高校招投標檔案存在問題及規(guī)范化探究

章 文 麗

(上海交通大學 招投標與政府采購辦公室，上海 200240)

0 引 言

自從《中華人民共和國招投標法》和《政府采購法》頒布以來,招投標采購活動在高校的校園建設、設備采購、服務采購等領域發(fā)揮了保駕護航的天然屏障作用，招投標活動對于有效遏制經(jīng)濟領域腐敗問題產(chǎn)生、規(guī)范高校 經(jīng)濟工作、強化高校國有資產(chǎn)管理等具有重要用[1]。高校檔案工作是學校事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎[2]。1989年國家教委頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》和1993年發(fā)布的《高等學校檔案工作規(guī)范》，其中前者是《檔案法》在高校的具體實施辦法,屬于行政規(guī)章這一層面的,帶有指令性。它如同“尚方寶劍”,給高校檔案事業(yè)提供了法律保障,使全國高校檔案工作向法制化、程序化、標準化方向邁出了關鍵的一步[3]。高校招投標工作的發(fā)展離不開檔案管理，以檔案的形式進行記錄保存，是不可替代的原始記錄材料。招標文件資料種類繁多，在立卷和歸檔上應遵循文檔資料的形成規(guī)律，以保持文件資料的有機聯(lián)系，便于查找和使用[4]。招投標檔案是每個招投標項目的重要法律依據(jù)[5]。隨著市場化經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校招投標檔案數(shù)量多種類雜，頭緒繁多，條理不清。急需找出存在的問題，進行規(guī)范化管理探索，改善招投標檔案管理的被動局面，為招投標工作的順利開展打下堅實的基礎。

1 高校招投標檔案的特點

招投標檔案包括所有新建工程、修繕工程、設備采購、軟件采購、圖書采購、家具采購、物業(yè)管理等項目，在進行招投標活動中直接形成的具有保存價值的文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料及配套的電子文檔[6]。招投標檔案特點是：不可替代性的原始資料，備受關注，查閱機會多。招投標檔案還具有一定的保密性特點[7]。

為了加強廉政建設，上海交通大學成立了招投標辦公室，現(xiàn)有的招投標科室是從原來的各個職能部門分離出來，重新組合而成招投標辦公室。

2 高校招投標檔案管理的現(xiàn)狀

隨著全球信息化科技的飛速發(fā)展，國家對高校的建設發(fā)展越來越重視，“雙一流”高校專項建設開始啟動，在國家教育部專項財政資金的大力支持下，高校的采購招標數(shù)量和金額也逐年攀升，比如高校擴建校區(qū)新建教學樓群和修繕房屋等工程設計類各種招標項目也日漸增加，科研實驗室急需購買大量儀器設備等，相應的招投標檔案資料日積月累也越來越多。

我校招投標管理辦公室2012年6月成立，2013年共歸檔招標檔案206項，初期檔案資料每個項目用繩子捆扎，封面注明項目編號、項目名稱和項目單位，內(nèi)容由三大部分組成：招標文件、投標文件和招標過程資料文件。隨著閔行校區(qū)二期建設開始，不僅需要新建大樓還要內(nèi)部裝修和配套(包括購買內(nèi)部家具儀器設備等)，2014年共歸檔招標檔案368項，數(shù)量猛增。而且種類由最初的設備和工程類招標，擴展到物資類和服務類招標。2015年歸檔招標檔案材料增加至528項。2017年歸檔招標檔案材料攀升至675項。相應地帶來招投標檔案管理問題頗多。招標檔案材料由經(jīng)辦人分別保管，各自為政，有的裝在盒子里，有的放在箱子里。

3 招投標檔案管理存在問題及改革舉措

(1) 數(shù)量多。招投標檔案數(shù)量增長迅速，檔案材料雜亂無章，特別是工程招標檔案，投標文件有70～80家，有許多各種圖紙和材料，容易出現(xiàn)頭緒既多又雜亂無章，隨著工作量越來越多，急需規(guī)范。

(2) 問題碎。日期未填寫；招標申請表和招投標采購審核表蓋章不完整；歸檔清單和招標申請表的項目編號不一致(建議招標申請表、招標公告、招標文件、中標公示用同一編號)；合同和中標通知書未放到最前面；招標代理項目的招標工作報告中的投標商名稱和報價有誤；專家抽取記錄表無負責人簽字等。

(3) 種類雜。除了辦公使用的通用設備和科研設備，還有新建工程的工程類、服務類等檔案資料，種類繁多，內(nèi)容豐富。

(4) 變化快。隨著招投標工作的深入推進和接觸的業(yè)務范圍逐漸增寬，市場經(jīng)濟帶來的各種各樣的新問題層出不窮。

(5) 質(zhì)疑多。隨著招投標業(yè)務數(shù)量的快速增加，當今市場經(jīng)濟形勢下，法律意識普遍增強，招投標工作備受關注，形勢嚴峻，也給管理人員提出了更高的要求，質(zhì)疑投訴大幅度增加。招投標檔案詳實地記錄了招投標的全過程,為監(jiān)管部門進行事后監(jiān)督提供了重要的客觀材料依據(jù)[8]。要求務必把不可替代的招標現(xiàn)場紙質(zhì)材料整理保存好，以備復查時調(diào)閱。

