信息化背景下高校教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

摘 要：高校教學(xué)檔案由高校的教學(xué)成果匯總而成，對(duì)于高校具有重要的意義。在信息化背景下，高校教學(xué)檔案管理需要緊隨時(shí)代的步伐作出改變。本文針對(duì)高校教學(xué)檔案管理的問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息化；高校；教學(xué)檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、高校教學(xué)檔案管理的意義

高校教學(xué)檔案管理主要是為了更好地收集和整理匯總教學(xué)檔案，以便提供相關(guān)服務(wù)。然而，隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理所能夠?qū)崿F(xiàn)的效用收到互聯(lián)網(wǎng)的沖擊。在這種情況下，高校教學(xué)檔案需要借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息化管理，以期在信息化時(shí)代更好地提供服務(wù)，從而發(fā)揮更大的價(jià)值和作用。

傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案基本上是以紙作為承載物，后來(lái)則出現(xiàn)了更多的載體，如光盤(pán)、硬盤(pán)等。隨著信息化步伐不斷加快，高校教學(xué)檔案管理同樣需要緊隨時(shí)代做出改變。而信息化管理模式能夠使高校教學(xué)檔案更大限度地得到開(kāi)發(fā)和利用，更好地發(fā)揮其服務(wù)功能。

二、信息化背景下高校教學(xué)檔案管理的問(wèn)題

1.檔案管理意識(shí)和理念落后。檔案管理工作隨著高校的不斷發(fā)展，其作用變得更為重要。雖然高校在教學(xué)檔案管理工作和管理意識(shí)方面已經(jīng)有了一定的提高，但是很多人對(duì)高校教學(xué)檔案管理仍然認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有正確思考和看待信息化建設(shè)對(duì)高校教學(xué)檔案管理的意義，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

2.檔案信息化基礎(chǔ)比較薄弱。大多數(shù)高校缺少教學(xué)檔案信息化建設(shè)方面的資金，無(wú)法開(kāi)展教學(xué)檔案信息化建設(shè)，只能沿用傳統(tǒng)的檔案管理方法。然而，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足人們的需求。要想提高教學(xué)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息共享，高校需要加大對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的投入和重視程度。

3.缺乏相應(yīng)的檔案管理人才。受高校信息化建設(shè)和落實(shí)程度的限制，高校教學(xué)檔案管理人員的信息化水平普遍偏低，互聯(lián)網(wǎng)信息化的學(xué)習(xí)和應(yīng)用能力不足，這在很大程度上影響了教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展。目前很多高校缺乏這一方面的管理人才，人才隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)有待進(jìn)一步提高。

4.網(wǎng)絡(luò)信息安全存在問(wèn)題。信息化發(fā)展使信息流通和交流變得更加便捷。然而我們?cè)谙硎芷鋷?lái)的便利的同時(shí)，也承擔(dān)著信息、文件失竊的風(fēng)險(xiǎn)。目前高校的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還無(wú)法為教學(xué)檔案提供堅(jiān)實(shí)的安全保障，這在很大程度上影響了高校教學(xué)檔案信息化管理的發(fā)展。

5.相關(guān)的管理制度不完善。目前現(xiàn)有的高校教學(xué)檔案管理制度不完善，而且各高校落實(shí)的程度也不一樣。很多高校的教學(xué)檔案保管和存放并不規(guī)范，甚至出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，這在很大程度上影響了教學(xué)檔案的完整性。雖然近年來(lái)有關(guān)教學(xué)檔案的相關(guān)規(guī)定不斷增加，在一定程度上提升了教學(xué)檔案的管理水平，但是相關(guān)規(guī)定的落實(shí)情況以及高校對(duì)檔案管理的重視程度仍然需要進(jìn)一步提高。對(duì)于目前高校教學(xué)檔案的各種問(wèn)題如何解決、如何監(jiān)督，仍然缺少有效的解決方案。

6.教學(xué)檔案信息的功能受限。教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)、利用率比較低是目前很多高校存在的問(wèn)題，一方面這些高校的教學(xué)檔案管理比較封閉，很難實(shí)現(xiàn)相互交流，這樣就無(wú)法對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用；另一方面，很多高校的教學(xué)檔案管理仍然以傳統(tǒng)模式為主，信息化程度比較低，對(duì)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)能力不足。受這些因素的影響，教學(xué)檔案很難得到有效的開(kāi)發(fā)利用，自然無(wú)法發(fā)揮相應(yīng)的作用。

