行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的問題及對策

張亞萍

【摘 要】隨著我國財政改革的不斷深入和現(xiàn)代化管理機制的不斷完善，我國行政事業(yè)單位的財務(wù)管理綜合水平得到了有效提高，對保證行政事業(yè)單位資金以及促進我國社會經(jīng)濟的健康有序發(fā)展等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。因此各級行政事業(yè)單位對財務(wù)管理工作都予以高度重視。本文分析了目前行政事業(yè)單位中財務(wù)檔案管理存在的問題，研究出了相應(yīng)的解決策略，以期促進行政事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作的完善。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；財務(wù)檔案；管理

財務(wù)管理工作是行政事業(yè)單位經(jīng)濟管理工作的核心，也是單位發(fā)展的基礎(chǔ)性條件?，F(xiàn)階段，我國處于社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境下，財務(wù)管理政策朝著市場經(jīng)濟發(fā)展的方向邁進，國家根據(jù)現(xiàn)實的需要不斷調(diào)整財政支出方面的措施，促進了行政事業(yè)單位財務(wù)管理工作的發(fā)展。我國財務(wù)管理工作有了很大的進步，但是行政事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理方面還存在一定的問題，造成了財務(wù)檔案的利用率不高，管理存在漏洞的情況。基于此，行政事業(yè)單位要不斷優(yōu)化財務(wù)檔案管理制度，針對關(guān)鍵性問題提出相應(yīng)的解決措施，促進財務(wù)檔案管理工作的不斷成熟與完善。

一、行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理存在的問題

（一）財務(wù)檔案資料的收集不全面

在進行檔案資料的收集時，一些單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)專業(yè)資料的歸檔，而忽略了對財務(wù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和磁性介質(zhì)中儲存的文件資料進行收集、整理，影響了財務(wù)檔案的齊全性和完整性。有的單位將財務(wù)信息存入磁性介質(zhì)后就不再進行后期的檔案管理工作，導(dǎo)致了此類財務(wù)文件資料的丟失，不利于檔案資料的全面收集。還有一些單位在財務(wù)檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，這使得檔案資料的查找工作具有一定的復(fù)雜性，而且違反了財務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定。另外，有一些單位不注重會計電算化的管理工作，導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)陳舊，造成會計電算化檔案無法調(diào)閱的情況，不利于對財務(wù)資料進行系統(tǒng)的整理及歸檔。

（二）財務(wù)檔案管理的監(jiān)管力度不夠

在行政事業(yè)單位進行財務(wù)檔案的整理與審查工作時，很少有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢查重要事項的情況。在單位內(nèi)部，大部分管理者沒有對財務(wù)檔案管理工作起到相應(yīng)的重視，缺乏對檔案管理工作的事前、事中、事后工作進行相應(yīng)的規(guī)范與監(jiān)督，導(dǎo)致其工作出現(xiàn)紊亂的情況，影響了財務(wù)檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響財務(wù)管理工作的科學(xué)、有序進行。

（三）財務(wù)檔案工作人員的綜合素質(zhì)有待提高

隨著財務(wù)管理工作的不斷優(yōu)化與發(fā)展，行政事業(yè)單位對財務(wù)檔案管理工作也提出了更高的要求，在檔案資料的收集、整理、歸檔等方面制定了相應(yīng)的規(guī)范，明確了電子財務(wù)檔案的地位以及規(guī)范了財務(wù)檔案管理程序等內(nèi)容，對財務(wù)檔案管理工作人員的素質(zhì)有了一定的要求。但是，目前我國大部分財務(wù)檔案管理人員是會計人員兼職，計算機應(yīng)用能力還缺乏完善，使得其在進行電子檔案的整理時存在一定的難度，并且工作方式也缺乏一定的規(guī)范性，尤其是在進行大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用等具有一定難度的計算機應(yīng)用時表現(xiàn)出了明顯的不足。還有，一些行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理人員廉政意識及崗位意識問題較為突出，缺乏一定的職業(yè)道德，使得財務(wù)檔案管理工作不夠規(guī)范，綜合素質(zhì)有待提高。

（四）財務(wù)軟件缺乏創(chuàng)新

隨著我國計算機水平的不斷提高，工作方式逐漸朝著信息化的方向發(fā)展。為了滿足現(xiàn)代行政事業(yè)單位檔案管理的需要，財務(wù)管理軟件的開發(fā)得到大力的支持，為我國行政事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作提供了巨大的幫助。然而，由于我國行政事業(yè)單位檔案制度不夠完善，一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)管理信息化的工作不夠重視，使得財務(wù)管理軟件在行政事業(yè)單位中得不到有效的利用。尤其是財務(wù)檔案管理工作，其具有工作量大、資料記錄復(fù)雜等特點，如果可以有效的運用財務(wù)檔案管理軟件，將會大大提高其工作效率，為后期的財務(wù)管理工作提供資料保障。

