淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

虎穎

【摘要】隨著經濟的發(fā)展，事業(yè)單位在我們的現(xiàn)實生活中扮演的角色越發(fā)重要，想要提高事業(yè)單位的工作水平，應給予檔案管理工作高度重視。檔案管理工作的完善并非一朝一夕能夠完成的，需要相關工作人員具有足夠的耐心與毅力，遇到問題時能夠及時解決。本文針對當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相關解決對策，以促進事業(yè)單位今后的發(fā)展。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；解決對策

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案投入經費偏低。想要完成事業(yè)單位檔案管理工作，需要滿足多方面要求，因為其涉及到的部門較為廣泛。擁有健全的基礎設施與足夠的投資資金是完成這項工作的前提，但部分事業(yè)單位并沒有達到這一要求。社會的發(fā)展使辦公系統(tǒng)不斷完善，紙質檔案已經無法滿足當前的要求，應向電子檔案過渡，但受資金的限制與領導沒有給予高度重視的影響，有些事業(yè)單位缺乏基礎的檔案設施，檔案材料庫房建設簡陋，難以控制溫度與濕度，會出現(xiàn)紙質材料霉變等情況。

（二）檔案信息管理人才較少。社會的發(fā)展離不開高素質人才，事業(yè)單位的發(fā)展也是如此，優(yōu)秀的人才在其中有著至關重要的作用。內容專業(yè)、工作復雜是檔案管理的特征，專業(yè)的檔案管理人員會直接決定檔案管理的質量。受人事制度變革的影響，事業(yè)單位普遍存在配備兼職檔案員這一現(xiàn)象，這些兼職工作人員身上擔負著多個單位的事物，交接不及時、不到位等現(xiàn)象經常發(fā)生。再加上部分檔案管理員自身水平不高，收集的資料不完整齊全，劃分保管期限混雜，所整理的檔案并不符合規(guī)定。

（三）缺乏對檔案管理工作的重視。對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作是其中的重要組成之一，其中包含著大量信息，例如業(yè)務資料信息、工作流程信息、員工基本信息等，但凡在檔案管理工作中出現(xiàn)疏忽，必定會產生嚴重的后果。假如員工的信息資料被泄露，他們的個人隱私就會受到侵犯；重要數(shù)據被泄露，單位的正常運行就會受到威脅。因此發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位的檔案管理工作十分嚴格，相關工作人員與上級領導應給予其高度重視，但因為這項工作沒有任何收益，并沒有得到相關工作人員的重視，甚至還存在內容不完整等問題，影響檔案管理作用的發(fā)揮。

二、加強事業(yè)單位檔案管理工作的對策

（一）建立新型檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足信息時代的發(fā)展，應通過新型檔案管理模式取代傳統(tǒng)模式，完成檔案管理工作。社會信息化的重要工具就是計算機，對其進行合理運用，逐漸成為新型檔案管理模式的重要工具。相關記錄軟件能夠為檔案管理人員降低負擔，將數(shù)據快捷有序地輸入電腦庫存當中，節(jié)約大量時間與精力。另外，檔案管理人員應注重信息安全，預防計算機被病毒侵入，避免信息被居心叵測的人盜取，使其更好地服務于單位今后的發(fā)展。

（二）全面開發(fā)檔案信息資源。站在開發(fā)檔案信息資源的角度來看，優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案管理理念與方法是首要任務，再樹立積極端正的檔案工作管理理念，給予檔案管理工作高度重視，加快事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)利用，保證檔案信息作用被充分發(fā)揮。另外，事業(yè)單位應增強自身的自覺性與主動性，根據事業(yè)單位的實際情況，為事業(yè)單位管理層提供決策依據，從而營造出有利于檔案管理工作發(fā)展的氛圍。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)能力。檔案管理工作的專業(yè)性、綜合性與復雜性較強，這為檔案管理人員的專業(yè)能力與自身素質提出了更高要求，不僅需要其具有過硬的專業(yè)知識，還應具有較強的責任心與政治素養(yǎng)。簡而言之，檔案管理者自身水平的高低會直接影響到檔案管理工作的質量。因此，事業(yè)單位應注重提高檔案管理者的綜合素質，定期對其進行教育與培訓，注重提高工作者的專業(yè)能力與職業(yè)道德，降低檔案管理工作者的變動頻率，保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。

（四）增加檔案高科技設備和管理制度。設備老化、工作效率低等問題，都會影響到事業(yè)單位的檔案管理水平，對檔案管理工作進行創(chuàng)新的過程中，應選擇完善的檔案管理設備，使管理人員充分發(fā)揮出自身水平。另外，單位可以引入相關專業(yè)人才，保證檔案管理人員的優(yōu)質化與信息化。最后，建立完善的檔案管理制度，保障檔案的保證性、安全性與監(jiān)督性，保證檔案信息的真實完整性，需要刪除的內容根據相關規(guī)定進行刪除，對于新的內容做到及時更新，使檔案管理與現(xiàn)代社會與時俱進。

三、結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作在探索與創(chuàng)新的過程中會遇到許多挑戰(zhàn)，持久性強是它的特點之一，相關工作人員應給予極強的耐心與毅力。面對當前檔案管理工作中存在的問題，探索出導致這一問題的根源，進一步完善檔案管理工作中的缺陷，事業(yè)單位領導給予檔案管理工作高度重視，樹立正確的檔案管理理念，以此提高工作效率，促進事業(yè)單位檔案管理工作水平的全面提高。

【參考文獻】

[1]車志華.事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題與解決措施探討[J].辦公室業(yè)務，2017（19）.

[2]朱婷，韓偉.新形勢下事業(yè)單位檔案資料管理的具體策略探究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2014（14）.

[3]崔珊珊.新時期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化發(fā)展[J].全國商情（理論研究），2013（19）.