測(cè)繪檔案信息化管理的現(xiàn)狀與策略

摘 要 經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使社會(huì)對(duì)測(cè)繪檔案的需求激增，我國(guó)測(cè)繪檔案信息化建設(shè)的速度也大大加快，測(cè)繪檔案信息化的建設(shè)確實(shí)為我國(guó)社會(huì)各方面的發(fā)展提供了大量的基礎(chǔ)性資料。本文主要從當(dāng)前的測(cè)繪檔案管理狀況談起，繼而分析測(cè)繪檔案信息化管理的必要性。另外，對(duì)于當(dāng)前測(cè)繪檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的主要問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)要的概括，從而提出了解決測(cè)繪檔案信息化管理發(fā)展過(guò)程中的一些應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞 測(cè)繪檔案 信息化管理 現(xiàn)狀策略

一、測(cè)繪檔案管理的現(xiàn)狀

最初的測(cè)繪檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄材料，隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)測(cè)繪檔案的需求也大幅上升，測(cè)繪檔案的分類(lèi)更加細(xì)化，測(cè)繪檔案的用途也日益多樣化。目前，我國(guó)的測(cè)繪檔案除了公共測(cè)繪檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，市場(chǎng)的大量需求也催生了一大批私營(yíng)的、以盈利為目的的測(cè)繪檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)。但無(wú)論是公共的測(cè)繪檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，還是私營(yíng)性質(zhì)的測(cè)繪檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，其對(duì)測(cè)繪檔案的管理模式都基本相同。近些年來(lái)，測(cè)繪檔案在政府決策、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、農(nóng)業(yè)用地規(guī)劃與勘探等方面都發(fā)揮了極大的作用。測(cè)繪檔案數(shù)量的日益增多也對(duì)測(cè)繪檔案的管理模式提出了更高的要求，傳統(tǒng)的測(cè)繪檔案是以紙質(zhì)版測(cè)繪檔案保存為載體。在測(cè)繪檔案管理建設(shè)的初期，紙質(zhì)版測(cè)繪檔案有著無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)：易保存、易查閱、易管理，測(cè)繪檔案的更新也相對(duì)來(lái)講較為方便，測(cè)繪檔案管理人員即使沒(méi)有專(zhuān)業(yè)技能，也能夠完成測(cè)繪檔案的管理工作。隨著測(cè)繪檔案數(shù)量的激增，測(cè)繪檔案的種類(lèi)也更加細(xì)化，測(cè)繪檔案服務(wù)的領(lǐng)域日益拓寬，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版測(cè)繪檔案管理模式已不能適應(yīng)社會(huì)的需求。這就為測(cè)繪檔案的信息化管理帶來(lái)了良好的發(fā)展契機(jī)。20世紀(jì)90年代以來(lái)，測(cè)繪檔案的管理人員和相關(guān)機(jī)構(gòu)就對(duì)測(cè)繪檔案信息化建設(shè)開(kāi)始了大量的探索，到21世紀(jì)，測(cè)繪檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)初具規(guī)模，慢慢地，測(cè)繪檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)始在提高服務(wù)與利用效率方面嘗試信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。截至目前，我國(guó)已經(jīng)基本形成了測(cè)繪檔案的信息化管理模式，該模式與傳統(tǒng)的管理模式相比，測(cè)繪檔案信息化管理模式避免了很多傳統(tǒng)測(cè)繪檔案管理的弊端。以電子媒介為存儲(chǔ)測(cè)繪檔案的載體，使測(cè)繪檔案的保存避免了溫度、場(chǎng)所等物理因素的困擾，測(cè)繪檔案也可以隨著測(cè)量記錄的更新及時(shí)更新，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和用地規(guī)劃等提供快捷的信息服務(wù)。測(cè)繪檔案的管理人員也可以減少繁重的紙質(zhì)檔案的整理分類(lèi)與查找工作，只要在計(jì)算機(jī)上將測(cè)繪檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，利用信息技術(shù)進(jìn)行保存和查閱，就可以大大減輕測(cè)繪檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