(6) 發(fā)生原因。高校的招投標工作是新興事物，相應的檔案管理的經(jīng)驗積累少，能夠依章執(zhí)行的的規(guī)章制度相應也少，需要在工作中循序漸進的逐步摸索優(yōu)化。招投標活動各個環(huán)節(jié)緊密相連，所形成的文件既是該環(huán)節(jié)辦理完畢的審批結果，也是進入下一個招投標環(huán)節(jié)的證明材料[9]。

(7) 改革舉措。在收集立卷完整的招投標業(yè)務材料的基礎上，制定了各種類型檔案的歸檔清單和目錄，保障了檔案資料的真實性和保密性，優(yōu)化細化招投標檔案管理的各個環(huán)節(jié)：如設置了檔案室，專人管理檔案，實行信息化管理電子檔案等。

4 規(guī)范化管理招投標檔案的實踐和建議

為規(guī)范和加強學校招投標項目檔案管理，確保歸檔文件完整，準確和系統(tǒng)，以利于今后有效地保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規(guī)以及“上海交通大學檔案工作條例”“上海交通大學執(zhí)行政府采購開展招標投標貨物實施意見”等規(guī)定，結合學校實際，采取了一系列措施并制定了相關規(guī)章制度。

(1) 制度到位。為了進一步規(guī)范校內(nèi)招投標活動，學校制定了校內(nèi)招投標政策。2015年1月1日經(jīng)學校招投標工作領導小組審核通過的“上海交通大學招標采購管理文件匯編”正式發(fā)行，其中在第47頁:上海交通大學招標采購檔案管理辦法(試行)對檔案類型、歸檔內(nèi)容、歸檔時間和歸檔清單等有著詳盡的要求。嚴格執(zhí)行歸檔、登記和借閱的管理制度。制定“招投標業(yè)務歸檔資料清單”見表1。

表1 招投標檔案材料歸檔清單

(2) 保管到位。建立適合招投標檔案管理需求的庫房保管環(huán)境，嚴格遵照庫房保管的“八防”(即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲)要求?！鞍朔馈笔菣n案庫房保管的最基本要求，是維系檔案壽命的根本所在[10]。

(3) 人員到位。當前大部分招投標單位沒有配備專職的檔案管理人員，表現(xiàn)在工作中積極性不高、責任意識欠缺、他們沒有明確的全程管理思想，所以在具體事務中不能夠正確把握住招投標過程中的關鍵性“節(jié)點”，缺乏必要的流程控制，致使一些具有保存價值的招投標過程文檔沒能及時“捕獲”[11]?，F(xiàn)在設置專人專崗負責檔案的整理歸檔，并定期對招投標檔案進行整理清點，對做好清點記錄。從人員設置上保障了檔案工作的有序穩(wěn)定和人員保障。

(4) 組織到位。學校成立了招投標領導小組，定期對招投標領域的重大決策和校內(nèi)制定的新政策討論把關。招投標是一項專業(yè)性很強的業(yè)務性工作，會遇到各種各樣意想不到的復雜問題，逐漸學會了以問題為導向的學習專業(yè)知識和相關法律法規(guī)。

(5) 信息化到位。長期以來我國的招投標檔案主要是紙質(zhì)檔案，具有一定的局限性：消耗紙張和噴墨，文檔容易損壞，并且占據(jù)空間，檔案信息的獲取和利用率較低。招投標檔案電子化提高了檔案管理工作效率[12]。所以信息化是大勢所趨，在學校檔案館的支持下，2013年招標辦開始使用招投標管理信息系統(tǒng)，招標項目的每一步在管理系統(tǒng)同步電子化上網(wǎng)，使紙質(zhì)檔案和電子化檔案同步并軌運行，極大地方便了用戶和供應商?？梢酝ㄟ^電子化檔案分析出的數(shù)據(jù)，方便查處那些非法掛靠、串標企業(yè)的違法事實，可以有針對性地打擊掛靠串標行為[13]。信息化時代，讓檔案走出深閨，走上互聯(lián)網(wǎng)成為必然趨勢，檔案管理的“互聯(lián)網(wǎng)+”時代已經(jīng)到來[14]。

5 結 語

綜上所述，招投標檔案管理是一項長期的基礎性工作，檔案的記錄具有憑證的作用，其作用突出，是其他的材料不能替代的，而且具有法律效應，在法律上具有權威性[15]。隨著學校招投標業(yè)務的持續(xù)增加，需要在完善管理制度、重視組織建設、提升管理人員素質(zhì)和加強信息化建設等方面不斷探索，改變招投標檔案管理的被動局面，提高對招投標工作的滿意度，更好地為學校教學科研服務。檔案的規(guī)范性對高校檔案工作進程起到了至關重要作用。

經(jīng)過以上規(guī)范化管理招投標檔案的措施落實執(zhí)行，效果明顯，中央巡視組2017年4月份巡視我校時，抽調(diào)了32份招投標檔案，能夠在1 h之內(nèi)找到并送至巡視組駐地，保證了檔案的真實性和完整性，巡視組對資料的準確性和完整性充分認可，受到了上級主管部門的表揚。招投標檔案規(guī)范化研究的探索才剛開始，以后需繼續(xù)與時俱進，繼續(xù)探索并深化招投標檔案工作，勤于思考，理論聯(lián)系實際，爭取把工作做到更好。