信息化建設(shè)視角下公立醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理問題探討

李祎迪 汪薇 趙薇

摘 要 隨著公立醫(yī)院信息化建設(shè)的逐步完善，醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理問題日益凸顯。本文立足于醫(yī)院信息化建設(shè)視角，描述了公立醫(yī)院印章管理現(xiàn)狀，闡述了醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理存在的問題，并提出了對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞 印章管理 公立醫(yī)院 信息化建設(shè)

從資源投入的角度看，公立醫(yī)院既是資金密集型、勞動(dòng)力密集型組織，也是知識(shí)密集型組織，被認(rèn)為是世界上最難管的組織。[1]想要管理好這樣的組織，就必須充分利用信息技術(shù)系統(tǒng)化的思想，將人、財(cái)、物相關(guān)的運(yùn)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資金流、業(yè)務(wù)流、數(shù)據(jù)流的同步和信息共享。[2]目前，隨著公立醫(yī)院改革的逐步深入，公立醫(yī)院信息化建設(shè)方向逐步清晰，醫(yī)院應(yīng)重點(diǎn)建設(shè)包括全面預(yù)算管理、全成本核算、人力資源管理、物資物流管理、內(nèi)控體系等在內(nèi)的信息系統(tǒng)體系，整合醫(yī)院各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)。在內(nèi)部控制體系建設(shè)過程中，醫(yī)院要重視現(xiàn)有流程的風(fēng)險(xiǎn)描述和控制流程的整理，并結(jié)合醫(yī)院信息化戰(zhàn)略頂層設(shè)計(jì)，思考現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程與未來信息化建設(shè)之間的差異，提前規(guī)劃，以滿足信息化建設(shè)系統(tǒng)操作的需求。本文立足于公立醫(yī)院信息化建設(shè)視角，結(jié)合醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理現(xiàn)狀，探討醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理中存在的問題和對(duì)策。

一、公立醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理現(xiàn)狀

財(cái)務(wù)印章是指用于經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具。醫(yī)院財(cái)務(wù)印章應(yīng)包括銀行預(yù)留印鑒（章）類、業(yè)務(wù)專用章類、內(nèi)部核算章類及財(cái)務(wù)處公章。

醫(yī)院財(cái)務(wù)專用章主要用于醫(yī)院開具的行政事業(yè)單位資金往來結(jié)算票據(jù)、公益事業(yè)捐贈(zèng)票據(jù)及內(nèi)部收據(jù)等。醫(yī)院法人名章、工會(huì)負(fù)責(zé)人名章、黨委負(fù)責(zé)人名章主要用于辦理銀行預(yù)留印鑒適用的相關(guān)業(yè)務(wù)。發(fā)票專用章主要用于開具增值稅普通發(fā)票和專用發(fā)票業(yè)務(wù)。門診（住院）收費(fèi)章主要用于開具門診（住院）收費(fèi)結(jié)算業(yè)務(wù)的醫(yī)療票據(jù)。財(cái)務(wù)現(xiàn)金收付訖章、財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬付訖章主要用于財(cái)務(wù)收支業(yè)務(wù)辦理完結(jié)的確認(rèn)。會(huì)計(jì)人名章主要用于辦理有關(guān)會(huì)計(jì)憑證、收付款業(yè)務(wù)及對(duì)外提供會(huì)計(jì)報(bào)表等業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)處公章主要用于需由財(cái)務(wù)處出具正式意見的對(duì)公業(yè)務(wù)事項(xiàng)。雖然公立醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理文獻(xiàn)資料較少，但從現(xiàn)有的資料信息中可以看出，學(xué)者們普遍認(rèn)為，印章管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，對(duì)財(cái)務(wù)的印章管理是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，如果忽視了財(cái)務(wù)印章管理，就為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)舞弊行為創(chuàng)造了天然的溫床。[3，4，5，6，7]