二、測(cè)繪檔案信息化管理的必要性

測(cè)繪檔案是指在測(cè)繪生產(chǎn)、科學(xué)研究等人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐過(guò)程中形成的一般性質(zhì)的基本測(cè)繪檔案和專(zhuān)業(yè)測(cè)繪檔案。測(cè)繪檔案一般的呈現(xiàn)方式為各種實(shí)際測(cè)量記錄、技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙、工程建筑的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告以及一些特殊的地質(zhì)勘探元數(shù)據(jù)等。測(cè)繪檔案的內(nèi)容較為全面，在城市的規(guī)劃建設(shè)中，測(cè)繪檔案往往在決策初期、中期、后期均發(fā)揮著極大的基礎(chǔ)性作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化測(cè)繪檔案已經(jīng)不能應(yīng)對(duì)社會(huì)對(duì)測(cè)繪檔案的大量需求，測(cè)繪檔案信息化建設(shè)與管理才是滿足社會(huì)需要的良方。測(cè)繪檔案與一般的檔案不同，測(cè)繪檔案必須及時(shí)更新、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，只有這樣才能為社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展提供真實(shí)可靠的信息，使社會(huì)工作者利用測(cè)繪檔案提供的信息促進(jìn)社會(huì)建設(shè)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的測(cè)繪檔案管理已經(jīng)不再適用于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，信息化的測(cè)繪檔案管理才是測(cè)繪檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。測(cè)繪檔案的管理具有專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性的特點(diǎn)，這就提高了測(cè)繪檔案管理人員與機(jī)構(gòu)的進(jìn)入門(mén)檻。傳統(tǒng)的紙質(zhì)測(cè)繪檔案管理基本為手工管理模式，測(cè)繪檔案管理人員的工作量大、效率低，測(cè)繪檔案的服務(wù)利用率也就難以提高，傳統(tǒng)的測(cè)繪檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。這就使得我國(guó)無(wú)論是私營(yíng)組織，還是公立測(cè)繪檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，都必須轉(zhuǎn)變測(cè)繪檔案的管理模式，不但要將傳統(tǒng)的測(cè)繪檔案的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為電子媒介，還要對(duì)電子測(cè)繪檔案的疏漏之處進(jìn)行修訂和更正，這樣才能為經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展提供更為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，更好地服務(wù)于國(guó)計(jì)民生。測(cè)繪檔案的信息化建設(shè)使測(cè)繪檔案的資料更新速度快，存取容易。另外，在對(duì)測(cè)繪檔案的保存方面，測(cè)繪檔案信息化存儲(chǔ)能夠避免檔案損壞，這就大大降低了對(duì)測(cè)繪檔案的后期存儲(chǔ)維護(hù)費(fèi)用。當(dāng)前，紙質(zhì)版測(cè)繪檔案的風(fēng)險(xiǎn)增多，安全性受到威脅，數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)加大。由于測(cè)繪檔案中包含大量的國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)元數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值高，同時(shí)也具有一定的政治作用，所以為了加強(qiáng)測(cè)繪檔案的安全性，必須加快對(duì)測(cè)繪檔案信息化管理模式的建設(shè)。

三、測(cè)繪檔案信息化管理存在的問(wèn)題

測(cè)繪檔案管理缺乏統(tǒng)一的體制標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國(guó)的測(cè)繪檔案數(shù)量呈現(xiàn)跨越式的增加態(tài)勢(shì)，測(cè)繪檔案的種類(lèi)繁多，涉及的范圍也越來(lái)越廣泛，但在全國(guó)范圍內(nèi)還未形成對(duì)測(cè)繪檔案信息化管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這就使得在測(cè)繪檔案的跨區(qū)域信息傳送和數(shù)據(jù)交換時(shí)出現(xiàn)困難，測(cè)繪檔案缺乏制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)機(jī)制，測(cè)繪檔案的管理工作就難免出現(xiàn)差錯(cuò)，由此帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失不僅對(duì)社會(huì)建設(shè)產(chǎn)生了重大的不良影響，也嚴(yán)重影響了測(cè)繪檔案管理工作的效率，嚴(yán)重情況下還會(huì)引起公眾對(duì)測(cè)繪檔案管理工作產(chǎn)生不信任感和認(rèn)同感降低等情況。

