工資管理對(duì)人事檔案的應(yīng)用探究

朱紅英

【摘 要】人事檔案是用人單位的人才信息庫(kù)，人事部門(mén)統(tǒng)一記錄與管理，便于考查利用，更是實(shí)行工資制度改革的重要基礎(chǔ)，屬于人事工作重要環(huán)節(jié)。對(duì)學(xué)校管理而言，人事檔案占據(jù)重要位置，更是學(xué)校對(duì)員工組織管理及評(píng)定工資績(jī)效的重要依據(jù)。因此，探究工資檔案對(duì)人事檔案的應(yīng)用具有實(shí)用價(jià)值。本文闡述了人事檔案重要價(jià)值，從工資管理應(yīng)用認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)狀中分析存在的問(wèn)題，并提出加強(qiáng)人事檔案應(yīng)用的策略建議。

【關(guān)鍵詞】工資管理；人事檔案；應(yīng)用

對(duì)任何企業(yè)而言，人事檔案都是記錄在職人員的基本資料，更是人員考核的重要資料。對(duì)于中職學(xué)校而言，人事檔案是學(xué)校的人才信息庫(kù)，主要?jiǎng)潥w到中職學(xué)校的人事部門(mén)管理，對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)、管理及記錄等，便于日后查閱與利用，這項(xiàng)工作是中職學(xué)校人事部門(mén)內(nèi)容之一，是工資管理的基礎(chǔ)性工作。中職學(xué)校掌握怎樣科學(xué)、高效運(yùn)用人事檔案，便于幫助更好管理學(xué)校的工資待遇，從而提高教職工工作積極性和主動(dòng)性。因此，探究工作管理對(duì)人事檔案的應(yīng)用具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案具有的重要價(jià)值

在中職學(xué)校中，人事檔案是教職工的基本資料，對(duì)人事管理具有重要價(jià)值。其價(jià)值主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）保存提供個(gè)信息

學(xué)校在實(shí)施人事管理時(shí)，就應(yīng)該將相關(guān)信息保存起來(lái)，有利于提信息。此時(shí)人事檔案就成為重要的載體，比如教職工的學(xué)歷、職位、工資及科研等內(nèi)容，對(duì)評(píng)聘或者任命職務(wù)時(shí)可提供基本的信息依據(jù)，這些對(duì)工資管理具有重要的作用。

（二）核實(shí)或者糾正信息

中職教職工在提拔或晉升時(shí)，對(duì)學(xué)歷、年齡及職稱(chēng)等具有嚴(yán)格規(guī)定，如果這些信息僅憑教職工自己記憶極難確保內(nèi)容準(zhǔn)確。一些教職工不能回憶多年前的職稱(chēng)、科研成果等，甚至有極個(gè)別教職工弄虛作假。因此查閱人事檔案能及時(shí)核實(shí)或者糾正錯(cuò)誤信息，為人事管理提供準(zhǔn)確、詳實(shí)的信息，有利于開(kāi)展任命或晉升等各項(xiàng)工作的展開(kāi)。

（三）給人事關(guān)系變動(dòng)提供依據(jù)

中職學(xué)校人員變動(dòng)比較頻繁，尤其人事關(guān)系出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，人事檔案就能提供比較重要的依據(jù)。當(dāng)一名員工關(guān)系轉(zhuǎn)入另外單位后，工資等各類(lèi)關(guān)系隨之會(huì)遷入到其他單位，變動(dòng)指標(biāo)就要靠人事檔案做出反應(yīng)，比如工作經(jīng)歷、職稱(chēng)等。因此，人事檔案在人事關(guān)系變動(dòng)時(shí)依然能發(fā)揮重要作用。

二、工資管理應(yīng)用人事檔案的現(xiàn)狀

從中職學(xué)校來(lái)看，在工資管理中不斷應(yīng)用人事檔案。但是在應(yīng)用過(guò)程中，還存在一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）制度不健全，管理不規(guī)范

