論城建檔案信息化工作的主要內(nèi)容與集成模式

蘇美麗

【摘 要】隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國現(xiàn)代化信息技術(shù)也得到迅猛發(fā)展。與其同時，我國城建檔案信息管理也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。尤其是城建檔案集成管理模式的發(fā)展，為我國城市電子政務(wù)的發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；信息化；集成模式；內(nèi)容

一、引言

隨著我國城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，我國社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境生發(fā)生了巨大變化。尤其是城市信息化的高速發(fā)展，在一定的程度上推動了我國城市檔案信息工作的進(jìn)步。再加上我國人民生活水平的不斷提高，人們對城市基礎(chǔ)設(shè)施和服務(wù)的要求也越來越高。因此，城建檔案的管理必須根據(jù)時代的要求特點，實現(xiàn)城建檔案的信息化管理，這樣才能為我國城市化建設(shè)提供良好的服務(wù)；而城建檔案信息化工作的集成模式，就其本質(zhì)而言，就是一種管理模式，它不僅能夠提高城建檔案信息化工作效率，還能優(yōu)化城建檔案信息化的工作系統(tǒng)，從而促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

二、城建檔案信息化工作的主要內(nèi)容

（一）利用計算機(jī)進(jìn)行對城建檔案的管理工作

（1）城建檔案信心化工作必須建立和完善計算機(jī)相關(guān)設(shè)施設(shè)備配置，這樣才能保證城建檔案信息化工作的順利進(jìn)行。

（2）城建檔案信息化工作還必須利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開發(fā)和研制檔案管理的相關(guān)軟件；特別是城建檔案管理的安全性，這是檔案管理的安全保密原則所要求的。

（3）首先，城建檔案管理的軟件必須具備快速檢索、查找、儲存的基本功能，能夠涵蓋我國城建檔案管理的所有工作環(huán)節(jié)，如各種檔案的整理、保存、統(tǒng)計等等。其次，城建檔案管理軟件必須具有可操作性和可行性，能夠有效的實現(xiàn)圖+文+數(shù)字的一體化，還能夠?qū)崿F(xiàn)不同地域檔案的管理工作。最后，城建檔案管理軟件還需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)化，加強數(shù)據(jù)信息內(nèi)容安全性和完整性。

（二）利用信息化技術(shù)，建立和健全城建檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫

（1）利用先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)，快速建立城建檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫。比如利用軟件掃描檔案紙質(zhì)檔案信息、文字檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換等等。一個完整城建檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫，是多個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫構(gòu)成，所以還需要不斷的完善各個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，比如數(shù)據(jù)庫的具體目錄庫、數(shù)據(jù)庫的原件庫、數(shù)據(jù)庫的信息庫等等。另外，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建完成之后，還需要對這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析、整理和重組，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行各種主題的分類，提高城建檔案管理信息化工作的效率和質(zhì)量。

（2）檔案信心數(shù)據(jù)作為城建檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫的組成內(nèi)容，必須保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實性和完整性，以及數(shù)據(jù)信息的有效性，進(jìn)而保證城建檔案數(shù)據(jù)庫信息的質(zhì)量。

（3）城建檔案信息庫數(shù)據(jù)的格式，必須符合城建檔案管理的實際需求。比如文字必須使用RTF格式和TXT格式等；音頻必須使用MP3格式等；圖像必須使用用JPEG格式等。不同類型的數(shù)據(jù)信息都有明確的規(guī)定格式，必須按照規(guī)定進(jìn)行，才能提高城建檔案信息化工作的效率。

（三）利用信息化技術(shù)，強化城建檔案數(shù)據(jù)信息的作用

利用信息化技術(shù)，首先，強化城建檔案數(shù)據(jù)信息的檢索功能，使其能夠幫助用戶快速、方便、準(zhǔn)確的進(jìn)行查找工作。其次，豐富城建檔案數(shù)據(jù)信息的檢索功能，實現(xiàn)圖文檢索、全文檢索、聲音檢索、圖像檢索等等。最后，強化城建檔案數(shù)據(jù)信息檢索功能，打破地理和地域限制、空間和時間限制，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的遠(yuǎn)程檢索，進(jìn)而積極發(fā)揮城建檔案數(shù)據(jù)信息的社會經(jīng)濟(jì)價值。

（四）利用信息化技術(shù)，優(yōu)化城建電子檔案的接收和管理

首先，利用信息化技術(shù)，完成對城建檔案相關(guān)數(shù)據(jù)或者文件的接收、整理和分析，從而保證數(shù)據(jù)信息電子檔的質(zhì)量。其次，基于電子檔案的特殊性，利用信息化技術(shù)，創(chuàng)新電子檔案管理工作。然后，利用信息化技術(shù)和電子檔案的優(yōu)勢，通過有效的信息化手段，實現(xiàn)對電子檔案安全性存儲和利用。最后，分析研究電子檔案的特點，結(jié)合信息化技術(shù)，豐富城建電子檔案的接收和管理方式。

（五）利用信息技術(shù)，提高城建檔案信息的使用范圍

首先，需要依據(jù)地理信息系統(tǒng)，做好城建檔案信息工作，對城建檔案中的歷史數(shù)據(jù)信息和地理信息進(jìn)行深入的分析和研究，然后對其進(jìn)行分類，形成有針對性的主題城建檔案信息。另外，還需要做好地下管線檔案信息工作，只有這樣才能提高城建檔案信息的權(quán)威性，同時，還可以提高城建檔案信息的使用范圍。

