對公立醫(yī)院加強信息化基礎的內部控制管理思考

資曉玲

（昆明市東川區(qū)老年病醫(yī)院，云南 昆明 654100）

一、概述

（一）內部控制的基本概念及定義

內部控制是將組織結構，工作和權限流程，人員和管理信息綜合作用的管理過程，旨在幫助組織實現特定的目標。內部控制是一種指導，監(jiān)測和衡量組織資源的手段，有可以進一步分為兩種互補形式，會計控制和行政控制。會計控制被視為控制資產和確保財務記錄準確性的保障措施，而行政控制是旨在提高運營效率和遵守政策和程序的保障措施。內部控制還包括五個不可缺少的要素，即控制環(huán)境，風險評估，信息和通信，控制活動和監(jiān)督。

（二）信息化與內部控制

當代社會是信息爆炸的社會，對數據的需求不斷增長，以支持創(chuàng)造，增長和報告價值的內部和外部決策。對績效數據的準確性，及時性和相關性的信心對于有效優(yōu)化組織活動和可靠地與資本市場進行溝通至關重要，其他非財務類信息也時刻與組織的發(fā)展息息相關。因此，公立醫(yī)院的信息化是醫(yī)院建立內部控制體系的基礎。

二、信息化管理在公立醫(yī)院內部控制體系建設中的作用

（一）信息管理是內部控制體系建立的基礎

信息的搜集與管理是一個過程[1]，通過該過程，公立醫(yī)院的各部門可以適當的時間收到正確的信息。信息的溝通可以分為正式和非正式渠道的信息流，正式通道包括向下或自上而下，向上或向下向上以及水平或橫向形式。為了實現其預期目的的信息，必須以真實，有用和及時的方式識別，捕獲，處理和傳送信息。此外，所傳達的信息必須可靠，準確，完整，具體，易懂，針對合適的人并與目標用戶相關。

自下而上的信息溝通渠道是從公立醫(yī)院的下屬到管理層的反饋的載體，涉及口頭和非口頭交流。其中，口頭方法包括管理者與下屬的協(xié)商，面對面討論和談判[2]，而非口頭方法包括公立醫(yī)院的書面報告和建議箱等形式。公立醫(yī)院管理層和下屬之間的這種互動對于激勵下屬在其民主性質下實現預期的組織績效至關重要。相比之下，自上而下的渠道在一種非個人化的特征中，導致信息流模糊，容易出現明確的信息傳遞失敗，下屬違背管理層的意圖的漏洞。然而，自下而上的渠道補充了自上而下的信息溝通渠道，二者共同作用，使公立醫(yī)院的管理層能夠達到理想的組織效率。通過這種雙向形式的信息溝通與管理體系，公立醫(yī)院可以實現理想的組織績效。因此可以說，信息溝通與管理是公立醫(yī)院內部控制體系建立的基礎。

（二）完善的信息管理體系有助于加強內部控制效率

信息的交互與管理涵蓋公立醫(yī)院內部控制系統(tǒng)以及控制過程的各個方面，支持以形式和時間框架識別，捕獲和交換信息，使公立醫(yī)院的員工能夠履行其職責。一個完善的信息系統(tǒng)提供包含運營，財務和合規(guī)相關信息的報告，這些信息可以保證公立醫(yī)院的平穩(wěn)運行和有效控制。因此，信息和溝通對于實現內部控制至關重要; 有關組織的計劃，控制環(huán)境，風險，控制活動和績效的信息必須在整個組織內傳播，必須以有用的形式和框架來識別，捕獲，處理和傳達來自內部和外部來源的可靠信息和相關信息。因此，完善的信息管理體系有助于加強公立醫(yī)院內部控制管理的效率。

三、加強公立醫(yī)院內部控制信息化基礎的措施

（一）加強人員培訓，做好計算機化財務管理

科學技術作為當今社會發(fā)展的第一生產力，在各行各業(yè)都在發(fā)揮著更加重要的作用，利用先進的科學技術設備還可以進一步提高醫(yī)院財務管理，內部控制水平。電子計算機技術的不斷發(fā)展，讓它在計算機化會計中有了重大的應用。使用計算機化的財務系統(tǒng)可以使復雜而復雜的會計工作順利進行。過去，財務人員通常會面臨更多的統(tǒng)計數據，這會在一定程度上增加財務經理的壓力，也可能因大數據本身而導致錯誤，從而增加了損失的可能性。而計算機技術在財務管理中的應用可以減少工作量并減少不必要的錯誤。使用新技術還可以使數據更清晰，并優(yōu)化工作效率。但同時應該指出的是，計算機的運行離不開人的操作，而因為人的操作失誤也會造成信息的不準確，甚至給公立醫(yī)院帶來損失。因此，需要對相關財務人員進行信息管理的培訓，保證財務人員可以對數據平臺進行熟練的操作，更好地熟悉該軟件，以提高自我工作效率和工作質量。

（二）保證信息數據的準確性和可靠性

信息化的應用同時帶來了一個明顯的弊病[3]：信息的安全性與可靠性需要保證。因此，在公立醫(yī)院的控制和決策過程中，信息化管理關鍵是生成正確可靠的財務信息。這一方面可以通過管理會計理論來實現，將生成有關過去醫(yī)院的運作和現狀的信息為未來的運作提供指導。另一方面，應當規(guī)定控制公立醫(yī)院處置和使用資金和財產方面的行為，并將公立醫(yī)院目前的財務狀況以及運營情況即使上報有關政府部門。

檢查交易文檔和報告的完整性，交易文件必須完整才能證實交易。運營和財務報告是監(jiān)控績效，后續(xù)計劃和決策的工具，因此必須在公立醫(yī)院的來源部門和管理層檢查這些報告。在將這些報告提交給監(jiān)督部門之前，必須由醫(yī)院有關辦公室的管理層對這些報告的準確性進行認證。

財務和非財務數據的綜合處理。在信息化的數據處理過程中，在注意對財務數據與非財務數據加以區(qū)分的同時，也要對財務數據與非財務數據進行一定的整合。醫(yī)院每個部門的信息化平臺中，運作程序要求定期核對會計和現金單位的現金記錄，并與醫(yī)院現金賬戶有關的存款銀行記錄應與會計和現金單位的記錄進行對賬，從而確保信息平臺中信息的準確性。