論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的需求管理和范圍管理

彭文

【摘 要】以某高校數(shù)字化圖書館信息管理系統(tǒng)集成項(xiàng)目開發(fā)為例，首先介紹了項(xiàng)目基本情況以及作者在其中所承擔(dān)的主要工作和職責(zé)介紹，詳細(xì)論述了對需求管理和范圍管理的認(rèn)識及它們之間的區(qū)別與聯(lián)系，對項(xiàng)目范圍管理過程中采用的具體方法和工具作了闡述，結(jié)尾總結(jié)了從該項(xiàng)目中所獲得的寶貴經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】需求管理；范圍管理；信息化建設(shè)；圖書館；數(shù)字化；

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師》和PMBOK項(xiàng)目管理知識體系后，為了理論與實(shí)踐相結(jié)合，有幸作為某公司項(xiàng)目經(jīng)理助理身份，參與了某高校數(shù)字化圖書館項(xiàng)目建設(shè)為例，探討項(xiàng)目需求管理和范圍管理在項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要性，結(jié)合實(shí)例全面闡述項(xiàng)目需求與范圍管理過程，以及個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

二、項(xiàng)目背景、范圍、需求概況

2013年6月，我作為某公司的項(xiàng)目經(jīng)理助理參與了某高校數(shù)字化圖書館的項(xiàng)目建設(shè)。該項(xiàng)目投資約500萬元，采用招標(biāo)的方式進(jìn)行。我公司為最終中標(biāo)單位，該項(xiàng)目建設(shè)周期為3個(gè)月。該項(xiàng)目涉及到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、服務(wù)器集群、SAN存儲、應(yīng)用軟件二次開發(fā)等方面，該項(xiàng)目跨專業(yè)，跨行業(yè)，屬于典型的信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目，存在的風(fēng)險(xiǎn)高。

需求是指用戶對目標(biāo)系統(tǒng)在功能、行為、性能、設(shè)計(jì)約束等方面的期望。需求工程包括需求開發(fā)和需求管理，是個(gè)不斷反復(fù)的需求定義、文檔記錄、需求演進(jìn)的過程，可以劃分為：需求獲取、需求建模、形成需求規(guī)格、需求驗(yàn)證、需求管理。而項(xiàng)目范圍則是為了達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)，為了交付具有某種特征的產(chǎn)品和服務(wù)，項(xiàng)目所規(guī)定要做的。范圍管理就是要確定哪些工作是項(xiàng)目應(yīng)該做的，哪些工作不應(yīng)該包括在項(xiàng)目里。首先通過需求開發(fā)來獲取項(xiàng)目需求，在此基礎(chǔ)上確定項(xiàng)目范圍，進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理。需求管理是對已批準(zhǔn)的需求進(jìn)行生命周期管理。只有通過需求分析過程之后才能確定項(xiàng)目的范圍，需求的并更會導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的變更。針對業(yè)務(wù)需求不確定性高、項(xiàng)目范圍廣等特點(diǎn)，在需求管理和范圍管理中都采取了如下的措施：

三、用簡化的原型法來進(jìn)行需求分析

需求分析對項(xiàng)目有舉足輕重的作用，充分的需求分析可以使得開發(fā)和測試更能夠了解客戶的需求，把一些技術(shù)難點(diǎn)和可能遇到的難點(diǎn)問題提出來，盡早解決，并且達(dá)到一致，避免項(xiàng)目后期返工，減少缺陷成本。為了做好需求分析，我們在該項(xiàng)目的需求分析中采用了簡化的原形法。

首先對業(yè)務(wù)需求《數(shù)字化圖書館信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求文檔》進(jìn)行快速的分析，弄清楚業(yè)務(wù)部門的對數(shù)字化圖書館信息系統(tǒng)的基本需求，詳細(xì)闡述該項(xiàng)目的應(yīng)用背景、功能要求、性能要求、操作界面要求、與其他軟件的接口要求，以及對項(xiàng)目進(jìn)行評估的各種評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，未來發(fā)展的接口預(yù)留等一個(gè)基本的業(yè)務(wù)需求規(guī)格說明，并提交給3名業(yè)務(wù)人員。由業(yè)務(wù)和開發(fā)人員共同討論確定初始需求的可用性，形成初步一致意見。接著在基本的業(yè)務(wù)需求規(guī)格說明上，搭建簡易的原型系統(tǒng)，該原型系統(tǒng)包括簡單的客戶端信息交互需求和業(yè)務(wù)邏輯處理服務(wù)，盡量仿真實(shí)際工作環(huán)境下的功能需求，要與實(shí)際系統(tǒng)的操作過程完全相同，由于圖書管理系統(tǒng)是現(xiàn)有系統(tǒng)的遷移，故考慮可用性但不用實(shí)現(xiàn)。最后由業(yè)務(wù)人員和開發(fā)人員共同評價(jià)和改進(jìn)原型，最終完成了《數(shù)字化圖書館信息系統(tǒng)項(xiàng)目軟件需求規(guī)格說明書》，業(yè)務(wù)人員對該文檔進(jìn)行了簽字確認(rèn)。

