實施文檔一體化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

陳莞露

摘 要：文檔一體化管理模式可以在一定程度上提高檔案信息化建設(shè)。因此，應(yīng)采取建立健全檔案管理規(guī)范、系統(tǒng)規(guī)劃檔案管理軟件等一系列文檔一體化管理系統(tǒng)等措施，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；檔案信息化；建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)的過程中，實施文檔一體化管理是社會信息發(fā)展的結(jié)果，對于檔案管理的方法和手段都產(chǎn)生了較大的影響。不斷加快檔案信息化建設(shè)的腳步，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，這將是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。如今，計算機(jī)的飛速發(fā)展，為實行文檔一體化管理提供了較有力的支持。很少有人使用書信的形式進(jìn)行交流，電子文件的出現(xiàn)使檔案工作不斷向文件管理方向發(fā)展，從而在一定程度上促進(jìn)了檔案資源的開發(fā)。

一、文檔一體化管理的內(nèi)涵

文檔一體化是從文書和檔案兩個方面進(jìn)行考慮，實現(xiàn)從文件生成、辦理、歸檔等一系列管理，在一定程度上保證文件的完整性、數(shù)據(jù)的一致性、檔案的安全性等。在檔案信息化建設(shè)過程中，運(yùn)用文檔一體化的管理方式就是為了保證信息的完整性和真實性。從文件信息的生成到歸檔，整個過程都需要檔案工作人員的管理與控制，將文件信息可以重復(fù)運(yùn)用，從而在一定程度上提高了檔案工作的效率。在實際的檔案工作過程中，文書和檔案兩方面的工作可以由多人承擔(dān)，也可以由一人承擔(dān)。對于文件流量較小的單位可以由一人進(jìn)行文書和檔案的管理，對于文件流量較大的單位，則可以分人分組進(jìn)行管理。文檔一體化的管理模式已經(jīng)成為檔案信息化管理過程中所推行的方式。

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的發(fā)展，要將文書和檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，從而實現(xiàn)文書和檔案工作的高效率。文檔一體化的管理模式是利用管理系統(tǒng)將公文與檔案進(jìn)行結(jié)合，再利用文書處理中形成的數(shù)據(jù)，從而避免檔案工作人員對信息的重復(fù)處理，使得文件的收集、運(yùn)轉(zhuǎn)、統(tǒng)計、歸檔等工作形成一個有序的整體，使檔案部門擺脫繁瑣的任務(wù)。

二、實施文檔一體化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的策略

1.完善檔案管理規(guī)范

實施文檔一體化的管理方式來推動檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，是需要一定的財力、人力和物力作為支持的，需要有關(guān)部門建立相關(guān)的平臺來實現(xiàn)文檔一體化管理。在構(gòu)建平臺的過程中，相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)要不斷強(qiáng)化自身的管理力度，并完善檔案管理規(guī)范，從而為規(guī)范化的檔案管理提供有力保障。在規(guī)范檔案管理的過程中，肯定需要購買相關(guān)的辦公用品，這就需要嚴(yán)格按照相關(guān)的購買規(guī)定，對文件信息實行合理科學(xué)的分類。除此之外，要對檔案信息管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，從而使得檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)不斷提高，可以更加全面地認(rèn)識檔案管理工作的認(rèn)知和內(nèi)涵，掌握更多有實際價值的檔案管理技能。

2.系統(tǒng)化地規(guī)劃檔案管理軟件

部分檔案機(jī)構(gòu)的管理軟件無法兼容其他檔案部分的軟件，這就在很大程度上降低了檔案信息的利用效率。所以，要不斷規(guī)劃檔案管理軟件，結(jié)合文檔一體化過程中的實際問題，以全盤管理的角度作為分析的出發(fā)點。首先，檔案管理部門要選擇高智能、高應(yīng)用性能的系統(tǒng)軟件，從而讓文件信息可以自由地在部門內(nèi)部進(jìn)行無障礙輸送，這將是實施文檔一體化管理的基礎(chǔ)條件。其次，要針對檔案管理中的差異性進(jìn)行研究，根據(jù)不同部門的工作內(nèi)容來確定檔案保管的時間范圍和方式方法。最后，要保證檔案信息的安全性。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，信息的安全性不斷受到侵襲，要避免文檔在使用過程中遭到病毒、黑客的攻擊。除此之外，要將文檔進(jìn)行合理科學(xué)的分級整理，并運(yùn)用相關(guān)的加密技術(shù)保證信息的安全性。為了保證檔案信息的完整性，檔案管理人員應(yīng)在初期使用紙質(zhì)和電子相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，當(dāng)確認(rèn)電子檔案無誤完整之后，可以考慮將紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀。

3.加快辦公自動化進(jìn)程

如今，計算機(jī)技術(shù)在教學(xué)中的應(yīng)用已經(jīng)滲透到了各個學(xué)科，且在人事、科研、學(xué)籍管理中也應(yīng)用廣泛。電子文件的出現(xiàn)，大大提高了工作的效率和質(zhì)量，以紙質(zhì)文件為主的檔案管理模式已經(jīng)不復(fù)存在。隨著檔案種類、內(nèi)容、數(shù)量的極速增加，面對不同人群對文檔提出的不同要求，檔案工作人員引進(jìn)了自動化系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)信息資源共享、數(shù)據(jù)處理、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)刃枨?。除此之外，辦公自動化系統(tǒng)軟件可以將重復(fù)勞動的幾率大大降低，也可以直接打開計算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索，從而在一定程度上減輕檔案實體的磨損，提高檔案的利用效率。

總而言之，檔案信息是十分重要的信息來源。隨著社會的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人的需求，實施文檔一體化管理模式是必然選擇。文檔一體化的檔案管理模式不僅可以提高檔案的利用率，還能使檔案的自身作用最大化，從而在一定程度上促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，讓檔案管理更加規(guī)范。

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？誗編輯 任 壯