二、公立醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

隨著日益深化的醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，公立醫(yī)院變革已經(jīng)進(jìn)入攻堅(jiān)階段。大多數(shù)醫(yī)院引入了醫(yī)院資源計(jì)劃系統(tǒng)，在醫(yī)院管理中融合企業(yè)管理理念和流程，建設(shè)集預(yù)算管理、成本管理、績(jī)效管理、物資管理、人力資源管理、合同管理等醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)的互聯(lián)互通、信息共享、高效高能的數(shù)據(jù)平臺(tái)。醫(yī)院特殊的組織性質(zhì)導(dǎo)致醫(yī)院在預(yù)算管理、成本管理、資產(chǎn)管理等方面與企業(yè)差異較大，目前的研究集中在醫(yī)院預(yù)算管理系統(tǒng)、成本管控系統(tǒng)、資產(chǎn)精細(xì)化管理等方面。[2，8，9]公立醫(yī)院信息化建設(shè)，就是通過梳理現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程、審批流程、控制流程，將醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)任務(wù)細(xì)化、流程優(yōu)化、關(guān)鍵控制點(diǎn)表單化，并結(jié)合行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理規(guī)定，運(yùn)用系統(tǒng)思維搭建信息載體的過程。在這個(gè)過程中，關(guān)鍵是對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的梳理和表單的設(shè)計(jì)，只有解決業(yè)務(wù)流程中存在的管理癥結(jié)，設(shè)計(jì)合理的表單打通脈絡(luò)，才能最終實(shí)現(xiàn)“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單責(zé)任化”。

三、信息化視角下醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理存在的問題

（一）缺少戰(zhàn)略性制度規(guī)定

大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)建立了傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理制度，其內(nèi)容一般包括財(cái)務(wù)印章的分類、適用范圍、刻制和啟用、登記和使用、保管和銷毀等內(nèi)容。制度中一般會(huì)要求“財(cái)務(wù)印章要按管理規(guī)定刻制”“印章需要登記、備案、存檔”“印章要由專人負(fù)責(zé)更換、銷毀”，但印章刻制流程審批、登記備案存檔的內(nèi)部監(jiān)督、印章更換及銷毀的風(fēng)險(xiǎn)控制均為細(xì)化落地。傳統(tǒng)制度的制定在一定程度上使得醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理相對(duì)規(guī)范。但結(jié)合醫(yī)院信息化全局建設(shè)角度，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)印章管理制度缺乏戰(zhàn)略性的思考。這就影響了未來財(cái)務(wù)印章管理與醫(yī)院信息一體化的設(shè)計(jì)、對(duì)接和應(yīng)用。

（二）缺少協(xié)作性業(yè)務(wù)流程和風(fēng)險(xiǎn)控制梳理

財(cái)務(wù)印章管理往往涉及醫(yī)院其他業(yè)務(wù)部門，如課題審計(jì)、收入證明等事項(xiàng)。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)印章制度僅從印章使用規(guī)范，粗略地規(guī)定了財(cái)務(wù)印章的使用，但對(duì)于整體業(yè)務(wù)流程辦理、責(zé)任人明確、關(guān)鍵點(diǎn)審批缺乏整體規(guī)劃，缺少醫(yī)院部門間協(xié)作性流程思考，這就使得財(cái)務(wù)印章管理漏洞百出，舞弊風(fēng)險(xiǎn)驟升，也對(duì)未來財(cái)務(wù)印章管理信息化設(shè)立了重重阻礙。

（三）缺少科學(xué)性的表單設(shè)計(jì)

流程表單化是科學(xué)管理的重要標(biāo)志之一，醫(yī)院要建立完善的財(cái)務(wù)印章管理制度，離不開科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋韱卧O(shè)計(jì)。傳統(tǒng)的制度中對(duì)于印章業(yè)務(wù)流程表單的規(guī)定比較欠缺，經(jīng)辦人、審批人、責(zé)任人應(yīng)該填寫的表單幾乎沒有任何說明。在信息化建設(shè)的視角下，科學(xué)合理的表單應(yīng)體現(xiàn)在財(cái)務(wù)印章管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，只有不同業(yè)務(wù)的表單清晰界定，才能使信息系統(tǒng)合理、規(guī)范地運(yùn)行。

（四）缺少全流程信息系統(tǒng)應(yīng)用思考

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)注重系統(tǒng)的先進(jìn)性和可擴(kuò)展性。醫(yī)院現(xiàn)有的財(cái)務(wù)印章管理制度只是單獨(dú)規(guī)定了印章的刻制、啟用、登記、使用、保管、銷毀等制度規(guī)定，并未對(duì)印章全流程管理作出相應(yīng)的延展規(guī)定，這就使得醫(yī)院未來印章管理信息化建設(shè)缺乏動(dòng)態(tài)性全流程的規(guī)劃。

四、對(duì)策和建議

（一）結(jié)合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，建立現(xiàn)代醫(yī)院印章管理制度

