)或工程建設管理系統(tǒng)，提高新能源項目管理信息化水平，做到統(tǒng)一軟件，統(tǒng)一標準，提高檔案管理工作效率，在管理過程中解決問題。

2.4 增加檔案設施投入

檔案基礎設施建設是工程檔案工作發(fā)展的物質條件，應在合同中約束各單位配置必要的設備實施，滿足現(xiàn)場檔案保管要求，提高檔案工作環(huán)境條件。

2.5 嚴格執(zhí)行工程管理制度

項目現(xiàn)場必須做到資料與工程進度保持一致，嚴格執(zhí)行各項報審制度，及時完成驗收資料。資料不完善不得進入下一個施工環(huán)節(jié)，避免最后集中補資料，避免現(xiàn)場實際情況與資料不符，做到現(xiàn)場可控制，事后可追溯。

3 結語

檔案管理工作對于工程建設單位來說至關重要，因此各項目管理人員必須重視檔案管理工作，加強統(tǒng)一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質水平、實施檔案管理一體化、做好相關的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對檔案信息化建設的力度，從而達到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

參考文獻

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[3]王玉香.淺談當前檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].東方企業(yè)文化，2015（1）.

（作者單位：中電投電力工程有限公司）