二、優(yōu)化行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的策略

（一）提高財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著時代的不斷發(fā)展，財務(wù)檔案管理人員對行政事業(yè)單位的發(fā)展越來越重要，財務(wù)管理人員不僅可以進行整理公司賬務(wù)等會計方面工作，由于其工作具有一定的預(yù)見性，可以對行政事業(yè)單位的發(fā)展目標起到指導(dǎo)性作用。現(xiàn)階段，如何采取有效的方法和程序，提高財務(wù)檔案管理人員質(zhì)量就成為當前行政事業(yè)單位工作較難開展的一個突出問題，針對這一問題，可以通過以下幾個方面加以解決：首先，可以定期對財務(wù)檔案管理人員進行相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，以提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，促進財務(wù)檔案管理工作規(guī)范化進行；其次，可以加強專業(yè)性人才的引進，以提高財務(wù)檔案管理工作的科學(xué)性與準確性，強化管理工作，并形成“魷魚效應(yīng)”，有效提高工作效率。然后，可以請一些有經(jīng)驗的優(yōu)秀檔案管理人員和大學(xué)教授進行專業(yè)性講座，使工作人員學(xué)習(xí)專業(yè)的財務(wù)檔案管理工作經(jīng)驗，強化了財務(wù)檔案管理知識的實踐性，對行政事業(yè)單位財務(wù)管理工作的發(fā)展起到促進作用。

（二）強化事業(yè)單位內(nèi)部控制制度

想要強化行政事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作，就要加強單位的內(nèi)部控制工作。首先，行政事業(yè)單位要設(shè)置內(nèi)審機構(gòu)，對相關(guān)的財務(wù)管理工作做好監(jiān)督和管理，提高工作的規(guī)范性，并根據(jù)本單位的實際情況建立和健全資金管理制度、財務(wù)審批制度、票據(jù)管理使用制度和內(nèi)部控制制度等、財務(wù)檔案管理制度，使得檔案資料的存取規(guī)范，減少財務(wù)信息丟失的情況。其次，還要進行獎懲制度的設(shè)立，使得財務(wù)檔案管理工作的效率得到有效提高。然后，合理的配置財務(wù)檔案管理人員，使得財務(wù)檔案管理人員的職責(zé)分工明確，保證自己工作高效的完成，促使財務(wù)檔案管理工作合理有序的進行。

（三）加強財務(wù)檔案管理工作的信息化建設(shè)

加強行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化和信息化建設(shè)，就要加強財務(wù)管理軟件與設(shè)備的更新，同時還要求檔案管理工作人員的信息化技術(shù)水平相應(yīng)的提高。在技術(shù)與設(shè)備都達到先進標準的情況下，可以使得檔案管理工作進行相應(yīng)的優(yōu)化，不僅節(jié)省了工作人員調(diào)取檔案材料的時間，還使材料的保存更加具有安全性，提高了檔案管理工作人員的工作效率，從而讓行政事業(yè)單位的財務(wù)管理工作做的更加合理和有序。具體實現(xiàn)方法有以下兩點：首先，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將現(xiàn)有的檔案資料進行信息化管理，將其進行數(shù)據(jù)化管理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理方式，提高了檔案資料的安全性。其次，財務(wù)檔案管理工作人員可以將不屬于保密范圍內(nèi)的資料上傳到互聯(lián)網(wǎng)上，從而方便了單位內(nèi)、外部人員的資料使用情況，使得資料的使用得到最大化的效率，實現(xiàn)了資源的共享，促進了社會發(fā)展。

三、結(jié)束語

隨著我國財務(wù)管理制度的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作也進行了相應(yīng)的優(yōu)化，雖然在內(nèi)控制度、創(chuàng)新性、管理人員素質(zhì)等方面還存在一些問題，使得財務(wù)檔案管理工作的效率得不到有效提升。但是通過對問題的分析，行政事業(yè)單位可以通過建立健全財務(wù)檔案管理制度、強化內(nèi)部控制、提高工作人員素質(zhì)、強化信息化管理等方面的工作，使問題得到有效解決，促進行政事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作得到有效發(fā)展。

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