戰(zhàn)略是醫(yī)院發(fā)展的目標(biāo)和前進(jìn)的方向，建立現(xiàn)代醫(yī)院財(cái)務(wù)印章管理制度是醫(yī)院前進(jìn)的必然目標(biāo)。只有將印章刻制、啟用、登記、使用、保管、銷毀等環(huán)節(jié)的申請(qǐng)主體、審批人、責(zé)任人、審批流程、授權(quán)規(guī)定、存檔備查載體等在制度中細(xì)化落地，才能滿足未來醫(yī)院信息化建設(shè)的要求。

（二）結(jié)合內(nèi)部控制規(guī)定，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，控制管理風(fēng)險(xiǎn)

公立醫(yī)院印章管理風(fēng)險(xiǎn)是由于印鑒管理制度不健全、不規(guī)范，印鑒刻制、銷毀或保管職責(zé)與授權(quán)職責(zé)不明確或未嚴(yán)格分離，印鑒的使用審批程序執(zhí)行不到位，印鑒使用監(jiān)管不到位等原因，導(dǎo)致的超范圍使用、刻制、銷毀和使用未經(jīng)有效授權(quán)、丟失或被盜用，這就使得醫(yī)院面臨極大的經(jīng)濟(jì)管理風(fēng)險(xiǎn)。只有嚴(yán)格規(guī)范財(cái)務(wù)印章業(yè)務(wù)流程，結(jié)合內(nèi)部控制規(guī)定，在信息化視角下梳理風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，才能防患于未然，將印章的權(quán)利鎖進(jìn)制度的籠子里。

（三）完善表單設(shè)計(jì)，為系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施搭橋鋪路

合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋韱卧O(shè)計(jì)既滿足了醫(yī)院印章業(yè)務(wù)的辦理要求，也為印章信息化管理奠定了基礎(chǔ)。完善的醫(yī)院財(cái)務(wù)印章業(yè)務(wù)表單設(shè)計(jì)，既要包括印章留樣登記表單，也要包含財(cái)務(wù)印章領(lǐng)用、交回、更換、交接、銷毀等表單。醫(yī)院印章管理人員要根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，按時(shí)間、機(jī)構(gòu)等維度進(jìn)行多級(jí)明細(xì)臺(tái)賬管理，從多維度控制印章的日常使用。

五、結(jié)語

信息化建設(shè)是公立醫(yī)院綜合改革的必經(jīng)之路，只有透過信息化建設(shè)思考印鑒使用與管理制度，梳理業(yè)務(wù)流程，明確分工職責(zé)，完善監(jiān)督程序，管控風(fēng)險(xiǎn)漏洞，才能最終破解公立醫(yī)院印章使用不科學(xué)、不規(guī)范的問題，滿足醫(yī)院未來信息化建設(shè)的要求，做到真正的業(yè)才融合。

（作者單位為北京大學(xué)口腔醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)

[1] 韓斌斌.信息化助推醫(yī)院精細(xì)化管理探析[J].中國(guó)總會(huì)計(jì)師，2016 （02）：85-87.

[2] 韓斌斌.基于HRP建立醫(yī)院固定資產(chǎn)精細(xì)化管理系統(tǒng)[J].中國(guó)數(shù)字醫(yī)學(xué)，2017，12（03）：5-6+93.

[3] 鐘雷.財(cái)務(wù)票據(jù)、印章的管理[J].對(duì)外經(jīng)貿(mào)財(cái)會(huì)，2005（11）：35-36.

[4] 趙煒.刻印章 騙收據(jù) 侵占門診收費(fèi)如何處理——評(píng)析偽造印章、詐騙及貪污之違紀(jì)構(gòu)成與認(rèn)定 [J].先鋒隊(duì)，2007（06）：58-59.

[5] 孫愛波，韓莉.如何加強(qiáng)醫(yī)院印章的管理[J].醫(yī)藥世界，2006 （01）：66.

[6] 韓莉，冉文龍.加強(qiáng)印章管理 防范各類風(fēng)險(xiǎn)[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2008，5（35）：128.

[7] 陳燕君.醫(yī)院印章的檔案管理[J].城建檔案，2010（09）：67-68.

[8] 王興玲，韓濤. HRP系統(tǒng)在醫(yī)院成本管理中的應(yīng)用[J].中國(guó)總會(huì)計(jì)師，2017（06）：48-49.

[9] 張曉麗，王藝凝. HRP一體化平臺(tái)助力醫(yī)院運(yùn)營(yíng)精細(xì)化管理的探討[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2018 （01）：132-133.