公立醫(yī)院人事檔案的精細化管理建設

牛靜麗

（邯鄲市第一醫(yī)院，河北 邯鄲 056000）

人事檔案管理在醫(yī)院的檔案管理體系當中占有重要地位，因為人事檔案記錄著醫(yī)院工作人員的重要信息，是醫(yī)院優(yōu)化人力資源管理的重要憑借。而在全面提倡精細化管理的背景下，公立醫(yī)院要想實現(xiàn)人事檔案的精細化管理，就必須重視現(xiàn)代信息技術手段的應用，將信息化手段作為根本依托落實精細化的檔案管理目標，建立完善的人事檔案信息化和精細化管理體系，用規(guī)范化的檔案管理推動醫(yī)院的轉型發(fā)展。

一、利用信息手段推進人事檔案精細化管理建設的必要性

公立醫(yī)院要想從根本上保障人事檔案管理的質量，找到提高管理效率的突破口，關鍵措施就是對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新。于是開始有更多的公立醫(yī)院將人事檔案管理改革側重點放在管理模式方面，積極協(xié)調人事檔案管理當中的各個環(huán)節(jié)。精細化管理是一種以精細化理念為指導的管理過程，強調在檔案管理當中明確和細化管理目標，落實管理責任，確保檔案管理者意識到自身的工作職責，為醫(yī)院的檔案管理與建設提供規(guī)劃，保障目標化和精細化管理體系建設效果。伴隨著醫(yī)療市場的擴大和改革力度的增強，公立醫(yī)院對人力資源的需要逐步增多，使得人事檔案的數(shù)量迅速擴大。人事檔案管理建設工作成為了醫(yī)院改革發(fā)展的關鍵任務，也要求公立醫(yī)院結合自身實際建設精細化的人事檔案發(fā)展管理規(guī)劃，讓醫(yī)院擁有更加清晰明確的仍是檔案管理目標，通過目標分解和階段性目標的逐個達成保障人事檔案管理精細化建設目標的實現(xiàn)。而信息化手段是保障精細化檔案管理效果的關鍵要素，也是信息時代公立醫(yī)院得于穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的動力。綜上所述，運用信息手段推進公立醫(yī)院人事檔案精細化管理建設這是一種必然，也具備突出的必要性。

二、公立醫(yī)院利用信息手段實現(xiàn)人事檔案精細化管理的策略

（一）構建精細化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

當前的整個醫(yī)療市場正在不斷的擴大，因此也讓公立醫(yī)院的整體醫(yī)療規(guī)模迅速增加，而每年都會有很多檔案種類和內容增加。這些檔案涵蓋病案、人事檔案、文書檔案等多個內容，分屬于不同的科學部門，但是不同科室間的檔案分類處于混亂和分散的狀態(tài)，很容易發(fā)生信息孤島問題，影響檔案管理的效率和信息的完整性。由此可見，傳統(tǒng)粗放化的檔案管理已經無法適用于公立醫(yī)院當前的檔案管理現(xiàn)狀，亟需通過信息化手段的應用做好精細化管理建設工作。人事檔案是公立醫(yī)院檔案管理重點，在人事檔案的精細化管理實現(xiàn)過程中，需要運用多樣的數(shù)字化以及信息化技術構建精細化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息的統(tǒng)一性和完整性，滿足集中化和精細化管理的需要。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫當中需要設置不同的分區(qū)，按照檔案格式、時間、等級等進行分區(qū)的安排之后，再對不同種類的人事檔案展開分類，實現(xiàn)全過程的信息化和精細化管控。公立醫(yī)院人事檔案信息的管理不僅包括信息存儲臺，還包括信息的查詢統(tǒng)計等多個功能。因此，醫(yī)院在建設數(shù)據(jù)庫的過程中，需要完善查詢、統(tǒng)計等方面的功能。例如，在使用查詢功能時可以選擇性的使用人員、內容、模糊查找等方法；在使用統(tǒng)計功能時可以應用到轉遞、查閱、借閱等功能。

（二）完善人事檔案管理制度以及系統(tǒng)

公立醫(yī)院人事檔案精細化管理建設目標的達成，除了要有完善的信息數(shù)據(jù)庫作為平臺與載體支持之外，還需要有相應的管理制度以及信息化檔案管理系統(tǒng)作為根本保障。對此，公立醫(yī)院需要在人事檔案管理制度和管理系統(tǒng)的健全以及完善方面投入更多的精力。第一，完善人事檔案管理制度，將精細化管理的要求和標準投入到制度建設當中。公立醫(yī)院的人事檔案管理制度主要給出的是傳統(tǒng)管理體系下的檔案管理規(guī)范，與信息時代下的檔案管理工作不適應，因此需要在人事檔案管理制度建設方面進行重新設計和完善，對信息化的檔案管理工作模式以及信息化管理當中要遵循的精細化管理目標進行明確說明，讓相關的檔案管理者在處理人事檔案過程中擁有針對性的制度作為依據(jù)。第二，建設人事檔案管理系統(tǒng)，用精細化的管理要求完善管理系統(tǒng)。例如，在日常工作當中對人事檔案管理系統(tǒng)當中應用的有關軟件系統(tǒng)進行檢查和維護，積極防范網絡病毒攻擊問題，提高防火墻的安全性；做好數(shù)據(jù)備份以及保密工作，保證人事檔案信息的完整性與安全性。除此以外，公立醫(yī)院要加強對大數(shù)據(jù)分析技術的應用，對用戶的信息需要進行分析和把握，以便能夠從大量的人事檔案數(shù)據(jù)當中快速找到所需信息與數(shù)據(jù)，為人事檔案信息的利用創(chuàng)造良好條件，彰顯精細化管理的優(yōu)勢。

三、結語

人事檔案管理是推動醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的重要保障，而人事檔案管理內容多且復雜，因此加大了檔案管理的難度。傳統(tǒng)人工檔案管理模式在工作質量和效率上得不到保證，而將信息化手段應用到公立醫(yī)院人事檔案管理當中則可以消除傳統(tǒng)管理當中的弊端，提高精細化管理程度，實現(xiàn)檔案精細化管理目標。公立醫(yī)院要加強應對信息化手段的應用，并通過建設精細化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)、管理制度等方式促進精細化管理的實現(xiàn)。