關(guān)于做好高等院校二級學院辦公室工作的幾點思考

劉蓮　樊廣華　仵允鋒

摘要：高等院校二級學院辦公室是學校的重要組成部分，隨著社會的不斷發(fā)展，對二級學院辦公室管理工作有了更高的要求。本文從學院辦公室管理存在的問題、職能特點出發(fā)，提出做好高等院校二級學院辦公室工作的改進對策。

關(guān)鍵詞：高校；二級學院；辦公室管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）21-0024-02

隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，辦學規(guī)模的不斷擴大，辦學層次穩(wěn)步提升，辦學水平不斷提高，在校生人數(shù)不斷增加，為適應(yīng)社會和學科的發(fā)展，許多高校普遍采用“兩級管理，以院為主”的管理模式。二級學院辦公室是二級學院從事日常事務(wù)管理的辦事機構(gòu)，是學院的中心樞紐和綜合管理部門。它接受學校相關(guān)部門的業(yè)務(wù)指導，貫徹執(zhí)行學院領(lǐng)導的意圖和要求，承擔學院的教學、科研、師資隊伍、學科平臺、學術(shù)交流等方面的組織、協(xié)調(diào)、管理工作，是高校教學、科研和行政管理工作能夠順暢有序運行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一、高等院校二級學院辦公室存在問題

1.管理規(guī)章制度不夠完善。學院辦公室管理規(guī)章制度大多存在著一些弊端和不足，缺乏切實可行的、創(chuàng)新性的管理機制，導致它與實際管理工作要求存在脫節(jié)的現(xiàn)象，無法滿足新時代高等院校二級學院實際的管理工作需求，而且，在制度上缺少對于管理人員的管束和獎勵性辦法，往往使管理人員對于上級部門分配的任務(wù)被動性的接受，按章辦事，工作疲于應(yīng)付，影響了工作的主動性和積極性，無法形成合理可行的管理工作體制。

2.職能目標不清晰。辦公室管理人員要明確工作的職能目標，這樣才能進行有目的性的工作，增強服務(wù)的效率，提高工作質(zhì)量。服務(wù)和督查相輔相成，充分發(fā)揮學院辦公室的職能作用。但是就現(xiàn)階段存在的狀況來看，二級學院辦公室管理工作的職能目標不夠清晰明確。

3.服務(wù)意識較差。辦公室人員重辦事、輕參謀，缺乏對政策的深入研究，很少參加業(yè)務(wù)培訓，不能及時學習現(xiàn)代化管理知識，業(yè)務(wù)素質(zhì)得不到提高，導致服務(wù)不夠細致，工作效能不高。而且現(xiàn)階段隨著辦公室人員年輕化，管理人員自我意識過強，普遍缺乏服務(wù)意識，缺少全局觀念。

二、高等院校二級學院辦公室管理工作的職能特點

1.服務(wù)職能。學院辦公室人員的服務(wù)工作是以院為中心，從學院發(fā)展的大局出發(fā)，立足于為領(lǐng)導服務(wù)、為教學科研服務(wù)、為廣大師生服務(wù)。平時注意協(xié)調(diào)學校和學院的關(guān)系，及時傳達學校的教學科研信息，心中有為學生服務(wù)的意識，給學生關(guān)懷，主動深入基層，跟學生打成一片，及時關(guān)注學生的思想動態(tài)，在職權(quán)范圍內(nèi)設(shè)法解決，在職權(quán)范圍外的及時反饋給領(lǐng)導，爭取盡早解決。

2.參謀職能。辦公室人員是領(lǐng)導的參謀和助手，為領(lǐng)導的工作決策做好前期準備。要搜集各類信息，深入調(diào)查研究，把握決策取向，在適當?shù)臅r候為領(lǐng)導出謀劃策，提供有效信息和建議，輔助領(lǐng)導工作的完成。

3.督查職能。二級學院辦公室需要處理學校各個職能部門下發(fā)的大量的文件和政務(wù)，在日常工作中，需要對文件進行分類管理，督查工作進度和執(zhí)行情況，從而確保學校學院各項方針政策得到真正落實。如果學校的各項政策落實不到位，會嚴重影響學院日常教學或科研工作，繼而影響學校的整體工作。因此，學院辦公室督查功能必不可少。

三、做好高等院校二級學院辦公室管理工作的對策建議

1.建立和完善辦公室管理機制。建立和完善辦公室日常工作規(guī)章制度，可以規(guī)范管理行為，提高管理服務(wù)質(zhì)量，使辦公室管理更加科學、更加規(guī)范、更加合理。這樣辦公室的各項工作都能做到有規(guī)可循、有據(jù)可依。要做到權(quán)責清晰，分工明確，工作落實到人，同時增強辦公室人員的團隊協(xié)作精神，遇到緊急工作任務(wù)時，能夠團結(jié)協(xié)作，相互支持和幫助，確保工作任務(wù)的圓滿完成；制定和完善辦公室管理工作的工作程序。工作流程的混亂是大部分單位普遍存在的問題，這就導致了好多問題不能清楚地找到負責人、相關(guān)人員互相推諉、貽誤工作等情況。因此，制定完備的工作程序，將辦事人員的職責做一個明確的分配，每件事、每項工作都具體到個人。比如接待事項，本科生和研究生教學、日常管理檔案，科研檔案管理，印章的管理和使用，會議室使用的管理等，都有明確的規(guī)范和流程，才能做到井然有序、忙而有效；制定可行的激勵措施。獎勵積極配合工作的管理人員，可以給予適當?shù)奈镔|(zhì)獎勵或者精神上的獎勵（比如在全院教工大會上口頭表彰，學院或者學校層面發(fā)放獎勵證書），從而激勵辦公人員全身心地、熱情飽滿地、積極主動地投入辦公室的管理工作中去。