（六）加強城建檔案信息化工作制度規(guī)范的制定

為了保證城建檔案信息化工作有章可循、有法可依，必須建立和完善相關(guān)的制度規(guī)范和法律法規(guī)，提升城建檔案信息化工作的規(guī)范化和制度化，促進(jìn)城建檔案信息化工作的效率和質(zhì)量，進(jìn)而為城市居民提供優(yōu)質(zhì)的城建檔案信息服務(wù)。另外，還需要加強城建檔案工作橫向、縱向的信息交流溝通，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高社會各界對城建檔案管理工作的重視和關(guān)注，進(jìn)而保證城建檔案信息化工作的樹立開展。

（七）利用信息技術(shù)推進(jìn)城建檔案管理人員隊伍的建設(shè)

基于城建檔案信息化工作的性質(zhì)，城建檔案管理人員必須與時俱進(jìn)，進(jìn)行自身檔案管理專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)的提高。只有這樣才能做好城建檔案信息化工作，才能提高城建檔案信息化工作效率和質(zhì)量。同時，還可以保證城建檔案信息化工作的公開、公正、公平，建設(shè)城建檔案管理信息化工作的廉政和勤政。

（八）建立和完善城建檔案信息化的科學(xué)體系

就城建檔案信息化工作的內(nèi)容而言，它是一項比較繁雜和復(fù)雜的工作，必須有健全的科學(xué)體系對其進(jìn)行相關(guān)的規(guī)范和約束，這樣才能保證我國城建檔案信息化工作的健康發(fā)展。同時，健全的科學(xué)體系，還可以有效的協(xié)調(diào)城建檔案信息化內(nèi)容之間的關(guān)系，從而實現(xiàn)城建檔案信息化工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

三、城建檔案信息化工作的集成模式

集成模式是一種全新的城建檔案管理模式，而城建檔案信息化工作為集成管理提供新的機(jī)遇。從實質(zhì)上講，城建檔案信息化工作的集成模式可以促進(jìn)檔案信息有效整合，從而促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息價值的提高。此外，檔案集成管理模式還可以提高城建檔案信息化工作的效率，保證整個檔案信息化系統(tǒng)順利運行。

（一）集成管理是城建檔案信息化工作管理的核心

城建檔案信息化工作的方向就是集成模式，集成管理是城建檔案信息化工作管理的核心。集成管理主要是以系統(tǒng)為指導(dǎo)，利用高科技信息手段，對城建檔案管理技術(shù)、資源、信心進(jìn)行節(jié)約化轉(zhuǎn)變。而城建檔案信息化工作的內(nèi)容究其本質(zhì)而言，就是一種對信息數(shù)據(jù)資源的管理工作，同時，信息數(shù)據(jù)資源就其性質(zhì)而言就是一個集成領(lǐng)域，它有不同的信息數(shù)據(jù)整合而形成，因此，集成管理就是證件檔案信息化工作管理的核心。

（二）城建檔案信息化工作為集成模式提供機(jī)遇

當(dāng)前城建檔案信息化工作大體分為兩個部分，一部分是城建檔案信息化建設(shè)；另一部分是城建當(dāng)信息數(shù)據(jù)資源的管理。我國的城建檔案信息化工作已經(jīng)進(jìn)入到信息數(shù)據(jù)資源的管理中，在城建檔案信息化建設(shè)中，存在大量的、比較分散的、不同性質(zhì)和類型的檔案信息數(shù)據(jù)資源，要想利用這些檔案信息數(shù)據(jù)資源，就必須使用集成模式，只有通過集成管理，才能實現(xiàn)對城建檔案信息數(shù)據(jù)的整合，進(jìn)而發(fā)揮城建檔案信息數(shù)據(jù)的作用。

（三）集成模式是城建檔案信息化工作發(fā)展的最終方向

城建檔案信息化工作的運行是一個非常復(fù)雜的過程，而城建檔案的集成管理就是信息化進(jìn)一步發(fā)展所導(dǎo)致的。據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，城建檔案信息化經(jīng)歷三個階段：首先，城建檔案目錄的信息化；其次，城建檔案工作環(huán)節(jié)的信息化；最后，城建檔案工作目錄的信息化。但是由于我國城建檔案信息化水平比國外發(fā)達(dá)國家較低，隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國城建檔案信息化也得到提高。再加上我國城市進(jìn)程的不斷加快，我國城建檔案信息化工作必須向集成模式發(fā)展，只有這樣才能實現(xiàn)我國城建檔案信息化工作的系統(tǒng)化和整體化。

四、結(jié)語

綜上所述，我國城建檔案信息化工作的集成模式是我國檔案管理不斷發(fā)展的必然方向，只有不斷加強我國城建檔案信息化工作的集成管理，才能有效的實現(xiàn)文檔一體化管理，才能拓展我國城建檔案工作的服務(wù)功能，進(jìn)而促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃偉明.集成理念指導(dǎo)下的城建檔案信息化建設(shè)[C]//2004城市建設(shè)檔案國際學(xué)術(shù)研討會. 2004.