檔案管理的作用及意義

呂 領(lǐng)

檔案管理現(xiàn)代化，是要樹立先進的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機構(gòu)、組織行、管理方法和手段，以達到預(yù)期目的面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是項耗資巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機遇，加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，確保檔案資源電子計算機技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。

電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯識到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。

一、檔案管理現(xiàn)代化的目的

我們進行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就是要取得檔案管理總目標(biāo)的最佳效果。檔案管理總目標(biāo)體現(xiàn)在兩個方面：一是要安全、可靠、有效地保存和保護好各類檔案實體，最大限度地延長檔案壽命；二是充分開發(fā)檔案信息資源，最大限度地為社會各界服務(wù)，也就是要迅速、準(zhǔn)確地提供一切可能提供的檔案信息為社會進步和經(jīng)濟發(fā)展。

在檔案管理現(xiàn)代化過程中，檔案信息化是主要組成部分，涵蓋了上述目標(biāo)的兩個方面，做好檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)任務(wù)。全省各級檔案部門、省級各大機關(guān)開展了對重要檔案的數(shù)字化工作，檔案信息化建設(shè)正在全面推進。加強檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為全體檔案工作者的共識，信息化帶動戰(zhàn)略正在各級檔案部門穩(wěn)步實施，推動著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

二、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化是一個大概念，涉及到檔案的收集整理、檔案的保存及保管條件、檔案保護技術(shù)、計算機應(yīng)用技術(shù)、檔案管理數(shù)字化、檔案信息資源開發(fā)利用的方法和途徑、電子文件的收集積累、整理歸檔及開發(fā)利用等領(lǐng)域，內(nèi)容非常豐富。概括起來主要有3方面的工作：一是如何最大限度地延長檔案壽命；二是如何利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，為社會各界服務(wù)；三是在電子文件日益成為社會文件主導(dǎo)形式時，如何收集、積累、整理、形成檔案，豐富館藏，做好新類型增量檔案的管理。這三方面工作不是孤立的，而是有相互依存和相互制約的關(guān)系。第一方面工作是基礎(chǔ)，如果沒有檔案保存和壽命延長，就談不上檔案信息的開發(fā)利用；做好第二方面的工作，可以更好地體現(xiàn)第一方面工作的意義；如果沒有第三方面的工作，在電子文件成為社會文件主導(dǎo)形式時，檔案就失去了繼續(xù)豐富館藏的源泉，變成無源之水、無本之木，其后果也不堪設(shè)想。也就是說，在社會信息化的新形勢下，第一方面工作望繼續(xù)深化，第二方面工作要不斷發(fā)展，都要依靠第三方面的工作，或者說都受第三方面工作的制約。第三方面工作是第一方面工作在社會信息化的新形勢下的繼續(xù)，也是第二方面工作在社會信息化的新形勢下的繼續(xù)發(fā)展和拓展。

三、電子計算機技術(shù)發(fā)展在檔案管理現(xiàn)代化的運用

運用快速發(fā)展的計算機技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化驗室1、努力使檔案信息化建設(shè)與本地區(qū)或本單位信息化建設(shè)同步。2、把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點內(nèi)容。出于信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的快速推進，使檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移。3、堅持檔案信息化建設(shè)“發(fā)展、服務(wù)、安全”三項基本原則。（1）堅持把檔案信息資源建設(shè)作為檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)。檔案信息資源建設(shè)，應(yīng)該建立對現(xiàn)有館藏資料、檔案和文件的數(shù)據(jù)庫；對文件目錄實現(xiàn)機檢。由于計算機的普及使用，電子文檔成為新時期檔案工作的對象，所以管理人員在工作中要對電子形式的文件、檔案采用科學(xué)的方法和技術(shù)管理好，否則電子文檔的丟失的損失是巨大的。管理和利用電子文件，是今后檔案管理工作的重心。（2）堅持把實現(xiàn)檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務(wù)水平作為檔案信息化建設(shè)的根本目的。（3）堅持把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，運用計算機管理檔案工作，須加速實現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達。檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立高度的工作責(zé)任心，做好檔案據(jù)的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。檔案工作者肩負著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業(yè)的發(fā)展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

四、檔案信息化建設(shè)的重要意義

信息化為檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。廣大檔案工作者普遍認識到，加強檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代相社會發(fā)展的必然選擇，是加強檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的一個重要織成部分。檔案信息化建設(shè)對于檔案事業(yè)的新發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。