四、工作分解結(jié)構(gòu)WBS的滾動式規(guī)劃

工作分解結(jié)構(gòu)WBS可以清晰的展示項(xiàng)目工作之間的相關(guān)關(guān)聯(lián)，在該項(xiàng)目的范圍規(guī)劃和管理中，我使用project 2010來進(jìn)行WBS分解，分多個(gè)層次。第一層分解為計(jì)劃階段、需求分析、設(shè)計(jì)階段、編碼實(shí)施（包括編碼開發(fā)和單元測試）、集成測試、系統(tǒng)測試、驗(yàn)收測試、試運(yùn)行。第二層，針對各個(gè)階段再按照各個(gè)階段產(chǎn)出物的領(lǐng)域進(jìn)行分解，如：需求分析分解為：頁面展示分析、功能流程分析、非功能性需求分析流程、運(yùn)行維護(hù)需求；設(shè)計(jì)階段分解為：系統(tǒng)概要設(shè)計(jì)、系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫表設(shè)計(jì)；編碼實(shí)施分解為：手機(jī)WEB客戶端、業(yè)務(wù)邏輯應(yīng)用服務(wù)開發(fā)、交易網(wǎng)關(guān)改造；系統(tǒng)測試分解為：系統(tǒng)功能測試、系統(tǒng)性能測試；接著再向下分解。

當(dāng)然工作分解結(jié)構(gòu)也是個(gè)漸進(jìn)明細(xì)的過程，需要滾動式規(guī)劃，剛開始進(jìn)行規(guī)劃時(shí)設(shè)計(jì)、開發(fā)的工作包可以具體到每個(gè)人2-3個(gè)工作日的工作內(nèi)容，但是系統(tǒng)測試、驗(yàn)收測試的工作包只是做了大致的整體估算；但隨著項(xiàng)目實(shí)施的展開，當(dāng)開發(fā)編碼工作進(jìn)入尾期的時(shí)候，就可以對測試的工作包進(jìn)行細(xì)化，當(dāng)系統(tǒng)測試工作進(jìn)入尾期的時(shí)候，就可以對驗(yàn)收測試、試運(yùn)行的工作包進(jìn)行細(xì)化。分解的粒度逐步變小，總的原則就是能清晰計(jì)劃、估算、監(jiān)控、管理項(xiàng)目具體執(zhí)行工作為準(zhǔn)。

五、建立縱向需求跟蹤矩陣，并定期審查跟蹤

需求跟蹤矩陣是在項(xiàng)目范圍管理和需求變更控制過程中一個(gè)一個(gè)非常有效的方法，但對于復(fù)雜項(xiàng)目來說建立和維護(hù)這個(gè)需求跟蹤矩陣的工作量是非常巨大、煩瑣的。我在該項(xiàng)目中平衡項(xiàng)目管理的投入和產(chǎn)出，分別建立用戶需求和系統(tǒng)設(shè)計(jì)、用戶需求和測試用例的需求跟蹤矩陣，簡化需求跟蹤矩陣的復(fù)雜度；對用戶需求、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、測試用例都采用統(tǒng)一編號的方式，并采取分層編號方式，便于實(shí)現(xiàn)跟蹤和管理。針對不同的用戶需求，考慮需求、設(shè)計(jì)、代碼、測試用例的顆粒度大小。比如對于功能性需求的實(shí)現(xiàn)，設(shè)計(jì)一般細(xì)化到功能組件，代碼細(xì)化到具體的應(yīng)用程序，測試用例則是一組測試用例的集合。通過適度的顆粒度降低需求跟蹤矩陣的復(fù)雜度。

六、制定需求變更流程來管理需求變更

需求管理和項(xiàng)目管理的一個(gè)核心內(nèi)容就是需求和范圍的變更管理，需求管理會導(dǎo)致范圍變更，而范圍變更可能會造成需求無法實(shí)現(xiàn)或遺漏。我深知需求和范圍變更的好壞直接關(guān)系著項(xiàng)目的成敗，所以在項(xiàng)目規(guī)劃初期就成立了變更控制委員會CCB，由我、技術(shù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)經(jīng)理、測試經(jīng)理、配置管理員、質(zhì)量管理員組成，并明確了通過Butterfly變更管理工具來管理變更流程。需求變更流程根據(jù)變更的嚴(yán)重程度來分層次進(jìn)行管理和審批，變更可以分為：輕微變更、嚴(yán)重變更、極其嚴(yán)重變更。

我具體了解情況后，認(rèn)識到項(xiàng)目成員對需求管理和范圍管理的認(rèn)識和貫徹程度存在問題。于是我立即組織全體項(xiàng)目成員進(jìn)行需求管理和范圍管理的培訓(xùn)，并要求所有的需求和范圍變更都需要通過Butterfly變更管理工具來管理，經(jīng)過變更影響評價(jià)后，由擁有不同層次批準(zhǔn)權(quán)限的技術(shù)經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理助理和CBB來決定是否給予批準(zhǔn)或拒絕。同時(shí)加大對變更請求的后續(xù)檢查，包括批準(zhǔn)和拒絕的范圍。在項(xiàng)目例會上通報(bào)未經(jīng)批準(zhǔn)的變更，一定程度上保證了需求變更管理的實(shí)效，防止了項(xiàng)目范圍蔓延。

七、明確項(xiàng)目范圍說明書，并且不斷修改和優(yōu)化

項(xiàng)目范圍說明書是項(xiàng)目最重要的文檔，它說明了為什么要進(jìn)行這個(gè)項(xiàng)目，明確項(xiàng)目的目標(biāo)和可交付成果，是業(yè)務(wù)需求部門和技術(shù)實(shí)施部門之間的協(xié)議基礎(chǔ)。主要包括：項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目可交付物、項(xiàng)目邊界、產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、約束條件、項(xiàng)目的假定。主要是包括三方面內(nèi)容：項(xiàng)目的合理性說明、項(xiàng)目的目標(biāo)、項(xiàng)目的可交付物，在項(xiàng)目啟動后就應(yīng)該盡快編寫出來，而且隨著項(xiàng)目的深入，不斷地堆項(xiàng)目范圍說明書進(jìn)行修改和細(xì)化。通過上述的需求管理和范圍管理的措施及一些具體操作細(xì)節(jié)，數(shù)字化圖書館信息系統(tǒng)于2013年9月順利完成，得到了用戶方的肯定和好評。

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