三、信息化背景下高校教學(xué)檔案管理需要采取的對(duì)策

1.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)步伐需要進(jìn)一步加快，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)將傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾恚瑢?shí)現(xiàn)教學(xué)檔案各個(gè)方面的信息化功能。在教學(xué)檔案信息化管理建設(shè)和落實(shí)的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)高校自身信息化水平發(fā)展情況分階段進(jìn)行，及時(shí)解決問(wèn)題，掌握和了解最新的建設(shè)情況。高校需要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理的重視程度，做好信息化建設(shè)的宣傳和推廣工作。高校教學(xué)檔案管理工作需要高校各個(gè)部門(mén)的共同努力。高校需要不斷完善內(nèi)部管理機(jī)制，無(wú)論是教學(xué)檔案的整理方面，還是教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)方面，都需要有嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，從而確保教學(xué)檔案管理水平的不斷提高。

2.加大在教學(xué)檔案信息化建設(shè)方面的投入。想要落實(shí)教學(xué)檔案的信息化管理，首先高校需要在資金方面給予一定的投入。只有完善和加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施，才能更好地進(jìn)行信息化建設(shè)工作。高?？梢愿鶕?jù)自身實(shí)際情況，量力完善基本硬件設(shè)施，搭配對(duì)應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。其次，高校需要有明確的教學(xué)檔案信息化管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。教學(xué)檔案的各方面工作都需要細(xì)化并按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。而在教學(xué)檔案基礎(chǔ)資料整理完善之后，則需要進(jìn)行集中處理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)教學(xué)檔案文件進(jìn)行技術(shù)處理，從而保證教學(xué)檔案可以進(jìn)行信息交流和共享。高校教學(xué)檔案信息化管理的目的在于對(duì)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)和利用，這對(duì)高校的發(fā)展有著重要的作用。

3.提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，確保教學(xué)檔案信息的安全。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的不斷提高，對(duì)信息的安全性提出了更大的挑戰(zhàn)。高校需要不斷提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，加強(qiáng)教學(xué)檔案的加密程度，防止信息泄露所帶來(lái)的不良后果，在確保教學(xué)檔案資料完整性和流動(dòng)性的同時(shí)，為教學(xué)檔案的安全性提供有力保障。

4.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，需要高校在加強(qiáng)整體信息化水平的同時(shí)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提升信息化管理水平。高?？梢酝ㄟ^(guò)定期培訓(xùn)、組織學(xué)習(xí)、考核等方式，提高教學(xué)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化水平，也可以通過(guò)競(jìng)崗等制度，選拔優(yōu)秀檔案管理人員，從而將教學(xué)檔案信息化建設(shè)和管理工作更好地落到實(shí)處。

5.增強(qiáng)高校教學(xué)檔案的綜合效益。增強(qiáng)高校教學(xué)檔案的綜合效益主要包括兩個(gè)方面，一方面是提高教學(xué)檔案獲取的技術(shù)水平；另一方面是加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)施的應(yīng)用，強(qiáng)化教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的功能，從而確保教學(xué)檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，通過(guò)利用高質(zhì)量的教學(xué)檔案，滿足教育、科研等相關(guān)方面的需求。

6.提高教學(xué)檔案的利用率和服務(wù)水平。在信息化進(jìn)程不斷加快的今天，高校教學(xué)檔案工作需要改變其以管理為主、利用為輔的被動(dòng)服務(wù)模式，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高高校教學(xué)檔案的利用率，從而不斷提高服務(wù)水平。高?？梢允占头治鲇脩粜枨?，確定教學(xué)檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的方向。高?？梢酝ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開(kāi)發(fā)建立檢索系統(tǒng)，如此一來(lái)，可以通過(guò)多種渠道將教學(xué)檔案提供給需求者，從而真正發(fā)揮高校教學(xué)檔案應(yīng)有的價(jià)值。

7.學(xué)習(xí)高校教學(xué)檔案管理的新理念和新模式。高校教學(xué)檔案管理需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和要求作出改變，學(xué)習(xí)和利用新的管理理念和模式，使高校教學(xué)檔案的相關(guān)資源更好地得到開(kāi)發(fā)和利用。高校教學(xué)檔案管理人員則需要積極學(xué)習(xí)和利用最新的發(fā)展和管理觀念，使教學(xué)檔案管理工作與高校的發(fā)展和規(guī)劃相統(tǒng)一，從而為學(xué)校更好更快的發(fā)展服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：姜春美（1978— ），女，山東煙臺(tái)人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。