2.提高服務(wù)意識，提升服務(wù)質(zhì)量。二級學院辦公室是協(xié)調(diào)學校各職能部門與學院、學院之間及學院與外單位之間工作的樞紐，具有一定的服務(wù)性質(zhì)。（1）作為辦公室管理人員一定要提高自身的服務(wù)意識，好的服務(wù)意識決定著好的工作質(zhì)量，從而保障工作的順利完成。要主動擔負起自身的參謀性職責，認真調(diào)查研究、搜集分析利于學院發(fā)展的有針對性的、有用的文件資料，提供給供學院領(lǐng)導思考和研究，為領(lǐng)導提供參考對策和意見，主動積極地為全院師生服務(wù)。（2）改善服務(wù)態(tài)度，積極為學院師生提供應(yīng)有的服務(wù)，既要保障服務(wù)的質(zhì)量，又能提高服務(wù)效率。要用“三心”——用心、熱心、誠心對待辦公室管理工作：用心學習新政策、新精神，用心體察全院師生的新動態(tài)和新變化；熱心對待每位師生，笑臉相迎，有求必應(yīng)；誠心服務(wù)，以心交心，以情換情，經(jīng)常溝通聯(lián)系老師、學生，促進學院和諧發(fā)展，提高服務(wù)效率。（3）多進行專業(yè)培訓，提升服務(wù)本領(lǐng)，增強服務(wù)質(zhì)量。例如簡單的管理學、心理學、教育學、領(lǐng)導學、等有關(guān)文化常識的指導，提升辦公人員的洞察力和分析力，提高辦公人員服務(wù)質(zhì)量。辦公室工作任務(wù)繁雜、工作時效性強、工作量大、工作要求高，而且工作涉及到全院工作的方方面面，這就要求辦公人員完全熟悉所負責的業(yè)務(wù)，做一個領(lǐng)導師生所期望的“通才”和“專才”，靈活運用服務(wù)的技巧，保證服務(wù)的質(zhì)量，力爭把工作做到讓全院師生和領(lǐng)導都能滿意。

3.提升辦公人員綜合素質(zhì)。二級學院辦公室管理人員應(yīng)該具備優(yōu)秀的政治理論素養(yǎng)和與工作崗位有關(guān)的專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，這樣才能做好本職工作。因此，必須重視辦公室人員的隊伍建設(shè)，提高管理人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在政治素質(zhì)方面，有計劃、有針對性地組織專業(yè)人員進行培訓和輔導，提高辦公室管理人員的專業(yè)能力和思想政治理論水平，讓辦公人員全面了解管理工作的特點，樹立誠心誠意服務(wù)全院師生的意識和高度的責任感，保障所有工作的順利進行；在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，學院要加強培訓，為管理人員提供良好的學習機會，不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)水平。引進高素質(zhì)人才加入辦公室管理隊伍，起到領(lǐng)頭羊的作用。學院辦公室之間可以定期進行工作交流，互相學習，提高工作效率。二級學院辦公室管理人員也要充分利用業(yè)余時間加強學習，例如管理學、心理學等方面的知識，充實自己，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提升服務(wù)質(zhì)量。

4.辦公室管理的網(wǎng)絡(luò)化。二級學院辦公室管理實行網(wǎng)絡(luò)化管理，將擺脫長期以來基于紙質(zhì)辦公的傳統(tǒng)模式，逐步實現(xiàn)依托網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)的無紙化辦公，真正體現(xiàn)信息時代辦公室的方便、快捷和高效。如今，學院辦公室網(wǎng)絡(luò)的使用日趨頻繁，與上級部門和教師學生的溝通，許多工作信息都要依賴網(wǎng)絡(luò)傳遞。比如學院會議通知安排、學校文件上傳下達、校內(nèi)各部門信息資料的共享等都可以通過辦公室管理網(wǎng)絡(luò)（例如微信朋友圈、QQ群、飛信等先進的通訊手段）快速準確地傳達到各位領(lǐng)導、全體教師、全體學生的手中，這樣可以使上級部門的指令下達迅速，問題反饋及時，能夠迅速解決其中的誤會，減少工作的失誤，信息的處理也更具有時效性，準時完成各項工作。

高等院校二級學院辦公室工作繁重、繁雜、涉及面廣，包括教學、科研、學科建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、教師思想政治工作、學生日常教育管理、社會服務(wù)等多個方面，臨時性、應(yīng)對性工作多。要做好學院辦公室管理工作，必須熟悉辦公室管理工作的職能特點，遵照規(guī)定的規(guī)章制度，強化服務(wù)意識，提高個人修養(yǎng)，保持上下級溝通良好，協(xié)同辦公室工作人員之間關(guān)系，在創(chuàng)新中求發(fā)展，不斷提高管理水平，來適應(yīng)高等學校教育發(fā)展的新形式新要求。

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