淺談檔案庫(kù)房管理中的問(wèn)題及解決方法

梁華

摘要：檔案管理是事業(yè)單位和其他各個(gè)企業(yè)均比較重視的問(wèn)題之一，由于檔案具有保密性和不可再生性，并且對(duì)單位和企業(yè)的決策與發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，因而加強(qiáng)檔案的安全管理至關(guān)重要。檔案管理不僅需要做到井然有序，還需要做好基礎(chǔ)管理工作，即庫(kù)房管理才能保證檔案的管理質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案對(duì)后續(xù)工作開(kāi)展的指引作用。然而現(xiàn)階段檔案庫(kù)房管理工作中仍存在諸多問(wèn)題，本文首先對(duì)上述問(wèn)題簡(jiǎn)述，然后重點(diǎn)提出針對(duì)性的解決方法，旨在為讀者提供提高檔案庫(kù)房管理質(zhì)量的可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；庫(kù)房管理；問(wèn)題；解決方法

保護(hù)和管理檔案是檔案保管工作人員的重要任務(wù)，主要包括整理檔案并將其并入庫(kù)房相應(yīng)的柜架中，在做好基礎(chǔ)工作的同時(shí)還需要對(duì)檔案進(jìn)行日常維護(hù)和保管。研究指出[1]，做好檔案庫(kù)房管理工作是提升檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)措施，也是保障檔案的可利用性和使用壽命的根本條件。對(duì)當(dāng)前檔案庫(kù)房管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入探討和分析有助于制定針對(duì)性的解決方法，達(dá)到提升檔案庫(kù)房管理質(zhì)量的目的，完成提升檔案管理質(zhì)量的終極目標(biāo)。

一、當(dāng)前檔案庫(kù)房管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)

當(dāng)前檔案庫(kù)房缺乏調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)，尤其是縣級(jí)及以上單位中常常會(huì)從辦公用房中選取一間面積較大的屋子作為檔案管理庫(kù)房，但是并沒(méi)有重視檔案庫(kù)房建設(shè)的相關(guān)知識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)。然而單純的形象建設(shè)難以達(dá)到理想的檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)人員必須重視對(duì)光照、溫度、濕度、風(fēng)向和風(fēng)力的調(diào)節(jié)才能真正管理好庫(kù)房的環(huán)境，避免紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變或者字跡模糊的情況，也可避免電子檔案信息丟失的現(xiàn)象。

（二）安全防護(hù)力度不理想

安全防護(hù)力度較差是檔案庫(kù)房管理中存在的又一項(xiàng)明顯的問(wèn)題。庫(kù)房的安全性直接影響到檔案的安全性和完整性。庫(kù)房安全防護(hù)力度不足可明顯增加檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。既往一項(xiàng)研究報(bào)道通過(guò)對(duì)縣級(jí)及其以上單位的檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)調(diào)查發(fā)現(xiàn)部分單位庫(kù)房安全防護(hù)方面存在著明顯的問(wèn)題[2]，包括建設(shè)方面執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不嚴(yán)格、投入資金不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善、缺乏完整的監(jiān)控和報(bào)警系統(tǒng)等。

（三）缺乏完善的檔案庫(kù)房管理體制

當(dāng)前很多單位檔案庫(kù)房管理中存在著明顯的盲區(qū)，如檢查和清潔措施實(shí)施依從性差、管理責(zé)任人不明確、管理工組人員態(tài)度需要端正等。如果缺乏完善的檔案庫(kù)房管理體制，很有可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作中發(fā)生安全相關(guān)事故，影響檔案保存的完整性和可利用性[3]。筆者結(jié)合自己工作中遇到的實(shí)際情況，對(duì)缺乏檔案庫(kù)房管理體制的常見(jiàn)情況進(jìn)行總結(jié)，具體如下：檔案管理人員每天都需要對(duì)水電進(jìn)行檢查，對(duì)溫度和濕度進(jìn)行檢測(cè)和調(diào)節(jié)，但是依從性差，甚至?xí)霈F(xiàn)散漫的情況；部分檔案庫(kù)房管理員將庫(kù)房當(dāng)做雜物間，影響檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量；庫(kù)房設(shè)備不完善，責(zé)任人不明確，管理混亂的情況時(shí)有發(fā)生。

二、解決檔案庫(kù)房管理中問(wèn)題的方法

（一）建設(shè)調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)

