加強信息化建設提升企業(yè)單位檔案管理實效

陳楠

摘 要 隨著現(xiàn)代科學信息技術的不斷發(fā)展，我國各行各業(yè)都發(fā)生了巨大的變化。信息化正在沖擊著全球，現(xiàn)代科學信息技術在改變?nèi)藗兩罘绞降耐瑫r也正在改變著人們的行為思路。對于企業(yè)單位的檔案管理工作來說，信息化為其提供了更好的機遇，但是同時也使其面臨一定的挑戰(zhàn)。對此，本文對加強信息化建設，提升企業(yè)單位檔案管理實效進行詳細探究。此次研究的主要目的是有效提高我國企業(yè)單位對檔案管理的信息化建設，進而為企業(yè)長期發(fā)展提供良好的數(shù)據(jù)基礎。

關鍵詞 信息化建設 企業(yè)單位管理 檔案管理

一、前言

隨著社會經(jīng)濟的高度發(fā)展，我國各個行業(yè)的管理水平也有了顯著的提高。當前，信息化對各個行業(yè)產(chǎn)生了重大的影響，大數(shù)據(jù)信息技術為各個企業(yè)的檔案管理工作提供了便利。企業(yè)摒棄了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將檔案管理與信息化結(jié)合起來，進而有效地創(chuàng)新了檔案管理方式。

二、企業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

企業(yè)單位在管理檔案時，運用現(xiàn)代先進技術建立一個信息化檔案數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)內(nèi)部的所有信息進行分類放置，并且將企業(yè)檔案以數(shù)據(jù)的形式儲存起來，增強了企業(yè)檔案的高效性和安全性。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理方式能夠提升企業(yè)檔案管理工作的準確性，有效彌補傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，使檔案管理更加便捷。因此，加強信息化建設，提升企業(yè)單位檔案管理的實效性，綜合提升企業(yè)檔案管理的整體水平[1]。企業(yè)在管理檔案時利用現(xiàn)代先進的信息技術彌補了傳統(tǒng)的檔案管理范式的不足，傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的人力，檔案分類需要消耗大量的時間，對于檔案管理的相關工作人員來說，其工作的壓力和負擔較重。而對檔案管理進行信息化建設，使檔案管理形式由人工管理轉(zhuǎn)向電子管理，并且這種管理模式極大地提高了檔案管理的工作效率，縮減了工作時間，整體提高了企業(yè)對檔案管理的水平。

三、企業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）對檔案信息化重視度較低

就目前情況來看，企業(yè)單位在對企業(yè)檔案進行管理時缺乏參與積極性，檔案信息管理工作沒有實際進展。由于受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，大多數(shù)人認為企業(yè)的檔案管理工作不需要較高的技術水平。[2]并且企業(yè)單位的管理者認為，企業(yè)的檔案信息管理工作屬于一種事務性工作，并不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，沒有給企業(yè)的檔案管理工作配備專業(yè)的工作人員，甚至將檔案管理工作交給企業(yè)的普通員工，這種情況極大地制約了企業(yè)檔案管理工作的高效發(fā)展。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)差

我國的一些小型企業(yè)由于受到經(jīng)費、規(guī)模等各種因素的限制，對于人事培訓內(nèi)容的安排多與企業(yè)經(jīng)濟效益相關，往往忽略了對企業(yè)檔案管理工作人員的培訓和考核。加上企業(yè)檔案管理工作人員本身不具備較高的專業(yè)綜合素養(yǎng)，認為檔案管理工作只是對企業(yè)的工作人員的基礎信息進行簡單錄入，在管理檔案時沒有分類和仔細歸納，導致企業(yè)檔案工作形式混亂，檔案信息存在嚴重的安全隱患。

（三）檔案管理方案建設針對性不強

在當前的大環(huán)境下，許多企業(yè)已經(jīng)意識到檔案管理工作信息化的重要性，并且已經(jīng)開始對企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進行信息化建設，但是工作效果卻不十分理想。從技術角度來說，企業(yè)的信息化檔案管理處于較為低級的狀態(tài)，并且檔案管理的工作效率沒有得到顯著性提高。

四、加強信息化建設提升企業(yè)單位檔案管理實效的策略

（一）建立完善的企業(yè)檔案管理機制

檔案管理工作作為企業(yè)各項工作中最基礎的工作，一直以來都沒有得到企業(yè)的重視，因此企業(yè)單位必須提高對檔案管理工作的重視度。檔案管理工作要想實現(xiàn)信息化，首先要建立一套完整的企業(yè)檔案管理機制，為企業(yè)的檔案管理工作提供良好的制度基礎。其次，還要突出工作機制的監(jiān)督作用，只有有效監(jiān)督檔案管理工作，才能夠調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性，進而保證企業(yè)檔案信息化管理的效率。要杜絕企業(yè)高級管理人員利用自身的職務之便隨意修改他人的信息，一旦發(fā)現(xiàn)這種情況，企業(yè)要對其進行嚴格處置。

（二）充分運用現(xiàn)代科學技術進行檔案管理

將企業(yè)檔案管理進行信息化管理要改變傳統(tǒng)的檔案信息收集方式，企業(yè)要充分利用現(xiàn)代先進的科學信息技術收集、管理和儲存企業(yè)的檔案信息。網(wǎng)絡信息技術是變化發(fā)展的，企業(yè)要充分利用網(wǎng)絡資源的善變性特點，主動利用網(wǎng)絡資源查找信息。此外，企業(yè)要加強對企業(yè)檔案管理信息建設的資金投入，為檔案管理工作配備更加先進的機器設備，購買高質(zhì)量的電子磁盤或者硬盤，以有效儲存數(shù)據(jù)信息。

五、結(jié)語

我國各個企業(yè)在檔案管理信息化建設過程中，存在對檔案信息化重視度較低、檔案管理人員綜合素質(zhì)差、檔案管理方案建設針對性不強等問題，導致檔案管理工作信息化建設無法取得實質(zhì)性進步。只有建立完善的企業(yè)檔案管理機制、充分運用現(xiàn)代科學技術進行檔案管理、提升檔案管理工作人員的綜合水平，才能有效地保證企業(yè)檔案管理信息化建設的有序進行。

（作者單位為豐滿大壩重建工程建設局）

參考文獻

[1] 譚敏瑜.淺析基層醫(yī)療單位檔案管理信息化的建設與完善[J].人力資源管理，2018，50（04）：241-242.

[2] 呂峰.事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量保障體系建設探析[J].蘭臺世界，2018，42（04）：61-62.