淺談檔案管理中的保密工作

蔡玲玲

（哈爾濱市兒童福利院 黑龍江 哈爾濱 150001）

保守國(guó)家機(jī)密是我們每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能。

檔案保密工作面臨新形勢(shì)、新情況，在保守國(guó)家秘密與信息資源的合理利用中尋找契合點(diǎn)，保密工作如何做，才能更好的為檔案服務(wù)顯得尤為重要。

1.做好檔案保管過程中的保密工作

1.1 檔案庫(kù)房管理中的保密工作

檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，從檔案保密的角度來看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層和最頂層，庫(kù)房門窗等應(yīng)設(shè)置防盜網(wǎng)專門加固，以防盜竊；還應(yīng)盡量做到庫(kù)房、辦公室、閱覽室分開；檔案庫(kù)房要按照檔案管理工作制度嚴(yán)格管理，并指定專人負(fù)責(zé)，無關(guān)人員禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

1.2 檔案管理人員的職責(zé)及素質(zhì)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全；這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞，對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救；不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全；不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，其至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況；不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

提高保密檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。保密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)．經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬無一失，把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

2.做好檔案利用過程中的保密工作

2.1 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

2.1.1 制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及檔案的完好無損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

2.1.2 隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)：二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案法規(guī)；二是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的—般問題。

2.1.3 監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同利用對(duì)象的不同目的．掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。做好利用監(jiān)督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

2.2 處理好檔案保密與利用的關(guān)系

在現(xiàn)實(shí)工作中，保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡責(zé)，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)．切實(shí)完善工作的職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的就是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用不但會(huì)失去保的意義，更會(huì)失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會(huì)造成危害。所以，對(duì)檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

2.3 做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的；但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無視其秘密性，無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

2.3.1 做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作．也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對(duì)這些工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍；二是中審．由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍；三是終審．由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查．最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

2.3.2 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，檔案便失去了保密價(jià)值，應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性，向社會(huì)各界開放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案。過去有許多檔案館對(duì)其所保管的注有密級(jí)的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用：解密工作應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密?！?/p>

2.3.3 做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：1.提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。2.建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開放后檢索與管理的要求。3.編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》；二是骨干型檢索工具．如《開放檔案卡片門錄》；三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干型檢索工具為主，基礎(chǔ)性檢索工具為輔，敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢素途徑的多元化。4.副本的保存。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本的保存。

參考文件：

[1]畢麗萍.檔案資料的復(fù)制與保密[J].中國(guó)管理信息化，2011（16）.

[2]宋春玲.談檔案館如何樹立文化服務(wù)形象[J].黑龍江檔案，2011（3）.

[3]王順蘭.國(guó)企檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（6）.