電子檔案管理在銀行檔案管理中的應(yīng)用

賈東暉

摘要：主要分析電子檔案管理在銀行管理中的應(yīng)用問題，針對電子檔案在銀行管理中中的問題，共同探究在銀行管理中電子檔案的應(yīng)用，電子檔案一方面降低了銀行檔案管理的強(qiáng)度，另一方面適應(yīng)了銀行會(huì)計(jì)電算化的需求和應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上提出了在銀行檔案管理中，電子檔案管理的應(yīng)用發(fā)展方向。

關(guān)鍵字：電子檔案；檔案管理；銀行檔案；應(yīng)用

引言：

在科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，電子檔案已經(jīng)成為了信息技術(shù)和銀行管理相結(jié)合的產(chǎn)物。它是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，是通過把聲音、文字、圖像等信息共同儲(chǔ)存起來、可以顯示用戶所需求的檔案實(shí)體真實(shí)信息的檔案類型。一方面能夠真實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)信息，另一方面能夠整合信息框架結(jié)構(gòu)，有規(guī)律性地進(jìn)行分類處理。

隨著時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)不能滿足日益劇增的銀行管理業(yè)務(wù)，而且會(huì)計(jì)檔案做為銀行業(yè)務(wù)檔案的一種，數(shù)量龐大，對銀行經(jīng)營活動(dòng)的反應(yīng)最為全面，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案時(shí)，像網(wǎng)上銀行、理財(cái)?shù)葮I(yè)務(wù)等都沒有明顯的區(qū)分，這就導(dǎo)致了原本不屬于會(huì)計(jì)檔案管理類型的檔案被強(qiáng)加到會(huì)計(jì)檔案里面，很容易引發(fā)結(jié)構(gòu)混亂、數(shù)據(jù)無效的管理局面。因此，采用電子檔案，不僅是當(dāng)代時(shí)代發(fā)展的要求，更是銀行經(jīng)營管理實(shí)際操作的重要課題，是對檔案進(jìn)行總結(jié)概括的最佳方式。但是，電子檔案在運(yùn)行過程也并不完善，文章將對銀行檔案管理中運(yùn)用電子檔案管理所面臨的問題進(jìn)行簡單概述。

一、電子檔案管理在銀行檔案管理中應(yīng)用的必要性分析

（一）銀行檔案工作的壓力持續(xù)增長

紙質(zhì)化銀行檔案是造成當(dāng)前物理存儲(chǔ)空間不足，不方便銀行檔案信息檢索和利 用的最主要原因。根據(jù)我國法律環(huán)境的現(xiàn)狀，除涉及債權(quán)債務(wù)關(guān)系的資料有必要保留紙質(zhì)形式外，在銀行高度電子化的環(huán)境下，其他資料實(shí)行電子化歸檔完全可以滿足銀行檔案日常管理工作的需要。但是由于相關(guān)制度的規(guī)定，銀行仍保存了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案呈幾何倍數(shù)增長，對檔案庫房造成了巨大壓力，銀行檔案的電子化已經(jīng)勢在必行。

（二）銀行檔案工作面臨信息化時(shí)代的考驗(yàn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)在全社會(huì)的普遍應(yīng)用，人類進(jìn)入了信息社會(huì)，信息成為維持社會(huì)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及生產(chǎn)活動(dòng)的重要資源，信息化建設(shè)也就成為建立現(xiàn)代化企業(yè)管理機(jī)制和構(gòu)筑核心競爭優(yōu)勢的重大發(fā)展戰(zhàn) 略。在銀行信息化過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作流程必然面臨一次變革，檔案領(lǐng)域涌現(xiàn)出許多新生事物，它們對檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高的要求，如電子文件管理、網(wǎng)絡(luò)傳輸中檔案信息安全維護(hù)等。

二、電子檔案在銀行檔案管理中存在的問題

銀行檔案規(guī)定期限的劃分與銀行的實(shí)際業(yè)務(wù)特點(diǎn)不相符合，在管制方面存在漏洞。根據(jù)國家相關(guān)的銀行規(guī)定，有關(guān)部門要查閱、凍結(jié)、存貸款開銷戶記錄等相關(guān)業(yè)務(wù)條款時(shí)，銀行管理人員應(yīng)當(dāng)做好業(yè)務(wù)記錄，保存好憑單收據(jù)。但是，從實(shí)際情況上來看，這些業(yè)務(wù)并未涉及到具體的賬務(wù)管理，雖然保留有單據(jù)，但是沒有長期保存的價(jià)值，對銀行的業(yè)務(wù)進(jìn)步?jīng)]有過多的幫助作用；掛失記錄和補(bǔ)發(fā)憑單收據(jù)，從性質(zhì)上看應(yīng)當(dāng)屬于會(huì)計(jì)憑證管理類型，憑證保存年限最多為15年，

