試論如何提升醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程

孫 燕

（河北省邯鄲市第一醫(yī)院，河北 邯鄲 056002）

在醫(yī)院的各項管理活動中，人事檔案管理是重要的內(nèi)容之一。醫(yī)院的人事檔案管理是對醫(yī)院所有人員的個人信息、工作經(jīng)歷、獎懲情況等進(jìn)行的全方位記錄和管理的信息活動，能夠讓醫(yī)院對于職工進(jìn)行有效的管理并做出合理的人事調(diào)動，這也是醫(yī)院在管理人員方面最有效的信息資料來源。目前由于醫(yī)院的醫(yī)療水平逐步的在完善，同時醫(yī)護(hù)人員的服務(wù)態(tài)度和水平也在不斷的提升，因此醫(yī)院的醫(yī)療人員以及職能科室人數(shù)越來越多，這也就給醫(yī)院的人事檔案管理帶來了一定的難度。傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院對于人事管理的需要了，因此必須通過數(shù)字化的手段來提升醫(yī)院人事管理的水平，推動醫(yī)院整體的人事檔案管理工作有序的進(jìn)行。

一、醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化的特點

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要根據(jù)不同的要求來進(jìn)行記錄，對于資料共享來說存在一定能夠的難度，而且在檔案資料的保存期間和傳遞過程中很容易造成紙質(zhì)資料的毀損，因此加快醫(yī)院人士檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程能夠?qū)崿F(xiàn)輸入、編輯以及輸出，從而能夠有效的對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，提高檔案的規(guī)范化和合理化。數(shù)字化的人事檔案還能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，讓上級單位更好的掌握醫(yī)院的各種人才分布和職稱結(jié)構(gòu)情況。

在新的醫(yī)院發(fā)展形勢下，對于人事檔案的安全管理是數(shù)字化進(jìn)程的重要手段和目標(biāo)，數(shù)字化檔案將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換，在檔案的編輯、修改和錄入輸出都能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的管理，這種方式只要設(shè)定好權(quán)限其他人員就無法接觸到數(shù)據(jù)檔案的原始信息，避免了紙質(zhì)檔案存在人為篡改的可能性，同時對于檔案管理人員來說，只需要記錄醫(yī)院人事檔案管理信息系統(tǒng)的賬號和密碼就能夠?qū)崿F(xiàn)對于人事檔案的管理和操作，從而能夠提升醫(yī)院人事檔案管理的效率。

二、建立醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

醫(yī)院有不同的檔案信息數(shù)據(jù)庫，不同數(shù)據(jù)庫的特點不盡相同，需要根據(jù)自身的需要來建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。比如醫(yī)院的資源規(guī)劃HRP系統(tǒng)，醫(yī)院信息HIS系統(tǒng)以及LIS系統(tǒng)等。通過將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)換，建立各種形式的信息數(shù)據(jù)表格，同時將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行合理的劃分，明確數(shù)據(jù)表格的形式。其次要建立excel表格形式的檔案管理目錄，然后通過導(dǎo)入的形式形成標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)目錄，然后根據(jù)導(dǎo)入的分?jǐn)?shù)和頁數(shù)來確定需要掃描的頁數(shù)。導(dǎo)入以后要進(jìn)行相關(guān)的對比，確保紙質(zhì)和電子檔案的準(zhǔn)確性。最后要設(shè)計檔案信息系統(tǒng)的交互界面，主要包括后臺的管理和前臺的操作，后臺管理是能夠讓管理人員進(jìn)行一些系統(tǒng)的維護(hù)和修改，因此必須具備系統(tǒng)化和完整化的特點，這樣才能夠收錄不同的檔案，前臺管理主要是可以管理和檢索各種人事信息，因此數(shù)據(jù)必須簡明扼要，便于搜索。