如今各中職學(xué)校雖然有人事檔案管理制度，但是大多不完善；在檔案自己收集、檔案查閱、保管及保密等各種制度上缺乏系統(tǒng)性和全面性。這些因素必然造成人事檔案在收集、轉(zhuǎn)檔及歸檔等各環(huán)節(jié)缺乏能遵守的制度。而且很多高校并沒(méi)有明確管理者的職責(zé)和獎(jiǎng)懲方案。在各種因素影響下，人事檔案管理極易出現(xiàn)不規(guī)范、做事粗糙，導(dǎo)致檔案資料被更改、缺漏丟失現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)；勢(shì)必會(huì)影響到工資套改的公平性和準(zhǔn)確性。

（二）管理人員配備不齊，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

在工資管理中使用人事檔案環(huán)節(jié)比較重要而繁瑣，因此必須要具備一定專(zhuān)業(yè)技能和充足精力，才能按質(zhì)按量完成。但是現(xiàn)在很多中職學(xué)校面臨檔案管理者配備不足，該環(huán)節(jié)的崗位常常由其他崗位人員兼任，因?qū)儆诩嫒?，所以管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)常常偏低，工作效率不高，必定會(huì)降低工資管理的效率，從而影響中職人事制度變革的進(jìn)程。

（三）相關(guān)人員對(duì)工作認(rèn)識(shí)度不夠

因?yàn)樵S多學(xué)校從上至下都未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性與專(zhuān)業(yè)性，認(rèn)為工資管理的人事檔案應(yīng)用不過(guò)是基礎(chǔ)性、形式化工作，與學(xué)校發(fā)展沒(méi)多大關(guān)聯(lián)度。所以相關(guān)人員常常用作工資調(diào)整等工作，需要人事檔案時(shí)才會(huì)去臨時(shí)查閱與整理檔案材料，更笨沒(méi)形成有計(jì)劃、定期的管理程序。但是隨著中職學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校內(nèi)部人員數(shù)量不斷增多，人事關(guān)系變動(dòng)越來(lái)越多。自然工資管理中應(yīng)用人事檔案的頻率越來(lái)越多，也越來(lái)越復(fù)雜。如果計(jì)劃與責(zé)任管理不當(dāng)，極易造成檔案信息錯(cuò)誤失真、材料缺失等問(wèn)題。而且檔案管理者的責(zé)任心、專(zhuān)業(yè)性滯后，必定會(huì)影響中職學(xué)校整體規(guī)模發(fā)展，對(duì)行政管理制度化、效率化造成阻礙。

（四）信息化管理程度低

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化管理系統(tǒng)不斷開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，各類(lèi)學(xué)校都在不斷開(kāi)展信息化建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)提高行政管理效率。但是目前許多中職學(xué)校并沒(méi)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，大量人事檔案依然以紙質(zhì)檔案形式存在，并未保存電子檔案，核對(duì)、查閱等均采用手工操作。這種傳統(tǒng)檔案保存模式，必定會(huì)造成人事檔案應(yīng)用的效率低下，落后于信息管理水平，阻礙人事檔案在工資管理的開(kāi)發(fā)和利用。即便有些學(xué)校應(yīng)用信息化管理，但是因軟件版本不同和技術(shù)差異，各信息系統(tǒng)依然各自為政，根本沒(méi)有建立相同網(wǎng)絡(luò)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息整合，雖然提高了單個(gè)部門(mén)的效率，但是各部門(mén)間的信息溝通依然不暢。在中職學(xué)校行政管理中，檔案管理和工資管理采用兩個(gè)不同系統(tǒng)，極大制約著工資管理對(duì)人事檔案的利用。

三、提高工資管理對(duì)人事檔案應(yīng)用對(duì)策建議

從工資管理應(yīng)用人事檔案現(xiàn)狀可知，在應(yīng)用中還存在許多不足，還需要結(jié)合中職學(xué)校實(shí)況采取合理對(duì)策。