與相關(guān)對頂中銀行永久保管期限不相符合；另外，存貸款開銷戶記錄，貸款開銷戶的的申請表應(yīng)當(dāng)跟隨消費(fèi)記錄而流轉(zhuǎn)，這與永久保管的條款有所沖突。

三、在銀行檔案管理中電子檔案的應(yīng)用

（一）電子檔案降低了銀行檔案管理的強(qiáng)度

在進(jìn)行銀行檔案管理的流程設(shè)計(jì)中，相對于傳統(tǒng)的檔案制度，電子檔案制度，不用書面書寫，降低了儲(chǔ)存分類的難度，更加容易管理保存，在銷毀無關(guān)檔案方面也存在一定的優(yōu)勢。另外，為方便查閱檔案，會(huì)計(jì)檔案通常會(huì)將業(yè)務(wù)資料進(jìn)行分類整理、裝訂和存放，并按照不同的管理體制設(shè)定不同的存留期限，這樣很容易造成混亂，一方面使短期保管的檔案相應(yīng)延長了保管期限，另一方面，在進(jìn)行檔案到期銷毀階段時(shí)，必須逐項(xiàng)分類，這不僅大大增加了工作難度，檔案保存壓力也日漸加大。

（二）電子檔案在銀行中的應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案的保管和利用已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化銀行業(yè)務(wù)的要求，這極大的影響到銀行財(cái)務(wù)資源的優(yōu)化配置，計(jì)算機(jī)逐漸被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，銀行的業(yè)務(wù)管理也應(yīng)當(dāng)隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展而不斷更新?lián)Q代。在相關(guān)的銀行法律法規(guī)中，處理涉及到的有關(guān)債權(quán)、債務(wù)關(guān)系的資料可以保留紙質(zhì)資料外，其他的業(yè)務(wù)關(guān)系資料可以保留電子檔案，這符合銀行的規(guī)定要求。另外，隨著銀行業(yè)務(wù)的不斷增加，業(yè)務(wù)資料的層出不窮，紙質(zhì)檔案資料呈倍數(shù)增長，它們的保管對檔案庫房來說也是一種壓力。

四、電子檔案在銀行管理中的發(fā)展

電子檔案是銀行檔案管理的基礎(chǔ)，在管理過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，融入業(yè)務(wù)流程，精簡操作步驟，規(guī)范操作流程，降低成本管理。創(chuàng)新發(fā)展理念，對相關(guān)的工作內(nèi)容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求銀行各業(yè)務(wù)部門在推出新業(yè)務(wù)時(shí)，一旦涉及到會(huì)計(jì)資料的，都應(yīng)當(dāng)與會(huì)計(jì)部門協(xié)調(diào)溝通，并且由會(huì)計(jì)部門規(guī)定資料的歸檔范圍和保管期限。會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)當(dāng)隨著檔案管理要求的改變而改變，保證電子數(shù)據(jù)能夠得到很好地存檔保留。對各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)加以整改，指定針對性的方案并相應(yīng)的進(jìn)行指導(dǎo)，降低業(yè)務(wù)難度。對存檔資料進(jìn)行歸類整理，明確那些資料不用歸檔，哪些資料必須歸檔保管，哪些可以長期保留，哪些應(yīng)當(dāng)存留規(guī)定年限，以便利于前臺(tái)查閱數(shù)據(jù)，整合管理。另外，電子數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，明確是否打印歸檔，避免二次歸檔。在滿足會(huì)計(jì)核算需求的前提下，通過系統(tǒng)優(yōu)化的方式進(jìn)行合適的分檔，減輕后期檔案保管和銷毀的工作量，可以有效簡化檔案的分揀工作，增加工作技巧的同時(shí)也可以提高工作效率。

結(jié)束語：

電子檔案在當(dāng)今時(shí)代發(fā)展當(dāng)中十分重要，在銀行的檔案管理工作中，應(yīng)結(jié)合信息化管理制度，大力推行電子存檔，對紙質(zhì)檔案實(shí)行物理集中保管，這是各大銀行檔案管理的要求之一。銀行要盡可能地運(yùn)用電子檔案進(jìn)行資料的分類整理，代替紙質(zhì)檔案的歸檔存檔，以減少紙質(zhì)檔案對庫房需求的壓力。同時(shí)，也要適應(yīng)電子數(shù)據(jù)的不斷發(fā)展變化，結(jié)合電子數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，進(jìn)行內(nèi)容的擴(kuò)充優(yōu)化整理，支持遠(yuǎn)程查詢，保證資料的查詢工作，在改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案堅(jiān)持銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)將檔案的業(yè)務(wù)價(jià)值和歷史價(jià)值作為出發(fā)點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)與銀行檔案相互補(bǔ)充、互為印證，在滿足基本方針政策的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新分檔原則，簡化工作步驟，減低工作量，提高工作效率。

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