測(cè)繪檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不配套。當(dāng)前在我國(guó)大多數(shù)地區(qū)，測(cè)繪檔案基本都以數(shù)字檔案和模擬檔案組成，很多測(cè)繪檔案管理組織為測(cè)繪檔案的信息化建設(shè)購(gòu)置了相關(guān)配套設(shè)備，但對(duì)于模擬的測(cè)繪檔案，大多還是以傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式進(jìn)行存儲(chǔ)，這主要是因?yàn)橐恍┕ぷ魅藛T認(rèn)為沒(méi)有必要對(duì)測(cè)繪模擬檔案進(jìn)行電子化存儲(chǔ)（認(rèn)為模擬測(cè)繪檔案的利用價(jià)值低）?；诳陀^條件，很多測(cè)繪檔案管理組織缺乏資金購(gòu)置大量先進(jìn)的信息存儲(chǔ)設(shè)備，如大型服務(wù)器、現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)檔案管理庫(kù)房。除此之外，專(zhuān)業(yè)的信息化測(cè)繪檔案管理人員成本也是一筆不小的費(fèi)用。

相關(guān)工作人員對(duì)測(cè)繪檔案的認(rèn)識(shí)不足。由于傳統(tǒng)的測(cè)繪檔案建設(shè)只是對(duì)搜集的元數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的紙質(zhì)版錄入，未涉及數(shù)據(jù)的分析工作，或者涉及的數(shù)據(jù)分析工作較少，使測(cè)繪檔案的管理人員將這種思維帶入了測(cè)繪檔案的信息化建設(shè)過(guò)程，認(rèn)為測(cè)繪檔案的信息化建設(shè)知識(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)將搜集材料在計(jì)算機(jī)上錄入就完成了測(cè)繪檔案的信息化建設(shè)，這種思維嚴(yán)重降低了測(cè)繪檔案的利用效率，不可避免地造成資源浪費(fèi)，也使測(cè)繪檔案信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)諸多問(wèn)題。

四、測(cè)繪檔案信息化管理的策略

建立測(cè)繪檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一的測(cè)繪檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)可以為測(cè)繪檔案的管理機(jī)構(gòu)提供建設(shè)依據(jù)，同時(shí)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)也使得測(cè)繪檔案的元數(shù)據(jù)搜集、接收、整理、分析、立卷、歸檔都有規(guī)矩可循，提高相關(guān)工作人員的工作效率，減少工作失誤，有效提升測(cè)繪檔案資源的利用效率，切實(shí)提升測(cè)繪檔案組織的社會(huì)服務(wù)能力。

加大基礎(chǔ)設(shè)備資金投入。要想提高測(cè)繪檔案的實(shí)際利用效率，統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)必不可少，同時(shí)基礎(chǔ)設(shè)備的規(guī)格也在很大程度上決定了測(cè)繪檔案的服務(wù)能力，提高測(cè)繪檔案的信息化管理規(guī)格，機(jī)構(gòu)組織必須加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備的資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的測(cè)繪檔案管理設(shè)備，在引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù)的同時(shí)，及時(shí)更新與維護(hù)舊設(shè)備，提高測(cè)繪檔案管理設(shè)備的安全性能，將測(cè)繪檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，以提高測(cè)繪檔案的檢索速度。

增強(qiáng)測(cè)繪檔案管理人員的信息化意識(shí)與能力。測(cè)繪檔案管理人員的能力對(duì)測(cè)繪檔案管理工作至關(guān)重要。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，只有不斷增強(qiáng)測(cè)繪檔案管理工作人員的信息化意識(shí)與能力，才能使測(cè)繪檔案的工作更加順利地進(jìn)行；只有及時(shí)對(duì)測(cè)繪檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，適時(shí)考查測(cè)繪檔案管理人員的工作能力，使其不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)技能，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，才能使測(cè)繪檔案在當(dāng)代社會(huì)建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

（作者單位為寧德市蕉城區(qū)土地測(cè)繪規(guī)劃隊(duì)）

[作者簡(jiǎn)介：石巧明（1972—），女，福建寧德人，大專(zhuān)，研究方向：檔案管理。]

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