三、對查詢系統(tǒng)進(jìn)行有效的設(shè)置

醫(yī)院的人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)目的是為了能夠更有效率的對人事信息進(jìn)行檢索，因此應(yīng)該設(shè)計完善的查詢系統(tǒng)，這樣才能滿足不同信息使用者的需要。首先要提供實用的查詢字段，比如通過查詢醫(yī)院人員的姓名、年齡、科室、專業(yè)等，對醫(yī)院的檔案進(jìn)行動態(tài)化的管理，全面的掌握醫(yī)院人事檔案的基本信息以及變動信息，其次要設(shè)計能夠在前臺顯示的檢索條件，可以根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的重要字段設(shè)計檢索的字段并生成查詢表，再次還要設(shè)置不同的查詢方法，通過信息編輯模式以及查詢條件進(jìn)行設(shè)置，從而實現(xiàn)對于某個特定對象的查詢。比如醫(yī)院人事檔案的基本信息查詢、錄入查詢、分類查詢以及資料查詢等。同時還要及時的對資料的數(shù)據(jù)進(jìn)行變更，系統(tǒng)性的跟進(jìn)檔案的變化。

四、對人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新

醫(yī)院是一個人事變動非常頻繁的單位，每年都會有大量的人員退休，同時還會招聘很多的醫(yī)護(hù)人員，因此作為醫(yī)院的人事檔案管理人員一定要及時的對電子數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢查并進(jìn)行更新，這樣才能夠保障檔案的完整性和可靠性。對檔案數(shù)據(jù)庫的更新從以下幾個層次開展：人事檔案管理員可以放開對各個科室負(fù)責(zé)人、醫(yī)院上下級用戶以及內(nèi)部人員的權(quán)限，讓他們能夠從人事檔案系統(tǒng)不同的端口對人事信息進(jìn)行錄入，檔案管理人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，這樣能夠大幅度提升檔案管理的效率。醫(yī)院的人事檔案數(shù)據(jù)也要根據(jù)電子檔案的需要不斷的進(jìn)行功能的升級和改進(jìn)，檔案管理人員也要及時的與系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，讓檔案系統(tǒng)更加適合醫(yī)院自身的發(fā)展。

五、對檔案管理模式實行分級化管理

醫(yī)院實現(xiàn)了人事檔案的數(shù)字化管理以后，可以實行分級化的管理模式，設(shè)置不同的級別比如醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室主任、單位內(nèi)部人員以及管理員，不同級別具有不同的權(quán)限設(shè)置。管理員具有最高權(quán)限，能夠?qū)θ耸滦畔⑦M(jìn)行查閱、修改、增加、減少、刪除、檢查等，而科室主任及其他內(nèi)部人員可以對人事檔案進(jìn)行查詢，不同層級的使用人員必須經(jīng)過管理員的同意才可以進(jìn)入和查閱檔案。不同的用戶需要有不同的流程控制和管理，這樣能夠?qū)Σ煌臋n案進(jìn)行有序的存儲，提高醫(yī)院人事檔案管理的效率。

六、制定好完善的人事檔案管理制度

在提升醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程中，需要制定嚴(yán)格的檔案管理制度，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)型。要規(guī)定數(shù)據(jù)和文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，各個部門收集人員信息必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，這樣才能保證檔案系統(tǒng)的高效和快捷。其次要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具有信息化的處理能力，醫(yī)院也要針對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)化的培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)能力。最后人事檔案管理人員要具有正確的工作態(tài)度，自覺的對醫(yī)院人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的整合，不斷為醫(yī)院的科研和教學(xué)工作服務(wù)。

七、結(jié)語

醫(yī)院的人事檔案管理工作是醫(yī)院行政管理中重要的部分，同時實現(xiàn)數(shù)字化管理也是醫(yī)院適應(yīng)信息化時代發(fā)展的重要舉措，通過完善醫(yī)院人事管理檔案信息體系，不但能夠提升醫(yī)院人事管理的效率，同時也能促進(jìn)醫(yī)院的信息化建設(shè)不斷前進(jìn)。