初探檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

王 憲

在經(jīng)濟迅速發(fā)展的基礎(chǔ)上，信息化覆蓋范圍逐漸擴大，檔案管理也面臨著信息化革新要求，積極在檔案管理中融入信息化技術(shù)，從而不斷提高檔案管理的基本效率，促進檔案管理的順利發(fā)展，是檔案管理行業(yè)面臨的一大機遇。檔案管理是存儲信息、整理信息、查詢信息的重要方式，因此需要積極對檔案管理進行信息化建設(shè)改革，革新檔案管理措施。

1.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的特征

1.1 價值性。價值性是檔案信息化建設(shè)中的又一特征體現(xiàn)。檔案信息化建設(shè)中，幫助檔案管理拓展了管理信息資源，并且完善了管理結(jié)構(gòu)中存在的不足，建立更大的檔案管理數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)了檔案管理資源的共享，這樣就極大程度上激發(fā)了檔案管理在社會發(fā)展中的作用，體現(xiàn)了檔案管理的價值。整合檔案管理過程中，檔案本身就具有非常高的借鑒、參考、存儲等價值，信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，進一步提高了檔案管理的文化價值、社會價值。

1.2 時效性。在進行檔案信息化建設(shè)期間，需要掌握檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理的基本特征，這樣才能達到檔案管理水平不斷提升的目的。時效性是檔案管理的主要特征之一，檔案管理中包含很多檔案信息，檔案信息的采集、管理、歸類、存儲等屬于一種長期模式，管理期限便是最顯著的體現(xiàn)。檔案管理是將檔案信息系統(tǒng)的進行管理，隨時提供給需要的部門或者群體，所以檔案管理的信息更新需要做到與時俱進，不斷升級檔案信息管理的時效性特征，為檔案管理發(fā)展抓住準(zhǔn)確的發(fā)展機會。

1.3 改革性。檔案管理中，積極開展信息化建設(shè)，是順應(yīng)改革推動的行為體現(xiàn)，檔案管理具有明顯的改革性特征體現(xiàn)，尤其是管理中的每個環(huán)節(jié)，都會在一定時期內(nèi)出現(xiàn)一系列的調(diào)整歸類，這樣才能進一步推動檔案管理的革新。信息化檔案管理建設(shè)，對于改革性特點進行了突出顯示，其改善了傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺陷，從檔案管理的每個步驟進行優(yōu)化調(diào)整，信息的收集、整理、歸類、存儲等都得到創(chuàng)新。

2.檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容

2.1 管理水平。檔案管理水平的提升是檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的重中之重。檔案管理水平的提升是信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的今天，各種高新技術(shù)逐漸出現(xiàn)在檔案管理中，電子化檔案管理模式的實施，是適應(yīng)經(jīng)濟社會飛速進步的必經(jīng)之路，同時也對檔案管理提出更高的要求。除此之外，檔案管理水平提升，還包含檔案管理內(nèi)容的不斷拓展創(chuàng)新，檔案管理內(nèi)容不斷豐富。提高檔案管理工作的管理水平，對社會發(fā)展、經(jīng)濟進步等貢獻檔案管理的價值。

2.2 硬件設(shè)施。檔案管理信息化建設(shè)，首要應(yīng)從硬件設(shè)備等方面進行改革。硬件設(shè)施是開展檔案管理工作的基本保障，若硬件設(shè)施不到位，將會嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。所謂檔案管理的硬件設(shè)施，主要包含計算機、存儲空間、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等，正是這些硬件設(shè)施組成檔案管理的支撐平臺。

2.3 服務(wù)意識。檔案管理人員的服務(wù)意識也是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案管理是推動社會進步、文化發(fā)展的重要資源動力，檔案管理人員需要具備一定的服務(wù)意識，才能夠真正做到服務(wù)于社會、大眾。檔案信息化建設(shè)中，需要改變傳統(tǒng)檔案單一、狹隘的管理模式，在深度、廣度上要均衡拓展以滿足檔案管理發(fā)展的需求，加強檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)，提升理論水平與專業(yè)技，從整體上來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以此來激發(fā)檔案管理工作的活力。

3.檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

3.1 提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證。信息化建設(shè)下，對檔案管理技術(shù)提出更嚴(yán)格的要求，積極完善檔案管理中的技術(shù)支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設(shè)資源，確保檔案管理建設(shè)系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展。同時增強檔案管理信息技術(shù)基礎(chǔ)，強化檔案管理中訪問權(quán)限的設(shè)置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立檔案信息化專項預(yù)算并對建設(shè)資金進行科學(xué)管理。

3.2 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)。檔案管理工作中之所以出現(xiàn)很多難題，主要問題是檔案管理工作人員的素質(zhì)不高，甚至出現(xiàn)了一崗多職的情況，人員的缺少是需要長期來改變的，但是在這種情況下，首先需要提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，這種素質(zhì)是建立在專業(yè)化的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)之上的，并且在加強業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，也要教導(dǎo)員工在其職終其事的素質(zhì)，服從企事業(yè)單位的安排，切實做好檔案管理工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。

3.3 加強檔案管理的數(shù)字化資源共享建設(shè)。遵循“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展策略，信息化檔案管理建設(shè)期間，數(shù)字化資源共享平臺的建立，將社會發(fā)展需要的參考信息以及數(shù)據(jù)等，發(fā)布在檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱。科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息管理編制計劃，強化檔案管理的監(jiān)督力度，為檔案管理的順利進行提供了保障。增加檔案管理數(shù)字化，拓展檔案管理數(shù)據(jù)整理范圍，保證檔案管理數(shù)據(jù)資源的多樣化。

3.4 加強對檔案管理的認(rèn)識。加強企事業(yè)單位管理層及其工作人員對檔案管理的認(rèn)識，在正確認(rèn)識和理解檔案管理相關(guān)內(nèi)容和意義的同時，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度進行檔案管理工作，并定期對檔案管理工作進行監(jiān)察。而要提升企事業(yè)單位管理層及其工作人員對檔案管理的認(rèn)識，需要加強對他們進行檔案管理相關(guān)知識和技術(shù)的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)必須是由上而下的，并且是定期的持續(xù)化的培訓(xùn)，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展的需求。