做好凱邁物業(yè)公司的檔案管理

趙亮

一、凱邁物業(yè)公司檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析

1、檔案管理意思薄弱。不重視檔案管理工作，也不熟悉檔案工作的內(nèi)涵。沒(méi)有意識(shí)到檔案資料是物業(yè)公司各種信息原始記錄，是凱邁物業(yè)公司在經(jīng)濟(jì)交往、為業(yè)主服務(wù)過(guò)程中的原始憑證。沒(méi)認(rèn)識(shí)不到檔案作為原始憑證在復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)服務(wù)活動(dòng)中所起的特殊作用，缺乏利用檔案促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展的概念。

2 檔案基礎(chǔ)工作薄弱。凱邁物業(yè)公司沒(méi)有專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，沒(méi)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)，缺乏專人管理。再加上檔案基礎(chǔ)建設(shè)及管理方面投入微乎甚少，使建檔工作未能與公司發(fā)展同步。檔案管理計(jì)劃和規(guī)章制度過(guò)于寬泛，企業(yè)各種原始資料未進(jìn)行統(tǒng)一管理，致使檔案材料分散在各下屬部門(mén)，文件材料收集不齊全.保存不完整，一些公司原始檔案材料流失嚴(yán)重。缺乏專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案設(shè)施設(shè)備幾乎沒(méi)有，檔案資料大都與辦公用品等存放在一起。不利于檔案的安全保管和壽命延長(zhǎng)。對(duì)已收集的檔案也不能按要求進(jìn)行分類整理。

3 檔案人員為兼職。由于公司人員流動(dòng)性大，檔案管理人員不斷更換，檔案工作人員大部分為兼職，加之沒(méi)有接受過(guò)檔案及有關(guān)法律法規(guī)專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)。根據(jù)走訪，很多物業(yè)管理企業(yè)基本沒(méi)有設(shè)專職檔案管理人員。由于檔案管理人員隊(duì)伍不夠穩(wěn)定和業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，常常不能按照規(guī)范進(jìn)行檔案的收集和整理，普遍存在有擋不歸，歸而不全的現(xiàn)象，使大部分重要的檔案處于分散管理，甚至無(wú)人管理的狀態(tài)，認(rèn)為地造成了檔案資源的匱乏和遺失。

二、如何做好凱邁物業(yè)公司檔案管理的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)，是做好凱邁物業(yè)公司檔案工作的關(guān)鍵。（1）加大檔案法律法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí)力度，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)法治意識(shí)和依法治檔的自覺(jué)性。（2）加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。要將公司檔案工作納入公司發(fā)展規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入公司管理程序，加大經(jīng)費(fèi)投入，確保滿足管理工作需要的人力、物力、資源的配備。（3）結(jié)合本單位實(shí)際對(duì)員工進(jìn)行教育，引導(dǎo)員工正確認(rèn)識(shí)公司檔案的重要作用，加強(qiáng)員工對(duì)文件材料及時(shí)進(jìn)行歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，養(yǎng)成對(duì)文件材料及時(shí)進(jìn)行歸檔的自覺(jué)性，增強(qiáng)員工的檔案意識(shí)。凱邁物業(yè)公司應(yīng)設(shè)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案工作的正常開(kāi)展和實(shí)施，確保檔案工作順利開(kāi)展。

2、建立健全檔案管理規(guī)套制度，搭建檔案管理規(guī)范化平臺(tái)。按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《河南省物業(yè)管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)的規(guī)定，制定適用于本公司的檔案管理辦法，明確各部門(mén)人員對(duì)文件材料管理歸檔工作的責(zé)任，建立健全檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、職責(zé)分工、整理要求、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料形成，收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔等提出具體要求，使檔案管理工作有童可循，用規(guī)范的檔案管理行為來(lái)推動(dòng)各單位檔案規(guī)范化管理。從而有效的控制檔案的形成、整理、歸檔的質(zhì)量。

3、提高員工素質(zhì)，提升檔案管理水平。檔案管理的關(guān)鍵在于人。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性的工作。這就要求檔案工作的專職人員，既要有扎實(shí)地業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。所以，要提供條件讓檔案管理人員定期參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)以及企業(yè)內(nèi)部各種技術(shù)培訓(xùn)和講座，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)，拓寬檔案管理人員的工作思路和知識(shí)面，使其成為知曉公司歷史、現(xiàn)狀，熟悉公司各項(xiàng)服務(wù)流程，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)的技能的復(fù)合型人才。

凱邁物業(yè)公司檔案管理工作任重道遠(yuǎn)。做好檔案管理工作，就是在提供物業(yè)的保值增值服務(wù)，為企業(yè)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。