想要提升檔案庫(kù)房管理的質(zhì)量，首先必須重視調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)，保證充足的光照和適宜保存檔案的溫度和濕度等，具體做法包括：嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)專門建設(shè)檔案庫(kù)房，避免選址的隨意性，并做好配套設(shè)施的安裝，保證能夠正常使用，充分發(fā)揮防火、防水、防風(fēng)吹日曬、防盜竊等工作；其次還需要保持檔案庫(kù)房的衛(wèi)生，做好周圍環(huán)境的清潔工作，盡可能避免庫(kù)房周圍及庫(kù)房中的不良環(huán)境對(duì)檔案管理工作質(zhì)量造成的不良影響；最后，對(duì)于建設(shè)不合格的檔案庫(kù)房，工作人員需要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)問(wèn)題，明確闡述不合格庫(kù)房建設(shè)和調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)不達(dá)標(biāo)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的危害，爭(zhēng)取完善檔案庫(kù)房的調(diào)節(jié)防護(hù)系統(tǒng)，對(duì)無(wú)整改價(jià)值的庫(kù)房爭(zhēng)取拆除、重新選址和建設(shè)。

（二）增強(qiáng)工作人員的安全防護(hù)意識(shí)

增強(qiáng)工作人員的安全防護(hù)意識(shí)是提升檔案庫(kù)房管理質(zhì)量和工作效率的另一項(xiàng)重要的措施。作為檔案庫(kù)房管理的實(shí)施者，工作人員必須具有強(qiáng)烈的安全防護(hù)意識(shí)才能防患于未然，盡可能避免火災(zāi)、水浸或者機(jī)密檔案泄露等事件。增強(qiáng)工作人員的安全防護(hù)意識(shí)的具體措施如下：首先對(duì)工作人員加強(qiáng)職業(yè)道德教育，使其能夠明確并遵守職業(yè)道德規(guī)范，避免有意或者無(wú)意泄露機(jī)密文件的信息；其次還應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使其了解檔案庫(kù)房管理中的注意事項(xiàng)，認(rèn)真檢查核對(duì)，避免由于大意或者疏忽影響檔案庫(kù)房的安全性；最后，還應(yīng)當(dāng)建立完善的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)良好者及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)較差者給予相應(yīng)的批評(píng)和懲罰。

（三）完善檔案庫(kù)房的管理體制

科學(xué)合理的檔案庫(kù)房管理體制是保證庫(kù)房管理質(zhì)量的前提，也是檔案管理的重要的保護(hù)膜。在做好基礎(chǔ)的安全防護(hù)措施的同時(shí)相關(guān)人員必須重視制定并完善嚴(yán)格的檔案庫(kù)房管理體制。除了上述措施中建立并完善獎(jiǎng)懲制度，還需要明確每個(gè)檔案庫(kù)房管理方面的責(zé)任人，為庫(kù)房和檔案的安全提供全面的防護(hù)。檔案庫(kù)房管理體制中必須嚴(yán)格規(guī)定定時(shí)檢查電氣設(shè)備、線路、滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要及時(shí)更換；另外嚴(yán)格要求不能堆放雜物，不能將易燃易爆物品帶入庫(kù)房，不得帶食物進(jìn)入庫(kù)房；定時(shí)檢測(cè)庫(kù)房的溫度、濕度，及時(shí)調(diào)節(jié)[4]。若出現(xiàn)問(wèn)題，明確責(zé)任人后給予嚴(yán)厲的懲處，對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重者移交相關(guān)部門進(jìn)行處理。此外，相關(guān)人員還需要具有創(chuàng)新意識(shí)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的檔案庫(kù)房管理方案和模式，在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，不斷完善檔案庫(kù)房的管理體制，最終達(dá)到提升檔案庫(kù)房管理質(zhì)量的目的。

三、小結(jié)與展望

由上述分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案庫(kù)房作為檔案管理實(shí)施的場(chǎng)所，不僅能夠指導(dǎo)單位的發(fā)展還可為決策的制定和時(shí)代的發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。通過(guò)對(duì)檔案庫(kù)房管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析和探討并提出針對(duì)性較強(qiáng)的解決方法有助于提升檔案庫(kù)房管理質(zhì)量，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，真正發(fā)揮單位檔案的實(shí)際作用。然而在檔案庫(kù)房管理工作中仍然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，工作人員只有不斷創(chuàng)新探討、著重理論與實(shí)踐的結(jié)合，才能探尋科學(xué)合理的解決方案，真正提升檔案庫(kù)房管理的工作質(zhì)量。

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