電子發(fā)票報(bào)銷存在的問題與思路

呂正芳

【摘 要】電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票相比，更加方便快捷，也更能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，應(yīng)用電子發(fā)票勢(shì)在必行，但在使用過程中仍存在一些問題，本文從財(cái)務(wù)應(yīng)用中遇到的問題提出改進(jìn)思路以供借鑒。

【關(guān)鍵詞】電子發(fā)票；報(bào)銷；問題；思路

一、電子發(fā)票的概念

電子發(fā)票是指紙質(zhì)發(fā)票的電子映像和電子記錄。納稅人可以在線領(lǐng)購(gòu)、在線開具、在線傳遞發(fā)票，并可實(shí)現(xiàn)在線申報(bào)。國(guó)務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于加快構(gòu)建大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新支撐平臺(tái)的指導(dǎo)意見》（國(guó)發(fā)﹝2015﹞53號(hào)）中明確電子發(fā)票允許作為報(bào)銷憑證。

二、電子發(fā)票應(yīng)用的意義

國(guó)家稅務(wù)總局統(tǒng)一了電子發(fā)票技術(shù)規(guī)范和發(fā)票的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在全國(guó)范圍內(nèi)共享互通。這一切都預(yù)示著電子發(fā)票和我們?cè)絹碓矫芮校瑫r(shí)，電子發(fā)票也有著多方面優(yōu)勢(shì)。

（一）真正實(shí)現(xiàn)報(bào)銷電子信息化

一般的報(bào)銷軟件，由員工在線上填寫、遞交報(bào)銷單后，還要私下里再把發(fā)生報(bào)銷費(fèi)用的發(fā)票交到財(cái)務(wù)人員處進(jìn)行發(fā)票確認(rèn)，所以某種程度上還是要耗費(fèi)一些人力。但電子發(fā)票的應(yīng)用，則徹底解決這個(gè)線下遞交發(fā)票的問題，從而真正實(shí)現(xiàn)報(bào)銷自動(dòng)化、信息化。

（二）有效控制報(bào)銷費(fèi)用

電子發(fā)票不需紙質(zhì)載體，沒有印制、打印、存儲(chǔ)和郵寄等成本，相應(yīng)地也節(jié)約了大量的時(shí)間和人力。有利于企業(yè)節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本。有些時(shí)候，一些員工可能會(huì)利用少量的金額去買大額發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，但是電子發(fā)票是固定不能變動(dòng)的，可以有效防止員工在發(fā)票上做文章，從而有效地控制報(bào)銷費(fèi)用。發(fā)票電子化便于集中進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，有利于提高企業(yè)財(cái)務(wù)處理的效率，也有利于提高稅務(wù)部門征管效率，降低管理成本。

（三）電子發(fā)票方便、快捷，有利于受票方保存使用發(fā)票。有效減輕財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)

電子發(fā)票申請(qǐng)、核準(zhǔn)、發(fā)票配號(hào)、發(fā)票開具、數(shù)據(jù)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)全程線上操作，既減少了納稅人因發(fā)票事務(wù)往來于稅務(wù)局，也避免了紙質(zhì)發(fā)票在傳遞或保管過程中丟失的情況，同時(shí)受票人可以利用手機(jī)等設(shè)備隨時(shí)查詢利用電子發(fā)票。電子發(fā)票的應(yīng)用也使得財(cái)務(wù)人員不用再對(duì)發(fā)票進(jìn)行私下校驗(yàn)審核，直接在網(wǎng)上確認(rèn)即可，避免了發(fā)票審核出錯(cuò)；結(jié)合會(huì)計(jì)憑據(jù)自動(dòng)生成，財(cái)務(wù)人員再也不用手動(dòng)錄入憑證，輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)，即可完成所有事務(wù)。

三、電子發(fā)票報(bào)銷應(yīng)用中存在的問題分析

（一）政策驅(qū)動(dòng)，電子發(fā)票應(yīng)用是大勢(shì)所趨

現(xiàn)在很多電子商務(wù)公司如京東商城等，大型餐飲公司必勝客等，三大電信公司都推出了電子發(fā)票，而且國(guó)家稅務(wù)局也在大力推廣，這是大勢(shì)所趨，作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)不能逆勢(shì)而為，所以公司人員的電子發(fā)票必須要進(jìn)行報(bào)銷處理。

（二）電子發(fā)票的報(bào)銷存在監(jiān)管上的漏洞

電子發(fā)票的報(bào)銷確實(shí)存在監(jiān)管上的漏洞，因?yàn)槟壳半娮影l(fā)票的打印次數(shù)不受限制，可以無限次地打印。正因?yàn)榭梢宰孕写蛴。植恍枰~外再加蓋專用章，這就給手工報(bào)銷帶來重復(fù)報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）容易修改發(fā)票基本信息

現(xiàn)在PS功能很強(qiáng)大，任何人都可通過修改電子發(fā)票金額或者抬頭，因?yàn)榘l(fā)票編碼沒有動(dòng)，校驗(yàn)發(fā)票是不會(huì)出現(xiàn)問題的。如果會(huì)計(jì)不仔細(xì)檢查，也很難發(fā)現(xiàn)問題，需要花費(fèi)大量時(shí)間檢查校驗(yàn)。

