淺談數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)在事業(yè)單位工作中的應(yīng)用

摘 要 數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)具有方便快捷的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)的使用越來(lái)越普及，在人們的工作中發(fā)揮著重要作用。檔案信息管理系統(tǒng)主要以文件的形式存在，存留時(shí)間較長(zhǎng)，因此加強(qiáng)檔案的管理與合理利用是非常重要的，隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)得到了有效更新和完善。

關(guān)鍵詞 數(shù)據(jù)化 檔案信息管理系統(tǒng) 事業(yè)單位

檔案信息管理系統(tǒng)通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)；支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等。同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。檔案管理系統(tǒng)為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的辦公自動(dòng)化和信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)具有方便快捷的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)的使用越來(lái)越普及，在人們的工作中發(fā)揮著重要作用。檔案信息管理系統(tǒng)主要以文件的形式存在，存留時(shí)間較長(zhǎng)，因此加強(qiáng)檔案的管理與合理利用是非常重要的，隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)得到了有效更新和完善。

一、數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)的主要功能和應(yīng)用

檔案信息管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，準(zhǔn)確度較高。檔案信息管理系統(tǒng)的管理利用要充分借助信息技術(shù)功能，進(jìn)行信息數(shù)據(jù)分類，電子檔案管理方式主要包括信息拷貝、通信輸送和直接利用三種方式。信息拷貝是電子檔案管理中的不可或缺的環(huán)節(jié)，在整個(gè)管理過(guò)程中能夠確保檔案信息的完整性，并且具有保密性。檔案部門要采用正確的文檔存儲(chǔ)格式，以方便用戶參考借鑒。通信輸送能夠滿足使用者的基本需求，解決重難點(diǎn)問(wèn)題，節(jié)省了大量的時(shí)間和資金費(fèi)用。檔案信息傳輸可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，直接利用檔案管理部門借助電腦設(shè)備直接查詢信息，為用戶提供技術(shù)支持。檔案信息管理系統(tǒng)主要分為以下幾個(gè)系統(tǒng)程序：

檔案采集系統(tǒng)。檔案采集系統(tǒng)主要完成對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理功能。系統(tǒng)提供了目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統(tǒng)維護(hù)四大功能，并利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端，對(duì)多本檔案，不同材料同時(shí)采集功能，是一套高效、快捷的檔案數(shù)字化采集軟件。

檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理工作中對(duì)干部檔案與材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等業(yè)務(wù)功能，主要由四大模塊組成，即業(yè)務(wù)管理、信息管理、系統(tǒng)維護(hù)及管理工具。

網(wǎng)上查閱系統(tǒng)。數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以組織系統(tǒng)專網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能，并采用多種安全加密處理方式，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。

二、實(shí)行數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)的重要性

數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)的使用打破了傳統(tǒng)的管理理念，減少了單位檔案管理的開支。傳統(tǒng)的檔案管理涉及的檔案資料比較復(fù)雜多樣，需要安排很多工作人員進(jìn)行檔案管理，在管理過(guò)程中還面臨著不同的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，具有一定的復(fù)雜性。當(dāng)前人們借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理與利用，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)找到需要的檔案資料，為檔案管理人員節(jié)省了一部分時(shí)間，這樣不但可以減輕管理人員的工作壓力，還提升了單位檔案管理的工作效率。

三、培養(yǎng)數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)工作者工作能力的策略

（一）提升檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

想要提高數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)管理工作人員的工作能力，改善檔案管理工作人員的現(xiàn)狀，首先要做的是提升單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)及其專業(yè)技能，努力強(qiáng)化檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)，使工作者在思想和政治素質(zhì)方面同時(shí)加強(qiáng)。其次，檔案管理人員在日常工作中，要提高服務(wù)質(zhì)量，樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)與交流培訓(xùn)

優(yōu)秀的服務(wù)單位要積極地為檔案管理工作人員創(chuàng)造接受專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓更多的工作人員接觸新鮮的事物，通過(guò)學(xué)習(xí)與交流開闊自己的視野，使檔案管理事業(yè)能夠更加健康全面地發(fā)展。

（三）及時(shí)經(jīng)常性地進(jìn)行繼續(xù)教育

目前，隨著檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，檔案隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)在許多方面都有非常大的進(jìn)步，如檔案隊(duì)伍的文化、專業(yè)素養(yǎng)等方面進(jìn)步顯著。如今進(jìn)行檔案工作繼續(xù)教育的目的在于提高檔案管理工作人員運(yùn)用理論知識(shí)的能力，使其不斷吸收優(yōu)秀的文化知識(shí)。這能使更多的工作人員受益。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)之前問(wèn)題的分析研究可以看出，人們對(duì)數(shù)據(jù)化檔案信息管理系統(tǒng)的管理與利用有了更高層次的認(rèn)識(shí)。在信息化時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中，人們?cè)诠ぷ鲗W(xué)習(xí)中不斷使用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，由此越來(lái)越多的電子檔案被使用，相關(guān)事業(yè)單位對(duì)電子檔案的管理和利用要引起足夠的重視，要深入分析研究整個(gè)操作管理過(guò)程中存在的突出問(wèn)題，采取針對(duì)性解決措施，提高檔案管理人員的技能水平和綜合素養(yǎng)，只有這樣才能推動(dòng)企業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位為濱州貝殼堤島與濕地國(guó)家級(jí)自然保護(hù)區(qū)管理局）

[作者簡(jiǎn)介：劉林松（1978—），男，山東濱州人，本科，檔案管理員，主要研究方向：檔案管理。]

參考文獻(xiàn)

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