（一）完善人事檔案制度與規(guī)范

中職學(xué)校的人事檔案不但為工資管理歷史依據(jù)，還是工資管理中成果記錄，記載學(xué)校內(nèi)部各級(jí)人員的工資調(diào)整情況。因此中職學(xué)校要加強(qiáng)人事檔案管理制度，規(guī)范制度建設(shè)，完善管理相關(guān)的制度，讓工資管理規(guī)范化應(yīng)用人事檔案。而且必須嚴(yán)格按照制度實(shí)施，要做到照章辦事，這樣才有利于規(guī)范化管理，才能公平公正。

（二）提高管理人員的管理意識(shí)

事實(shí)上，思想影響態(tài)度，態(tài)度決定行動(dòng)。因此就必須要緊抓思想建設(shè)，加強(qiáng)人事檔案管理的意義宣傳，采用召開(kāi)會(huì)議、講座等各種方式和校內(nèi)媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種渠道，讓相關(guān)人員認(rèn)識(shí)到人事檔案的必要性和重要性。只要提高管理人員的思想意識(shí)，就能有效提高管理者的工作主動(dòng)性。當(dāng)然為了激勵(lì)管理者工作積極性，還應(yīng)該執(zhí)行完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，有功就獎(jiǎng)，有過(guò)就處罰，能夠增強(qiáng)管理人員服務(wù)意識(shí)，通過(guò)激勵(lì)機(jī)制提高工作熱情，確保其工作效率。

（三）重視檔案數(shù)據(jù)記錄，及時(shí)更新工資檔案

事實(shí)上，工資管理與檔案管理具有相輔相成、互相作用的關(guān)系。因此學(xué)校就必須要加強(qiáng)檔案管理，只有資料記載真實(shí)，才能確保工資套改準(zhǔn)確無(wú)誤，比如職稱(chēng)、職務(wù)晉升等變動(dòng)，就必須要及時(shí)將資料歸檔，這是調(diào)整工資的基本保障。

因此管理人員就必須要積極構(gòu)建人事檔案，匯總數(shù)據(jù)整理裝訂，不斷檢查和補(bǔ)充歷史數(shù)據(jù)，規(guī)范操作流程，而且還要對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，確保高效和保質(zhì)，確保數(shù)據(jù)具有準(zhǔn)確性和新鮮感，辨別檔案真假，為工資管理提供真實(shí)數(shù)據(jù)。

（四）加人事檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在學(xué)校中，人事檔案工作屬于一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)的工作，因此必須要加強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先，通過(guò)定期或不定期培訓(xùn)提高管理人員的素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能，拓展其知識(shí)面，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。其次，提高管理人員的責(zé)任心和職業(yè)道德，確保管理者嚴(yán)于律己，恪守職業(yè)道德，按質(zhì)按量完成任務(wù)同時(shí)，還必須要保護(hù)個(gè)人信息隱私。

（五）建立現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)

如今信息化管理普及到各個(gè)行業(yè)，人事檔案管理時(shí)同樣要使用信息化管理?？梢哉f(shuō)現(xiàn)代化管理手段必定影響著各個(gè)行業(yè)，自然中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)利用信息管理系統(tǒng)高效性和便捷性。建立專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，有效提高檔案管理的工作效率，提高準(zhǔn)確率。此外，還必須要對(duì)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，讓相關(guān)人員熟練掌握應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)的技巧，降低管理中的手工操作，有效提高工作準(zhǔn)確性，降低因人工操作而影響工作效率。

在新形勢(shì)下，在工資管理中充分應(yīng)用人事檔案，是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。因此中職學(xué)校人事管理者就應(yīng)該從學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)狀，分析人事檔案應(yīng)用中存在的問(wèn)題，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況采取有效的強(qiáng)化對(duì)策，真正提高工資管理中人事檔案的應(yīng)用功效。

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