四、電子發(fā)票在報(bào)銷應(yīng)用中的解決方案

（一）隨著電子發(fā)票的廣泛應(yīng)用，也通過這個(gè)契機(jī)，加大會(huì)計(jì)電子檔案的建設(shè)

將財(cái)務(wù)報(bào)賬預(yù)約平臺(tái)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)對(duì)接，完善各環(huán)節(jié)電子資料，形成完整的會(huì)計(jì)電子檔案。在預(yù)約報(bào)銷平臺(tái)上，要求報(bào)銷人將電子發(fā)票號(hào)填寫在指定欄內(nèi)，同時(shí)將發(fā)票及其他附件的電子資料上傳至平臺(tái)指定位置，按要求填寫預(yù)約報(bào)銷單；會(huì)計(jì)審核人員通過掃描或錄入報(bào)銷預(yù)約單號(hào)，根據(jù)預(yù)約報(bào)銷單自動(dòng)預(yù)生成會(huì)計(jì)憑證，審核報(bào)銷人上傳的電子資料，根據(jù)電子資料修改預(yù)生成的會(huì)計(jì)憑證，同時(shí)財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)報(bào)銷人填寫的發(fā)票號(hào)自動(dòng)核對(duì)是否存在重復(fù)報(bào)銷的情況，審核無誤后保存憑證，將憑證流轉(zhuǎn)到復(fù)核環(huán)節(jié)；復(fù)核人員復(fù)核報(bào)銷憑證及其電子票據(jù)及附件資料，復(fù)核無誤后通過電子銀行完成報(bào)銷支付，在支付成功的同時(shí)，自動(dòng)形成電子支付單號(hào)，實(shí)現(xiàn)銀行電子回單與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的鏈接；如報(bào)銷單在審核或復(fù)核的過程中發(fā)現(xiàn)不符合報(bào)銷規(guī)定無法報(bào)銷的，則可直接通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送退單信息到報(bào)銷人預(yù)留的郵箱或手機(jī)上，通知報(bào)銷人。

將開票系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，可通過電子發(fā)票直接生成收入憑證，同時(shí)將該電子發(fā)票作為憑證附件保存于財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。

（二）在財(cái)務(wù)報(bào)銷過程中電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等的法律效力，但鑒于電子發(fā)票有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，在原始憑證審核時(shí)需要采取不同的審核方法

一是把發(fā)票的真實(shí)性審核作為重點(diǎn)審核內(nèi)容。對(duì)于紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷時(shí)通常通過印制發(fā)票的基本特征就可判斷其真實(shí)性，一般僅對(duì)存在疑點(diǎn)的發(fā)票登陸有關(guān)網(wǎng)站查驗(yàn)其真實(shí)性，但電子發(fā)票目前必須將其打印后報(bào)銷，為避免從電子信息轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)時(shí)內(nèi)容受到篡改，需要每張驗(yàn)證其真實(shí)性，在目前電子發(fā)票尚未普及的情況下，是否可以設(shè)置專人處理電子發(fā)票報(bào)銷單據(jù)。該審核人員可通過手機(jī)上安裝的識(shí)別軟件，掃描打印發(fā)票上的二維碼核對(duì)發(fā)票信息，確認(rèn)發(fā)票的真實(shí)性。

二是檢查是否存在重復(fù)報(bào)銷。紙質(zhì)發(fā)票因?yàn)榫哂形ㄒ恍?，通常不存在重?fù)報(bào)銷的情況。但電子發(fā)票目前在電子檔案未建立的情況下，只能打印后作為報(bào)銷依據(jù)，這就有可能存在重復(fù)報(bào)銷的情況。為避免該情況發(fā)生，是否可以通過兩方面控制：一方面在報(bào)銷單據(jù)上注明關(guān)于電子發(fā)票不存在重復(fù)報(bào)銷的承諾事項(xiàng)，由報(bào)銷人承諾簽字；另一方面在會(huì)計(jì)核算軟件尚不具備自動(dòng)核對(duì)發(fā)票號(hào)的情況下，在摘要欄注明電子發(fā)票號(hào)，定期核對(duì)，避免重復(fù)報(bào)銷的情況。

（三）通過Excel表格做臺(tái)賬

通過Excel表格做臺(tái)賬，把所有的電子發(fā)票，發(fā)票編碼統(tǒng)一記錄在Excel表格中，從中篩選排除相同的發(fā)票編碼，可防范電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷。也可以再增加電子發(fā)票校驗(yàn)和鑒偽功能，如輸入發(fā)票編碼，即可判斷發(fā)票的真假和是否為重復(fù)發(fā)票。同時(shí)還可以結(jié)合慧財(cái)稅電子發(fā)票系統(tǒng)，自動(dòng)驗(yàn)票可接入企業(yè)內(nèi)部的ERP、CRM等系統(tǒng)，發(fā)票資料全部電子化集中處理，發(fā)票的管理也將變得簡(jiǎn)單，將大大提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

綜上所述，公司相關(guān)部門應(yīng)不定期對(duì)報(bào)銷的電子發(fā)票進(jìn)行抽查核實(shí)，并記錄已報(bào)銷過的電子發(fā)票號(hào)，對(duì)報(bào)銷虛假電子發(fā)票及重復(fù)報(bào)銷電子發(fā)票的情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)依規(guī)追究有關(guān)人員責(zé)任。