淺析新形勢(shì)下無(wú)紙化辦公對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的沖擊

富鐸

【摘要】在電子信息時(shí)代，人們的生活方式、工作方式都發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，自動(dòng)辦公系統(tǒng)也給傳統(tǒng)檔案管理造成了極大的沖擊，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。基于此，本文重點(diǎn)探究無(wú)紙化辦公給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的新挑戰(zhàn)，進(jìn)而提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；無(wú)紙化辦公；傳統(tǒng)檔案管理；沖擊

當(dāng)今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展尤為迅速，同時(shí)也給傳統(tǒng)檔案管理造成了沖擊。在現(xiàn)代化檔案管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用愈加廣泛，檔案管理工作也進(jìn)入了新一輪的改革熱潮。因此，如何利用無(wú)紙化辦公來(lái)提高檔案管理效率是需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題?；诖?，本文針對(duì)無(wú)紙化辦公對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響進(jìn)行相關(guān)探究。

一、無(wú)紙化辦公的特點(diǎn)

無(wú)紙化辦公也就是辦公自動(dòng)化（OA系統(tǒng)）。OA系統(tǒng)的出現(xiàn)可以通過(guò)信息手段提高辦公效率，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公模式。靈活應(yīng)用電子文件進(jìn)行傳輸、閱覽已經(jīng)成為主流形式，不僅節(jié)省了辦公經(jīng)費(fèi)，減少了人力投入，同時(shí)也能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范，通過(guò)OA系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)信息調(diào)整和整理，具有極大的適應(yīng)性。所以，應(yīng)用OA系統(tǒng)已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。

二、無(wú)紙化辦公對(duì)傳統(tǒng)檔案管理造成的沖擊

（一）歸檔工作。傳統(tǒng)的檔案管理是將紙質(zhì)信息裝訂成冊(cè)歸檔，并對(duì)檔案袋進(jìn)行整理排序。與無(wú)紙化辦公模式相比，雖然二者歸檔流程大致相同，但是歸檔介質(zhì)卻有了質(zhì)的變化。由于檔案管理部門(mén)所涉及的檔案種類(lèi)眾多，辦公自動(dòng)化生產(chǎn)文件只是日常運(yùn)營(yíng)中的一部分，可以直接進(jìn)行電子歸檔，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要重新錄入，從而實(shí)現(xiàn)電子歸檔。如果單位沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式，那么在日常工作中所產(chǎn)生的電子檔案就無(wú)法直接進(jìn)行電子歸檔，而是需要打印后再以紙質(zhì)檔案流程進(jìn)行歸檔。

（二）電子檔案法律效應(yīng)問(wèn)題。電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)生成的檔案文件，并存儲(chǔ)在硬盤(pán)、云端中，可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行傳遞。雖然采用電子檔案的形式在查閱中非常方便，但是法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)。也就是電子檔案的法律效應(yīng)是否能夠和傳統(tǒng)檔案相同，是否會(huì)影響紙質(zhì)檔案的法律效應(yīng)等。在電子檔案中，由于檔案信息可以通過(guò)格式轉(zhuǎn)換進(jìn)行修改，因此，電子檔案存在一定的不安全因素，從而影響電子檔案的法律效應(yīng)。

（三）檔案管理人員問(wèn)題。無(wú)紙化檔案對(duì)檔案管理工作人員提出了更高要求，需要檔案管理人員不僅要能夠全面掌握紙質(zhì)檔案管理方法，同時(shí)也能夠掌握電子檔案管理形式。在現(xiàn)有體制下，檔案管理往往不受上層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，甚至淪為可有可無(wú)，從而導(dǎo)致檔案管理人員老齡化、知識(shí)匱乏、培訓(xùn)力度不足的問(wèn)題。因此對(duì)管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。

（四）管理制度和工作方法。在無(wú)紙化辦公模式下，紙質(zhì)載體變得越來(lái)越少，舊管理制度和工作方法的約束力和適應(yīng)性大大降低。如果依然采用傳統(tǒng)管理方法和工作方法，不僅無(wú)法利用自動(dòng)辦公系統(tǒng)的優(yōu)越性，甚至?xí)黾庸ぷ髁?，從而在檔案管理之中出現(xiàn)更多的問(wèn)題，影響檔案管理水平。

三、傳統(tǒng)檔案管理應(yīng)對(duì)無(wú)紙化辦公沖擊的方法

（一）加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn)。面對(duì)無(wú)紙化辦公給檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題，需要組建一支高素質(zhì)、高技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍，這也是加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理水平的關(guān)鍵因素。要求企事業(yè)單位可以培養(yǎng)一批專業(yè)化、年輕化的管理隊(duì)伍，同時(shí)要加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)和吸收，對(duì)原有的檔案管理人員開(kāi)展計(jì)算機(jī)、細(xì)致度的培訓(xùn)，從而更加適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作內(nèi)容。如果需要將大量的紙質(zhì)檔案信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，可以采購(gòu)文字掃描儀，這樣即可通過(guò)掃描儀輸入文檔信息，減少管理人員的工作量，同時(shí)也能夠降低輸入錯(cuò)誤等問(wèn)題。

（二）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整。傳統(tǒng)檔案管理制度以紙質(zhì)檔案作為載體，但已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化無(wú)紙檔案管理模式，這就需要對(duì)傳統(tǒng)管理制度進(jìn)行調(diào)整、改革，從收集、鑒定、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)入手，結(jié)合國(guó)家提出的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，構(gòu)建一套更加科學(xué)、規(guī)范、兼容性強(qiáng)的管理制度。并且在企事業(yè)單位層面上，需要強(qiáng)化電子檔案的收集工作，將歸檔、整理、分類(lèi)、利用等環(huán)節(jié)納入工作崗位當(dāng)中，從而讓電子檔案處理和保存變得更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

（三）“雙檔”并存管理模式。由于紙質(zhì)檔案更具法律效率和直觀性，作為一種原始憑證，是保證電子檔案法律效應(yīng)的重要內(nèi)容。電子檔案具備高效、便捷等優(yōu)點(diǎn)，能夠有效提高檔案信息的利用率。因此，為了能夠全面提高檔案管理效率、發(fā)揮檔案價(jià)值，需要進(jìn)行“雙檔”管理模式，也就是在加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用OA系統(tǒng)加強(qiáng)電子檔案管理質(zhì)量，提高檔案信息的共享性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理改革。這樣即可實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案存根，發(fā)揮電子檔案法律效益；電子檔案加強(qiáng)流通、傳遞，發(fā)揮檔案信息價(jià)值的目的。

（四）配備電子檔案保管設(shè)施。完善電子檔案保管設(shè)施，并對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理。針對(duì)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中容易被盜、篡改等問(wèn)題，可以通過(guò)數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)字加密技術(shù)保護(hù)電子檔案信息，保證電子檔案歸檔的法律效應(yīng)性。再者，要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行高質(zhì)量保管，要求配備檔案存儲(chǔ)柜，將檔案豎立存放、減少擠壓、遠(yuǎn)離磁場(chǎng)和熱源、隔離有害氣體、保持適應(yīng)溫度和濕度，這樣才能夠保證檔案的完整性和安全性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為了必然趨勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理造成了巨大沖擊。因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案的關(guān)注力度，通過(guò)“雙檔”結(jié)合的形式，加強(qiáng)電子檔案法律效應(yīng)，提高檔案信息的利用率，這樣才能夠發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

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